Factureren: vanuit je webwinkel of je boekhoudsysteem?

Barbierswinkel Adriaan van Ostade, 1673 Rijksmuseum, Amsterdam

De populariteit van online winkelen groeit nog steeds. Webwinkels zijn dus ‘hot and happening’! Maar als het op de administratie aankomt, ben je als webwinkelier net als een ‘gewone ondernemer’: Je moet je facturenadministratie op orde hebben en belasting betalen. Doe je dat efficiënt, dan kun je veel tijdwinst boeken. Juist als webwinkelier!

Waar staan jouw facturen?
Er zijn behoorlijk wat webwinkelsystemen op de markt met een ingebouwd systeem voor facturatie: van elke bestelling wordt direct een factuur aangemaakt en opgeslagen. Klinkt handig. Pim Klop van administratiekantoor Insight Administratie en Advies ziet dat echter anders: “Met het facturatiesysteem van je webwinkel kun je eenvoudig facturen versturen naar je klanten. Maar je administratie voeren is méér dan alleen factureren. Je wilt ook een overzicht hebben van je inkomsten en uitgaven en weten hoeveel btw je moet betalen. Dat soort mogelijkheden biedt het facturatiesysteem van je webwinkel niet.”

Tip van Pim
Pim Klop: “Een boekhoudpakket is écht een aanrader voor webwinkeliers. In de eerste plaats omdat je daarin je hele financiële administratie goed kunt optuigen: inkoop, verkoop, jaarrekening, alles. En je kunt direct je btw-aangifte doen. Dat scheelt veel werk. Heb je naast je webwinkel ook nog andere inkomsten, bijvoorbeeld omdat je goederen in een fysieke winkel verkoopt? Dan kun je die administratie in hetzelfde boekhoudsysteem kwijt. Anders moet je twee administraties bijhouden – en dat is omslachtig en tijdrovend.”

En de facturen in je webwinkel?
Stel, je kiest voor een extern boekhoudsysteem. Wil je dan nog wel facturen maken in je webwinkel? Sommige webwinkeliers vinden het makkelijk om vanuit hun webwinkel te blijven factureren, anderen factureren liever vanuit een apart factuursysteem. Dan staan alle facturen lekker overzichtelijk op één plaats. Maar je wilt natuurlijk niet alle factuurgegevens hoeven overtikken in je boekhoudsysteem … Het toverwoord in deze is ‘koppelen’!

Maak een koppeling
Waar je ook je facturen aanmaakt, zorg dat je een automatische koppeling hebt met je boekhoudsysteem. Webwinkelfacturen.nl heeft daar een handige tool voor gemaakt. Zij regelen een koppeling die ervoor zorgt dat van iedere bestelling in jouw webwinkel automatisch een factuur in je boekhoudsysteem komt. Daarmee sla je dus twee vliegen in één klap: de factuur gaat naar je klant én in je boekhoudsysteem. Zo heb je je hele administratie altijd overzichtelijk en kloppend. Dat scheelt tijd en kosten én het voorkomt fouten. Zonder dat je daar zelf moeite voor hoeft te doen!

Wat vind jij? Laat vooral een reactie achter!

Aan deze blog werkte mee:
– Pim Klop, Administratiekantoor Insight Administratie en Advies, www.insight-aa.nl
– Maaike Botden, communicatieadviseur en tekstschrijver met verstand van (financiële) zaken, www.woordatelier.nl

Reageer