Handleiding: Multisafepay - Twinfield

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen MultiSafePay en Twinfield.

De koppeling zorgt dat betalingen uit MultiSafePay automatisch worden doorgezet naar in Twinfield. Omdat de betalingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor MultiSafePay en in de FAQ voor Twinfield.

2.Hoe de koppeling werkt

Nieuwe betalingen worden minimaal eenmaal per uur bij MultiSafePay opgehaald en doorgezet naar Twinfield.

Wanneer doorzetten?
Betalingen worden altijd doorgezet. Indien mogelijk zal de betaling gelinkt worden aan een verkoopboeking.

Na het verwerken
Nadat de betaling is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de betaling als afgehandeld aangemerkt. De MultiSafePay bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de betaling dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de betaling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de betaling opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.

3.Nodig: MultiSafePay API sleutel

Voor het leggen van de connectie naar MultiSafePay heb je de API sleutel van je MultiSafePay account nodig. Je kunt deze vinden via Dashboard > Instellingen > Website instellingen.

Let op dat je onder deze sleutel de status Ingeschakeld aan hebt staan, en niet per ongeluk op geblokkeerd. De API sleutel is een beveiligingssleutel.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het MultiSafePay account. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de rekening voor de inkoopfactuur en de tussenrekeningen voor de betaalmethoden.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie MultiSafePay
De authenticatie met je MultiSafePay webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast multisafepay en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen.
Let op: Het is nu mogelijk te koppelen met een MultiSafePay single account. Heb je meerdere shops onder je MultiSafePay hangen dan kun je op dit moment nog niet koppelen.

Authenticatie Twinfield
De authenticatie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen betalingen moeten worden doorgezet naar Twinfield. De koppeling zal een betaling nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De synchronisatie van gegevens tussen MultiSafePay en Twinfield is als volgt.

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Twinfield:
Twinfield concept boekingen

Header met daarin:
- Het bestelnummer en de besteldatum. Op verzoek kan hier het factuurnummer doorgezet worden.
- Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel.
Totaalregel:
- Debiteurendimensie
- Twinfield debiteur-id
- Totaalprijs incl BTW
- Omschrijving:bestelnummer
Detailregels:
- Grootboekrekening
- Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
- Regelprijs excl BTW
- Productomschrijving, lengte max 35
- BTW code
- BTW bedrag
- Indien het een ICP boeking is het BTW nummer en het land van levering

In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Twinfield facturen

Header:

Factuurtype: FACTUUR - dit is niet aan te passen
Datum: De besteldatum
De klantcode
Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel
Status: concept
Betaalmethode: bank

Detailregels:

Omschrijving
BTW code
Grootboekrekening
Aantal
Eenheidsprijs excl BTW

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.Day-to-day: Vanuit MultiSafePay

Nieuwe betalingen uit je MultiSafePay account worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de betalingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per betaling wordt de status van de betaling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat betalingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Hierbij zijn de volgende opties mogelijk:

Altijd doorzetten - niet afletteren
Altijd doorzetten - indien mogelijk afletteren
Alleen doorzetten als er afgeletterd kan worden

Betalingen die de juiste status hebben zullen worden doorgezet. Nadat ze zijn doorgestuurd en eventueel afgeletterd wordt de betalling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat betalingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt extra gecontroleerd of de betaling niet al eerder is doorgezet. Hiervoor wordt de transactie-id van de betaling gebruikt.

Mocht de betaling niet geboekt kunnen worden - omdat deze al eerder is doorgezet of omdat er een ander probleem is - dan komt de betaling bij tab Fouten te staan met een reden.

Iedere dag worden ook de facturen uit MultiSafePay opgehaald voor het boeken van de kosten. Deze facturen staan bij tab Fouten > Purchases of Rapportage > Purchases.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke betalingen uit je MultiSafePay account, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke betalingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de verkoop nog niet in Twinfield staat en er daardoor niet afgeletterd kan worden. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een betaling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling zoals de inrichting van de tussenrekeningen aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/64/multisafepay.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou betalingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor betalingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 betalingen in rekening.