Cent afrondingsverschillen in je webwinkelfacturen

Zelfportret Vin-cent van Gogh, 1887, Rijksmuseum, Amsterdam

Als webwinkelier kom je het regelmatig tegen: facturen kloppen niet. Eerst denk je nog aan een misverstand, maar al snel kom je erachter dat het probleem zit in het afronden van de BTW. De fout laten staan is geen optie: ‘Dan lijkt het net alsof ik niet kan rekenen’, zoals een webwinkelier zei. Hoe zit dat met die afrondingsverschillen en wat je kun je eraan doen?

Afrondingsverschillen, een rekenvoorbeeld
Je verkoopt via jouw webwinkel printercartridges van € 12,95 per stuk inclusief BTW. Een klant bestelt een cartridge en op de factuur vermeld je netjes de prijs exclusief BTW van € 10,70 en de – afgeronde! – prijs inclusief BTW van € 12,95. Nu bestelt een klant 2 cartridges. Hij verwacht dat hij 2 * € 12,95 = € 25,90 moet betalen. Maar jouw webwinkel rekent met bedragen exclusief BTW. Hierdoor komt het te betalen bedrag uit op € 25,89.

Die cent verschil is het gevolg van een afronding. Het is misschien geen wereldprobleem, maar het bedrag komt niet overeen met de verwachting die jouw klant heeft. En dat staat niet erg professioneel.

Zorg dat je klant niet de dupe is van afrondingsverschillen
Erger wordt het als een klant je erop wijst dat de factuur niet klopt. Stel, een zakelijke klant bestelt 100 cartridges. Jouw webwinkel rekent inclusief BTW en jij factureert dus 100 * € 12,95 = € 1295,-. Jouw klant neemt echter de prijs exclusief BTW, rekent de boel nog eens na en komt op het volgende:

100 cartridges               € 1070,-
BTW 21%                      € 224,70
Totaal inclusief BTW      € 1294,70

Deze klant komt dus tot de conclusie dat hem 30 cent teveel in rekening is gebracht. Ook al kun je prima verklaren dat dit het gevolg is van rekenregels in jouw webwinkel, het is hoe dan ook geen beste reclame voor je webwinkel…

De tip van Pim
Veel webwinkeliers kampen met deze afrondingsproblemen. Pim Klop van administratiekantoor Insight Administratie en Advies: “Afrondingsverschillen zijn een bekend probleem. Veel boekhoudsystemen kennen zelfs een aparte grootboekrekening waarop je deze centverschillen ‘wegboekt’. De beste oplossing is om een keuze te maken met welke prijs je in je webwinkel wilt rekenen: inclusief of exclusief BTW. Lever je voornamelijk aan zakelijke klanten? Kies dan voor prijzen exclusief BTW. Bestaat jouw klantenkring vooral uit consumenten, reken dan met prijzen inclusief BTW.”

Zo los je de afrondingsverschillen op
Heb je eenmaal de keuze gemaakt voor inclusief of exclusief BTW, dan dient het volgende probleem zich aan: jouw webwinkel gaat anders om met de afrondingsverschillen dan je boekhoudsysteem. Het is om gek van te worden…

Het goede nieuws is dat een aantal boekhoudsystemen, zoals Reeleezee en MoneyBird, een oplossing biedt voor deze problematiek. In deze boekhoudsystemen kun je facturen maken op basis van bedragen inclusief BTW. Onze koppelingen maken dankbaar gebruik van deze mogelijkheid en kun je automatisch je facturen aanmaken inclusief BTW. Het boekhoudsysteem lost dan zelf het afrondingsverschil op én jouw klant krijgt precies de factuur die hij verwacht!

Aan deze blog werkte mee:
– Pim Klop, Administratiekantoor Insight Administratie en Advies, www.insight-aa.nl
– Maaike Botden, communicatieadviseur en tekstschrijver met verstand van (financiële) zaken, www.woordatelier.nl

Reageer