Handleiding: Multisafepay - Exact Online

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen MultiSafePay en Exact Online.

De koppeling zorgt dat betalingen uit MultiSafePay automatisch worden doorgezet naar in Exact Online. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor MultiSafePay en in de FAQ voor Exact Online.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe betalingen worden minimaal eenmaal per uur bij MultiSafePay opgehaald en doorgezet naar Exact Online.

Wanneer doorzetten?
Betalingen worden altijd doorgezet. Indien mogelijk zal de betaling gelinkt worden aan een verkoopboeking.

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De MultiSafePay bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.

3.Nodig: MultiSafePay API sleutel

Voor het leggen van de connectie naar MultiSafePay heb je de API sleutel van je MultiSafePay account nodig. Je kunt deze vinden via Dashboard > Instellingen > Website instellingen.

Let op dat je onder deze sleutel de status Ingeschakeld aan hebt staan, en niet per ongeluk op geblokkeerd. De API sleutel is een beveiligingssleutel.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het MultiSafePay account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de rekening voor de inkoopfactuur en de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie MultiSafePay
De authenticatie met je MultiSafePay webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast multisafepay en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.
Let op: Het is nu mogelijk te koppelen met een MultiSafePay single account. Heb je meerdere shops onder je MultiSafePay hangen dan kun je op dit moment nog niet koppelen.

Authenticatie Exact Online
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen betalingen moeten worden doorgezet naar Exact Online. De koppeling zal een betaling nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

5.Day-to-day: Vanuit MultiSafePay

Nieuwe betalingen uit je MultiSafePay account worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per betaling wordt de status van de betaling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat betalingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Hierbij zijn de volgende opties mogelijk:

• Altijd doorzetten - niet afletteren
• Altijd doorzetten - indien mogelijk afletteren
• Alleen doorzetten als er afgeletterd kan worden

Betalingen die de juiste status hebben zullen worden doorgezet. Nadat ze zijn doorgestuurd en eventueel afgeletterd wordt de betalling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat betalingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt extra gecontroleerd of de betaling niet al eerder is doorgezet. Hiervoor wordt de transactie-id van de betaling gebruikt.

Mocht de betaling niet geboekt kunnen worden - omdat deze al eerder is doorgezet of omdat er een ander probleem is - dan komt de betaling bij tab Fouten te staan met een reden.

Iedere dag worden ook de facturen uit MultiSafePay opgehaald voor het boeken van de kosten. Deze facturen staan bij tab Fouten > Purchases of Rapportage > Purchases.

6.Day-to-day: Naar Exact Online

De synchronisatie van gegevens tussen MultiSafePay en Exact Online is als volgt.

Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van nieuwe transacties in Exact Online worden bestellingnummers doorgezet en mogelijk nieuwe debiteuren en producten aangemaakt.

Financiele boekingen

• Omschrijving: bestelnummer, factuurnummer
• Betalingskenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
• Uw kenmerk: bestelnummer
• Valuta: De valuta van de Ecwid bestelling. Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.

Facturen

• Omschrijving: Bestelnummer bestelnummer, factuur factuurnummer of bestelnummer / factuurnummer
• Betalingskenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
• Uw kenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
• Valuta: De valuta van de Ecwid bestelling. Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.
• Opmerking: Betaalmethode

Bestellingen

• Omschrijving: bestelnummer
• Betalingskenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
• Uw kenmerk: bestelnummer
• Valuta: De valuta van de Ecwid bestelling. Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie Exact Online bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres. Deze optie is niet beschikbaar voor Exact Online facturen of financiele boekingen.

Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je verkopen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.

Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee.

BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.

Nieuwe producten in Exact Online Indien de verkopen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de verkoop al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen MultiSafePay en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.

Indien verkopen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je MultiSafePay account, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de verkoop nog niet in Exact Online staat en er daardoor niet afgeletterd kan worden. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling zoals de inrichting van de tussenrekeningen aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/64/multisafepay.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig. TEST

Wij kunnen migraties uitvoeren voor betalingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.