Hieronder de oorspronkelijke blog over afletteren. Ondertussen is het voor de meeste boekhoudpakketten mogelijk om met een koppeling af te letteren. Voor een detail beschrijving, klik hier !
Een aflaat is volgens Wikipedia een kwijtschelding voor God van tijdelijke straffen (penitentie) voor zonden die, wat de schuld betreft, reeds vergeven waren. Bij boekhouden kennen we het begrip 'afletteren', een soort positieve aflaat, want we hebben 'geld en omzet' ipv 'straf en zonde'.
Je hebt aan de ene kant betalingen die op verschillende manieren binnenkomen in je boekhoudpakket. Bijvoorbeeld via een bankkoppeling, die individuele betalingen automatisch importeert. Of via een Payment Service Provider (PSP) waar je via een download de individuele betalingen in je boekhoudpakket kunt importeren. Aan de andere kant heb je je omzet in de vorm van verkooptransacties, ook wel journaalposten, (grootboek)mutaties, financiële transacties, verkoopboekingen of verkoopbonnen genoemd.
En die streep je tegen elkaar weg. Simpel toch? De praktijk leert dat dit helemaal niet zo makkelijk is als het lijkt. De volgende factoren spelen een rol.
Meerdere nummers
Hoe herkent het boekhoudpakket dat een betaling via bank of PSP hoort bij een
verkooptransactie?
In webwinkels zijn meerdere nummers, waaronder het order_id, cart_id, het bestelnummer
en soms ook nog eens een factuurnummer. In de meeste gevallen is het in te stellen dat
dezelfde nummers worden meegegeven bij de online betaling als ook bij de verkoopboeking.
En dat vereenvoudigt het 'afletteren'.
Betaalmethoden
Er zijn wel 20 verschillende betaalmethoden (zoals bijvoorbeeld iDEAL, Bancontact,
creditcard, of bankoverschrijving) en evenzoveel Payment Service Providers. Hier is een
goed overzicht .
PSPs leveren op meedere manieren meerwaarde aan hun klanten. Zoals bijvoorbeeld het
aanbieden van al de verschillende betaalmethoden tegen aantrekkelijke betaalkosten. Ook zijn
zij in staat de inkomstenstroom te aggregeren via de bank. Boekhoudpakketten hebben vandaag
de dag bank-koppelingen waardoor deze geldstromen automatisch op tussenrekeningen zichtbaar
worden. Veel PSPs leveren daarbij een granulair overzicht (soms via MT940 bestanden) en
geven in de omschrijving handige informatie mee. Zoals bijvoorbeeld het bestelnummer uit de
webwinkel. We doen ons best het verwerken van online betalingen voor
onze klanten zo eenvoudig mogelijk te maken, aldus Mollie.
Daarnaast is het zo dat verschillende PSPs op verschillende manieren hun kosten in
rekening brengen: als inhouding op de geaggregeerde betaling, of netjes expliciet met een
aparte inkoop-factuur. Afhankelijk van het boekhoudpakket is de matching van de inkomsten
stroom met de verkoopboekingen derhalve handig in te richten maar niet evident.
Retouren
In webwinkels is het normaal dat bestellingen retour komen, met name in de
kledingbranche. Deze blog van emerce.nl geeft inzicht in
drivers en tips .
Afhankelijk van het boekhoudpakket en de instelling van je koppeling worden deze retouren
ook netjes geboekt en de bijbehorende negatieve betalingen verwerkt. Het correleren van de
negatieve boeking met de oorspronkelijke boeking is echter niet triviaal omdat de nieuwe
transactie niet bij alle PSPs, webwinkel-sofware en boekhoudpakketten op dezelfde wijze
gebeurt. We proberen onze klanten te helpen hun retouren zo laag
mogelijk te houden en faciliteren negatieve retour-facturen om de afhandeling zo soepel
mogelijk te maken, aldus Lightspeed.
Cent-verschillen
Het is een bekend fenomeeen: cent-verschillen.
Centverschillen komen door afrondingen in de BTW berekening. Een bedrag € 1,26
exclusief BTW wordt een bedrag € 1,5246 incl BTW.
Afgerond is dat € 1,52, maar heb je meerdere regels en rond je per regel af dan
kunnen er afrondingsverschillen ontstaan in de eindprijs.
De eindprijs incl BTW hangt dus af of je per regel of op het totaalbedrag afrondt.
Je webwinkel en boekhoudpakket maken daar een eigen keuze in. Het kan dus zomaar gebeuren
dat je webwinkel op regelniveau afrondt en je boekhoudpakket op de totaalprijs. Daardoor
kan de prijs incl BTW in het boekhoudpakket afwijken van het bedrag dat betaald is en
dat maakt het afletteren moeilijk. Sommige boekhoudsystemen staan toe dat de bedragen
inclusief BTW worden aangeleverd. Dat scheelt al een hele hoop voor het afletteren. Want
dan blijven de eindbedragen incl BTW over het algemeen gelijk en worden centenverschillen
opgevangen in de bedragen excl BTW.
Matching software
Verschillende boekhoudpakketten hebben verschillende algorithmes en slimmigheden
om te komen met aflettervoorstellen. Ze maken daarbij gebruik van het bedrag, de datum, de
debiteur en omschrijving/referentie nummers. Soms van allemaal als er onduidelijkheid is.
Wat vaak helpt is zorgen dat het referentienummer uit de webwinkel overeenkomt met
de referentie in de betaling.
Omnichannel
In fysieke winkels wordt bij de kassa ook met meerdere betaalmethoden betaald,
zelfs op factuur voor bepaalde klanten. Omdat er veel anonieme verkoop is in
de kassa boeken veel retailers (en zeker restaurants) liever de dagomzet. Maar
ook hier geldt dat de kasstromen afgeletterd dienen te worden tegen de betaalstromen
vanuit de banken en stortingen. Wij zien een enorme groei in
Omnichannel, waarin de winkelier zowel online als fysiek, de consument een steeds
prettigere winkel- en betaalervaring biedt. Dixit Lightspeed.
Conclusie
Het afletteren van webverkoop is een belangrijk onderwerp voor de webwinkelier
en haar/zijn boekhouder. Er komt veel bij kijken door de verschillende betaalmethoden,
payment service providers en rekenmethoden in webwinkel en boekhouding. Het loont
om dit vooraf goed door te denken en te 'tunen'. Ons advies is altijd dit onderwerp
met je boekhouder te bespreken!
Aan deze blog werkten mee:
– Remy Engelhard, Cijfermeester
– Tomas Damen, Mollie
– Lightspeed