1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Opencart en Silvasoft.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Opencart webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Opencart en in de FAQ voor Silvasoft.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel in te trekken en de extensie uit je webwinkel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Opencart webwinkel wordt naar Silvasoft doorgezet als factuur of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald uit de webwinkel. De status van de bestelling wordt bekeken en indien de bestelling doorgezet mag worden dan zal dit ook gebeuren. Mag de bestellingen nog niet doorgezet worden dan wordt deze iedere nacht gecontroleerd en wordt er gekeken of de status is gewijzigd en de bestelling wel doorgezet mag worden.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Opencart bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Opencart bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Opencart bestelling naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Opencart bestelling al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Opencart bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.

3.Nodig: Opencart Secret key

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart2.3.zip (OpenCart versie 2.3)
- cloudinvoiceopencart3.zip (OpenCart versie 3)
Je installeert de extensie via FTP op je webwinkel. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

Lees meer Nodig Opencart ....
Lees minder Nodig Opencart ....

 

 

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

 

 

4.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig Silvasoft ....
Lees minder Nodig Silvasoft ....

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de OpenCart webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie OpenCart webwinkel:
De authenticatie met je OpenCart webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast OpenCart en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de API-sleutel een lengte van max 64 heeft en niet per ongeluk de licentiesleutel is ingevuld.

Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Silvasoft administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Silvasoft.

6.Day-to-day: Vanuit OpenCart

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Een bestelling wordt doorgezet afhankelijk van de status van die bestelling. Je kunt via het dashboard, tab Configuratie, instellen bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet.



BTW berekening: De BTW inrichting van OpenCart is complex en het werk van specialisten. Voor OpenCart BTW dienen de geozone-ids, de taxrules en taxrates correct zijn ingericht, zeker als je naar meerdere landen levert. Wij leveren helaas geen support op de BTW inrichting van de OpenCart webwinkel.

7.Day-to-day: Naar Silvasoft

Aanmaken transacties
De bestellingen uit Opencart worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.

De regels voor het matchen van producten tussen Opencart en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.

Uitwerking veldniveau Silvasoft

Uitwerking op veld-niveau Silvasoft invoice +-
Silvasoft invoice
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
AddAsDraft false Dit kan niet aangepast worden
InvoiceReference 3894029204 Voor bestellingen: bestelnummer, op verzoek factuurnummer
InvoiceDate 09-03-2023 Voor bestellingen: besteldatum
InvoiceNotes
Invoice_InvoiceLine
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft bestelling +-
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
OrderReference 3894029204 bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
OrderDate 09-03-2023 Besteldatum
OrderNotes
order_orderline
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft product +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Artikel nummer [articleNumber] Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId
Categorie naam [CategoryName]
CategoryCreateIfMissing true
EAN [eannumber]
Nieuwe naam [Name]
Nieuwe verkoopprijs [priceExcl]
VoorraadUpdateMode Absolute
NieuweVoorraadAantal [stock]
NieuweBTWPercentage [BTWpercentage]

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Opencart webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/26/opencart.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.