1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Prestashop en e-Boekhouden.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Prestashop webwinkel automatisch worden doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Prestashop bestellingen door te zetten naar e-Boekhouden. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Prestashop en in de FAQ voor e-Boekhouden.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel in Prestashop in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Prestashop webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien zij de juiste status hebben worden zij doorgezet naar e-Boekhouden. De statussen kun je instellen via het dashboard, tab Configuratie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Prestashop bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Prestashop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betalingen
Er wordt een betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar e-Boekhouden en die betaald is in Prestashop. Het is mogelijk om de betaling altijd door te zetten, dus ongeacht de status in Prestashop. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Prestashop bestelling naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:

  1. De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
    • a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
    • b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen Prestashop en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
  2. Producten Bij de optie facturen gebruikt de koppeling de SKU in de factuurregels. Is dit product niet aanwezig in e-Boekhouden dan zal e-Boekhouden de factuur weigeren of op een willekeurig product boeken. Helaas kan de koppeling geen nieuwe producten aanmaken in e-Boekhouden.
  3. De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Stappen doorzetten betaling
Bij het doorzetten van betalingen haalt de koppeling de mutatie op uit e-Boekhouden die is aangemaakt op basis van de gerelateerde verkoop. De koppeling controleert of deze mutatie nog open staat. Zo ja dan maakt de koppeling de betaalmutatie aan.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Prestashop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.

3.Nodig: Prestashop API sleutel

Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.

Lees meer Nodig Prestashop ....
Lees minder Nodig Prestashop ....

PrestaShop API sleutel menu webservices

 

Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.

 

PrestaShop API sleutel aanmaken

 

Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.

 

PrestaShop API sleutel naam en omschrijving

 

Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
statussen
taxes

 

PrestaShop API sleutel instellen rechten

 

 

4.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
Lees meer Nodig eBoekhouden.nl ....
Lees minder Nodig eBoekhouden.nl ....
De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Prestashop webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.


Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie PrestaShop webwinkel:
De authenticatie met je PrestaShop webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast PrestaShop en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de webservice aanstaat in de PrestaShop webwinkel.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

6.Day-to-day: Vanuit Prestashop

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar e-Boekhouden. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.

Let op: Vanwege de belasting van onze systemen gaan wij maximaal 3 maanden terug in de tijd om de status van bestellingen te controleren en deze alsnog door te zetten. Daarnaast is het aantal bestellingen dat gecontroleerd kan worden beperkt tot 300. Zorg er dus voor dat bestellingen tijdig afgerond worden zodat de koppeling ze kan doorzetten en je ze niet alsnog handmatig over moet tikken.
Bestel- en factuurnummers: Het is mogelijk om het Prestashop bestel- of factuurnummer mee te geven aan de e-Boekhouden mutaties of facturen. Bij het doorzetten van het factuurnummer zetten we alleen het nummer door en niet de vaste prefix die soms in Prestashop is ingesteld. Soms is het gewenst voor het afletteren om het checkout-id of cart-id van de Prestashop door te zetten, maar helaas kunnen we die via de PrestaShop API niet uitlezen. Hierbij een uitleg hoe andere Prestashop webwinkeliers dit hebben opgelost: Cart-id Prestashop.

Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Prestashop bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Als de bestelling is doorgezet dan zal er een betaling worden aangemaakt in e-Boekhouden voor deze bestelling.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.

BTW berekening: Prestashop webwinkels hebben soms voor alle landen BTW tarieven met in de naam tekens uit het betreffende land. Bijvoorbeeld voor Cyprus of Griekenland. De koppeling kan in dat geval de BTW tarieven niet opslaan. We adviseren in de webwinkel de namen van de BTW tarieven aan te passen. Hier staat een uitleg: BTW tarieven Prestashop.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Prestashop bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, kortingen, toeslagen, de verzendkosten, de debiteurgegevens en de betalingen.
Naam veld Waarden uit Prestashop bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer [reference]
Factuurnummer [invoice_number]
Datum [date]
Besteldatum [date_add]
Status bestelling [current_state]
Betaalmethode [payment_details][method_title]
Totaal BTW bestelling [price][tax][amount] of - als [price][tax] uit meerdere regels bestaat, de som van de [amount] velden van de [price][tax] regels
Besteltotaal incl BTW [total_products_wt + total_shipping_tax_incl + total_wrapping_tax_incl - total_discounts_tax_incl]
Besteltotaal excl BTW [total_products + total_shipping_tax_excl + total_wrapping_tax_excl - total_discounts_tax_excl]
Totaal BTW bestelling Besteltotaal incl - Besteltotaal excl
Land levering [], let op hier wordt NIET het leverland gebruikt.
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als [total_paid_tax_incl] ongelijk aan 0 is
  • En de velden [total_paid_tax_incl] en [total_paid_tax_excl] zijn gelijk aan elkaar
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Prestashop webwinkel
  • En het land van levering is een EU land
  • Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als [total_paid_tax_incl] ongelijk aan 0 is
  • En de velden [total_paid_tax_incl] en [total_paid_tax_excl] zijn gelijk aan elkaar
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Prestashop webwinkel
  • En het land van levering is geen EU land
  • Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU
Uitwerking Prestashop bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Prestashop hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom].
Naam veld Waarden uit Prestashop bestelregel
Productid [articles][0][id]
Aantal [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan wordt de regel overgeslagen.
SKU [articles][0][sku] als deze gevuld is. Zo niet, dan wordt het product uit Prestashop opgehaald en op basis daarvan de SKU bepaald.
Omschrijving [description]
BTW percentage [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedrag excl BTW Bedrag in veld [price][amount]
Regelbedrag incl BTW Bedrag in veld [price][amount_including_tax]
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen e-Boekhouden Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Prestashop betaalkosten - regels. +-
Hier wordt alleen de betaalmethode opgehaald en evt de ingestelde debiteur. Betaalkosten staan niet in de Prestashop bestelling dus die kunnen ook niet doorgezet worden.
Uitwerking Prestashop kortings-regels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling de velden total_discounts_tax_excl] en total_discounts_tax_incl]. Het gaat hier om een korting over de gehele bestelling. De koppeling rekent de korting evenredig terug naar de BTW percentages in het winkelmandje.
Naam veld Waarden uit Prestashop kortingsregel
Aantal 1
Omschrijving Korting <>
Regelbedrag incl BTW Relatief met waarde [total_products_wt]
Regelbedrag excl BTW Relatief met waarde [total_products_wt] en het BTW percentage
BTW code en rekeningen e-Boekhouden Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Prestashop toeslagen +-
Naam veld Waarden uit Prestashop toeslag-velden
Aantal 1
Omschrijving Toeslag
Bedrag excl BTW [total_wrapping_tax_excl]
Bedrag incl BTW [total_wrapping_tax_incl]
BTW bedrag [total_wrapping_tax_incl] - [total_wrapping_tax_excl]
BTW percentage Bedrag incl - Bedrag excl Een percentage groter dan 0.204 en kleiner dan 0.21 wordt afgerond naar 21%.
BTW code en rekeningen e-Boekhouden Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Prestashop klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Prestashop klant
De adressen van een klant dienen aparte opgeroepen te worden in de webwinkel. Dit werkt als volgt:
  • De koppeling haalt de adressen op via veld [id] van de klant.
  • Vervolgens zoekt de koppeling eerst naar het adres dat overeenkomt met het adresid in de Prestashop bestelling.
  • Is dit adres niet aanwezig dan zoekt de koppeling het adres met dezelfde voor- en achternaam.
  • Is dit adres ook niet aanwezig dan pakt de koppeling het eerste adres.
Een vergelijkbare methode wordt gebruikt om het lever-adres te bepalen.
Klant Klantvelden
  • Email - [email]
Adres Adres-velden
  • Voornaam - [firstname]
  • Achternaam - [lastname], deel na de eerste spatie
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Postcode - [zipcode]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [iso_code], de isocode wordt met een apart request uit de Prestashop webwinkel gehaald op basis van veld [id_country]
  • Land - Op basis van de iso-landcode en onze eigen referentietabel tussen ISO code en landnaam
  • Telnr - [phone]
  • BTW nummer - [vat_number]
Uitwerking Prestashop betalingen +-
Naam veld Waarden uit Prestashop bestelregel
Betaal-identifier [order_payment][id]
Betaalmethode-id [order_payment][payment_method]
Betaalmethode [order_payment][module] - [order_payment][payment_method]
Bestel-id en transaction-id [id] uit de bestelling
Transaction-id [order_payment][transaction_id] uit de bestelling
Bedrag [order_payment][amount]
Datum [order_payment][date_add]

7.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in e-Boekhouden - facturen of mutaties mutaties - op veldniveau uitgewerkt.

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Prestashop worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen per regel in de Prestashop bestelling twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.

Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan e-Boekhouden.

Let op: Bij het aanmaken van mutaties geeft de koppeling een verkoopnummer mee. Is er al een mutatie met dat nummer dan zal de bestaande mutatie overschrijven. Zorg dus altijd dat de verkoopnummers uniek zijn, zeker als je meerdere koppelingen op 1 e-Boekhouden laat binnenkomen.

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.

De RelatieCode voor de nieuwe debiteur is yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.

De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.

Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan

Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit Prestashop worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard. Om een betaling door te kunnen zetten probeert de koppeling de bijbehorende post te vinden in e-Boekhouden. Omdat onder dezelfde sleutel ook de verkoop is doorgezet dan zal de koppeling proberen de mutatie voor de doorgezette verkoop te vinden.

Indien de mutatie niet gevonden kan worden, deze niet open staat of het openstaande bedrag niet overeenkomt met het bedrag in de betaling dan zal de betaling niet doorgezet worden naar e-Boekhouden.

Doorzetten zonder openstaande post
Het is mogelijk om betalingen waar geen openstaande post voor is toch door te zetten naar e-Boekhouden. Hiervoor moeten wij een contract-instelling aanpassen. Het is zeker niet de beste manier, dus wij adviseren om hier niet of zeer beperkt gebruik van te maken. Let op: Er zijn twee zaken waar je rekening mee moet houden bij het doorzetten van betalingen naar e-Boekhouden:
  1. Er is een technische limiet aan het aantal openstaande posten dat de koppeling op kan halen. We kunnen niet precies zeggen waar die limiet ligt, maar een paar honderd openstaande posten is erg veel.
  2. e-Boekhouden heeft een eigen afletter optie. Dat betekent dat als betalingen bijvoorbeeld via het bankboek binnenkomen en de debiteur en het bestelnummer komt overeen dan plaatst e-Boekhouden die betaling automatisch bij de verkoopmutatie. e-Boekhouden houdt geen rekening met het openstaande bedrag omdat er ook deelbetalingen kunnen zijn. Zorg altijd dat de bestelnummers van de mutaties uniek zijn.

Uitwerking veldniveau aanmaken e-Boekhouden


Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden factuur. +-
e-Boekhouden factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
Factuurnummer 3908 Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Prestashop bestelnummer / factuurnummer op aanvraag gebruikt worden.
Relatiecode 2023031416200123 De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
Datum 2023-01-11 Datum bestelling
Betalingstermijn 14
BoekhoudmutatieOmschrijving ORD145 - mollie Bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
AutomatischeIncasso false Kan niet aangepast worden
Factuursjabloon Factuursjabloon De naam van het factuurprofiel, default Factuursjabloon. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
Producten De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
InBoekhoudingPlaatsen true Kan niet aangepast worden
Regels
Aantal 1
Code 6940478067395 Code product in e-Boekhouden
Omschrijving 2 weken verlenging De omschrijving in de regel
PrijsPerEenheid 8.22 Eenheidprijs excl BTW
BTWCode HOOG_VERK_21 Zoals ingesteld via het dashboard
TegenrekeningCode 8000 Zoals ingesteld via het dashboard
KostenplaatsID 0 Deze wordt nooit meegegeven
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden mutatie. +-
e-Boekhouden betaaltransactie
Naam Voorbeeld Opmerking
SOORT 2 Factuurbetaling ontvangen, dit is niet aan te passen.
REKENING 1300 Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen.
Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden.
OMSCHRIJVING ORD235 Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling.
FACTUUR ORD235 verkoopnummer in betaling
BETALINGSKENMERK ORD235 bestelnummer / factuurnummer op aanvraag
DATUM 01-01-2023
INEX EX
RelationCode Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
Regels
BEDRAGEXCL 99.09 Bedrag excl BTW
BEDRAGINCL 119.90 Bedrag incl BTW
BTWBEDRAG 20.81 BTW bedrag
BTWPERC HOOG_VERK_21 Zoals ingesteld op het dashboard
TEGENREKENING 8000 Zoals ingesteld op het dashboard
Uitwerking op veld-niveau e-Boekhouden betaal-mutatie +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Mutatienr Leeg e-Boekhouden bepaalt zelf dit nummer. Dit is niet aan te passen.
Soort FactuurbetalingOntvangen Dit is niet aan te passen.
Relatiecode Relatie debiteur in e-Boekhouden
Datum 2023-10-02 Datum verkoop
Omschrijving iDEAL - 123 - trx_qwer Betaalmethode - mutatienummer - transaction_id
Factuurnummer 90282 Factuurnummer
Boekstuk tr_qwer transactie-id betaling
Betalingstermijn 14 Niet aanpasbaar
InExBTW IN Niet aanpasbaar
Line
  • Bedrag invoer
  • Bedrag incl BTW - is gelijk aan bedrag invoer
  • Bedrag excl BTW - is gelijk aan bedrag invoer
  • BTW bedrag - is 0
  • BTW code - GEEN
  • BTW percentage - 0
  • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

       

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Prestashop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.