FAQ

I. Algemeen

1. Waarom zou je je webwinkel aan je administratie / boekhouding koppelen?

Om tijd te besparen, minder fouten te maken en te weten dat je administratie altijd 'bij' is. Het alternatief van koppelen is met de hand bestellingen overzetten naar je administratie of je bestellingen met csv te exporteren uit je webwinkel en te importeren in je boekhouding. Beide methoden kosten veel tijd en zijn erg foutgevoelig.
Voor meer redenen, lees onze blog.

2. Welke koppelingen bieden jullie aan?

Wij bieden koppelingen aan voor de grote webwinkelsystemen en boekhoudsystemen:

3. Wat doet de koppeling?

Onze koppelingen leggen een connectie tussen jouw webwinkel en jouw online boekhoudsysteem. De koppeling zorgt vervolgens dat bestellingen uit je webwinkel automatisch worden overgezet naar je boekhoudsysteem.

Afhankelijk van de webwinkelsoftware en het boekhoudsysteem zijn er variaties mogelijk. Voor WooCommerce webwinkels worden bestellingen overgezet, terwijl bij Magento webwinkels facturen worden overgezet. SEOshop webwinkels hebben zelfs een keuze – doorzetten bestellingen of facturen. In de secties hieronder werken we dit per webwinkelplatform uit.

Ook qua boekhoudsysteem zijn er variaties mogelijk. Voor de systemen MoneyBird en Factuursturen wordt altijd een factuur aangemaakt. Bij Reeleezee, Twinfield en Exact Online en andere systemen kun je kiezen: Transacties, boekingsbonnen, facturen of zelfs bestellingen (Exact).

Koppelen bestelgegevens
Per bestelling / factuur uit de webwinkel worden de volgende gegevens gekoppeld:
Algemene informatie: Het bestelnummer en – indien aanwezig – het factuurnummer worden doorgezet. Evenals de factuurdatum.
Bestelregels: Per bestelregel de naam van het product, het aantal, de prijs en BTW.
Kortingen: Afhankelijk van het soort webwinkel en type korting worden kortingsbedragen direct verwerkt in de bestelregels of wordt de korting als totaal kortingsbedrag doorgegeven.
Verzend- / Betaalkosten: De bedragen, namen en BTW.
Bijna alle door ons ondersteunde webwinkelsystemen geven de BTW op de verzendkosten apart door. Deze BTW wordt doorgezet. Alleen OpenCart geeft niet expliciet de BTW op verzendkosten door. Zie de sectie over OpenCart in deze FAQ om te lezen hoe de BTW over de verzendkosten berekend wordt.

Koppelen klantgegevens
Voor de klantgegevens bij een bestelling wordt eerst gecontroleerd* of deze klant reeds bekend is. Zo ja, dan wordt de bestelling in het boekhoudsysteem onder dezelfde klant geboekt. Is de klant nog niet bekend dan wordt een nieuwe klant in het boekhoudsysteem aangemaakt. Per klant worden de NAW gegevens en mogelijk ook het KvKnr en BTWnr van de klant doorgezet.
*) Controle vindt plaats op basis van het emailadres

Koppelen productgegevens
Bij sommige boekhoudsystemen moeten de producten in bestelregels aanwezig zijn voordat een financiele transactie of factuur kan worden aangemaakt. Dit geldt bijvoorbeeld voor King, Exact Online en QuickBooks. Bij deze systemen speelt de SKU, EAN, Code van het product een belangrijke rol. Bij het overzetten van een product controleert de koppeling eerst of er al een product met deze SKU aanwezig is. Zo ja, dan wordt dit product voor de transactie / factuur gebruikt. Is het product met die SKU nog niet aanwezig dan wordt het product aangemaakt.

Koppelen voorraad
Voor een aantal systemen kunnen we de voorraad koppelen. Dit zijn de Lightspeed Ecom (SEOshop) – Exact Online / King, CCV Shop – Exact Online / King koppelingen en Lightspeed POS Retail - Exact koppeling. We breiden de mogelijkheden voor voorraadkoppelingen momenteel uit, ihb kijken we naar MUIS en CASH. Ook kijken we naar synchronisatie tussen Exact Online terug naar WooCommerce, Magento en PrestaShop. Laat gerust weten als er vragen zijn over voorraad naar een van onze andere gekoppelde systemen.

Koppelen BTW-codes en grootboekrekeningen
Bij de meeste koppelingen is het mogelijk om een relatie te leggen tussen de BTW codes in de webwinkel en de BTW codes en grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Het is dus mogelijk om verkoop met 6% BTW toe te wijzen aan een andere grootboekrekening dan verkoop met 21% BTW. Hetzelfde geldt voor verkoop binnen Europa (ICP) en verkoop buiten Europa.

Daarnaast is het bijna altijd mogelijk om de grootboekrekeningen voor omzet, verzend- en betaalkosten te specificeren. Controleer de handleiding of dit ook voor jouw specifieke situatie geldt.

Koppelen bestel- en factuurnummers
Meestal wordt het bestelnummer doorgegeven als Betalingskenmerk bij de factuur en kun je kiezen of je een bestelnummer of factuurnummer wilt gebruiken als factuurnummer in het boekhoudsysteem. Of je dat laatste wil is afhankelijk van je specifieke situatie. Gebruik je je boekhoudsysteem alleen voor de omzet uit je webwinkel? Dan kan het handig zijn. Heb je andere bronnen van omzet? Dan kun je beter je boekhoudsysteem het factuurnummer laten bepalen.

Boekhoudsystemen hebben wel hun eigen specifieke eigenschappen. Zo maken Factuursturen en Asperion altijd zelf het factuurnummer aan en accepteert Reeleezee geen letters in het factuurnummer. De koppeling filtert letters en andere niet-cijfers automatisch uit.

Koppelen credit-facturen
Bij de meeste webwinkelsystemen worden bestellingen doorgezet. Geen facturen. Dat is de reden dat er in de meeste gevallen geen mogelijkheid is om creditfacturen te koppelen. Uitzondering is SEOshop. Als je bij een SEOshop koppeling op factuurniveau koppelt dan worden de credit-facturen automatisch meegenomen.

4. Dashboard + moet ik de transacties die door de koppeling in mijn boekhoudsysteem komen controleren?

Ja, het is goed om controles uit te voeren op je boekhouding. De boekhouding blijft immers je eigen verantwoordelijkheid. Om je te helpen, hebben we voor iedere klant een persoonlijk dashboard ontwikkeld waarmee je direct overzicht hebt wat/wanneer is doorgezet en wat is tegengehouden / wat er gedaan moet worden.

Ook voeren we extra controles uit om de kans op fouten te minimaliseren. Dus naast het doorsturen van bestellingen voert de koppeling controles uit. Deze zijn:
1. Controle op totalen: Voor alle boekhoudsystemen, behalve Yuki, Reeleezee en Asperion. Indien mogelijk controleert de koppeling de debiteur informatie en de besteltotalen van transacties die zijn toegevoegd aan het accounting systeem. Er wordt melding gemaakt als hier problemen mee zijn.
2. Controle dubbele facturen: Bestellingen die al eens zijn doorgezet worden gelogd om te voorkomen dat ze niet nog eens doorgestuurd worden.

5. Wanneer wordt de transactie / factuur doorgezet?

Bij welke status een transactie / factuur wordt doorgezet is afhankelijk van het webwinkelsysteem. Facturen worden aangemaakt als een bestelling de status Betaald of Voltooid krijgt. Voor OpenCart, Magento, PrestaShop, WooCommerce en Mijnwebwinkel kun je zelf aangeven bij welke statussen een factuur aangemaakt moet worden. Voor SEOshop kan de factuur ook aangemaakt worden op het moment dat de factuur in de webwinkel wordt aangemaakt. Qua data worden verschillende methoden gebruikt: de factuurdatum, de betaaldatum of de huidige datum. Overleg met ons wat je voorkeur heeft.

Naast de status willen webwinkeliers weten hoe snel transacties worden doorgezet. Dat hangt af van het webwinkel systeem. Zo worden Lightspeed, Shopify en CCV Shop direct doorgezet en werken PrestaShop, Magento, Mijnwebwinkel, WooCommerce en OpenCart obv een batch koppeling die ieder uur draait. Bij WooCommerce ondersteunen we daarnaast webhooks zodat bestellingen direct kunnen worden doorgezet. Zie de handleiding van jouw specifieke koppeling voor meer details.

6. Worden bestellingen van klanten onder dezelfde klantcode geboekt in het boekhoudpakket?

Ja, klantcodes worden door de koppeling hergebruikt. Het selectiecriteria is de combinatie emailadres. Dit betekent dat als er een bestelling binnenkomt op een emailadres dat al eerder is gebruikt, dat dan de klantcode die eerder is toegekend wordt gebruikt.

7. Moet ik de facturen die de webwinkel zelf maakt aan- of juist uitzetten?

Ons advies is om slechts 1 plek te hebben waar al je facturen staan. Niet twee. Dus als je gebruik maakt van een koppeling adviseren we je om de facturatie functionaliteit in je webwinkel uit te schakelen, of op verkoopboeking / mutatie nivo te boeken in je boekhoudpakket. Facturatie hoort niet perse thuis in een webwinkel. Daarvoor zijn er teveel regels en is het een te lastig proces. En wellicht heb je meerdere inkomstenstromen? Facturatie- en boekhoudsystemen zijn daar wellicht beter in, dus gebruik hen en laat hen het werk doen. Meer overwegingen, zie onze blog Factureer jij vanuit je webwinkel of je boekhoudsysteem.

8. Er is een bedrijf voor de webwinkel en eentje voor de boekhouding. Wie zijn jullie eigenlijk?

Deze vraag krijgen wij af en toe. Er is een grote partij voor de webshop en een grote partij voor het facturatiesysteem en wij zijn geen van beide. Wij zijn een onafhankelijke partij die webwinkels aan de boekhoudingen / factuursystemen verbindt. Webwinkelfacturen.nl is een initiatief van Sponiza IT, actief in internet applicaties en koppelingen sinds 1999.

Webwinkelfacturen.nl automatiseert de koppeling tussen de webwinkel en het boekhoudsysteem. De waarde die de webwinkelier hieraan ontleent hangt af van de hoeveelheid tijd die zij/hij hiermee bespaart ten aanzien van het alternatief data handmatig overtypen en/of te importeren, alsmede de kosten gerelateerd aan het voorkomen van (overschrijf) fouten. Tot slot horen wij van onze klanten dat ze de koppeling waarderen omdat ze administratief bijgewerkt zijn – een soort mental peace of mind.

9. Hoe onderscheidt webwinkelfacturen.nl zicht tav alternatieven?

Webwinkelfacturen.nl is marktleider met meer dan 150 verschillende koppelingen (over 16 boekhoudsystemen en 10 e-commerce webwinkel/kassa platformen) en onderscheidt zich op drie terreinen tav eenmalige plug-ins, extensies, XML/CSV/XLS bestanden en andere partijen:

  • I. Cloud. Webwinkelfacturen.nl levert de koppeling vanuit een centraal platform, gebaseerd op een vaste prijs per maand. Hierdoor kunnen wij de volgende zaken leveren:
    • Automatische en directe koppeling tussen de webwinkel en de boekhouding. De webwinkelier hoeft dus niets te doen en als in het webwinkel platform een bestelling plaats vindt, wordt de adminstratie bijgewerkt. Continu.
    • Up-to-date zijn. Als er (versie) veranderingen zijn aan de webwinkel of boekhouding / factuur software zijde dan zorgt webwinkelfacturen.nl ervoor dat alles gewoon blijft doordraaien.
    • Voorspelbare kosten. Er zijn geen verborgen kosten voor upgrades en/of werkzaamheden van de webwinkelier nodig.
  • II. Dienstverlening. Webwinkelfacturen.nl levert meer dan een technische (real-time) koppeling. Wij leveren een dienst die bestaat uit een helpdesk, migratie support en controles met een persoonlijk dashboard. Migratie support betreft het eenmalig achteraf koppelen van nog niet aangemaakt facturen uit het lopende jaar. Controles betreft een regelmatig continu proces op de Saas e-commerce platformen waarin geverifieerd wordt of er facturen zijn die niet gekoppeld zijn en indien dat het geval is, waarom niet?

    Een illustratief voorbeeld is een webwinkelier die buiten zijn limiet is gegaan van haar/zijn boekhoud / factuur abonnement. Of als een bestelling per abuis geen btw op de verzendkosten heeft. Of als het btw-nummer van een zakelijke klant niet voldoet voor een correcte ICP boeking.
  • III. Expertise. Webwinkelfacturen.nl is gespecialiseerd in koppelen van e-commerce platformen en boekhouding / factuur systemen. Door deze niche focus weten wij de in& out’s van de systemen en kunnen wij superieure kwaliteit leveren, optimaal problemen oplossen en blijven innoveren op domeinen als creditfacturen, btw berekeningen, kortings en coupon akties, zie bijvoorbeeld http://webwinkelfacturen.nl/btw-coupon-korting

10. Wat zijn de prijzen voor de koppelingen?

Wij zijn trots op de prijzen die wij aanbieden: zie Prijzen.

11. Privacy: Welke gegevens slaan jullie op en voor hoe lang?

Wij nemen privacy, beveiliging en de wet persoonsgegevens zeer serieus. Geïnspireerd door de Autoriteit Persoonsgegevens werken wij volgens de volgende principes.

I. BEWUSTZIJN
Wij zetten specifiek bepaalde en omschreven informatie uit het ene software pakket door naar het andere software pakket. Het is daarmee enigszins onduidelijk of we officieel een bewerker, verwerker, geen van beide of allebei zijn. Het doet er eigenlijk voor ons niet veel toe omdat we de meeste informatie 'blind' en veilig doorzetten, zeer weinig informatie (tijdelijk) bewaren (zie onder) en zowel naar de zakelijke klant als de software leveranciers transparant zijn in hoe we dit doen. Dat laatste doen we door het op te nemen bij nieuwe aanmeldingen, renewal emails en contracten en/of communicatie met de software leveranciers.

II. DATA LEKKEN
Indien onverhoopt een datalek plaats zou vinden dat kwalificeert om bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld te worden zullen wij dat uiteraard doen. Tevens zullen wij (waar mogelijk) specifiek betrokken software leveranciers informeren voor wiens oplossing een dergelijk lek heeft plaats gevonden.

III. BEWAREN GEGEVENS
Bestellingen komen binnen op ons platform en worden doorgestuurd naar het gewenste boekhoud/factuur-systeem. De meeste gegevens die bij ons binnen komen slaan we niet op, maar sommige wel. Het primaire doel van de opgeslagen informatie is om support te kunnen leveren. Daarnaast wordt anoniem informatie bijgehouden mbt omzet en btw. Hierbij een overzicht:

Credentials: Voor het ophalen van informatie uit webwinkels en het doorsturen van de gegevens naar het factuursysteem hebben we credentials nodig voor het leggen van de koppelingen. Bij voorkeur werken we hier met API sleutels of OAuth. Deze credentials worden opgeslagen tijdens de contractduur. Twee maanden na het beeindigen van de contractduur worden deze credentials verwijderd.

Bestelinformatie: Om te voorkomen dat bestellingen dubbel worden doorgegeven aan het factuursysteem slaan we van iedere bestelling het orderid op, het bedrag excl BTW en het bedrag incl BTW.

Klantinformatie: Voor het synchroniseren van klanten tussen de webwinkel en het factuursysteem slaan we van iedere klant een klantidentificatienr op en het emailadres. Voor onze eigen klanten, slaan we daarnaast (indien gewenst) hun factuurinformatie (bedrijfsnaam, adres) op.

Logfiles: Voor alle acties op het platform worden logfiles bijgehouden. We gebruiken de loginformatie voor troubleshooting. Loginformatie wordt na 2 maanden automatisch verwijderd.

Rapportage: In geval van rapportage met het doel 'Overzicht totalen' wordt voor een periode van 1 maand het rapport bewaard. Het rapport bevat de volgende informatie: bestel id, Euro waarde in/excl btw, datum aankoop, naam debiteur.

Migraties:Tijdens migraties laden we de bestellingen uit de webwinkel op ons platform en verwerken deze. Binnen 24 uur nadat we accoord hebben op onze migraties verwijderen we deze bestellingen. Alleen order ids blijven bewaard.

Validitychecks: Regelmatig voeren wij validity controles uit om te kijken of alle bestellingen netjes zijn doorgegeven aan het factuursysteem. Voor een periode van maximaal 3 uur worden bestelgegevens en invoicegegevens geladen en gecontroleerd. Na controle worden deze gegevens verwijderd.

12. Support hoe werkt het?

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Vaak staat je vraag + antwoord hier al bij. Als je daarnaast nog vragen hebt kun je via webcare@webwinkelfacturen.nl een case aanmaken. Wij streven naar de volgende KPI’s:
* Antwoord op vraag: Tijdens kantooruren, binnen 24 uur.
* Oplossing voor probleem: Voor zogeheten P1 problemen (uw koppeling doet het niet meer): binnen 4 uur.
Tot op heden hebben wij deze KPI’s met glans gehaald! Daarnaast is het platform tot op heden >99% beschikbaar.

Je mag ons ook bellen, zeker voor informatieve vragen. Onze ervaring leert dat technische en operationele vragen het best opgelost worden dmv het sturen van een email.

13. Hanteren jullie een Fair Use Policy?

Ja. We streven na al onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Dat betekent dat we doorgaans bestellingen op een first come first serve basis afhandelen. Daar kunnen uitzonderingen op gemaakt worden, als het de performance van het gehele systeem voor alle klanten beter maakt. Daarnaast behouden we ons het recht voor (te) grote klanten vriendelijk te weigeren, of samen naar alternatieven te kijken. Dit laatste geschiedt in goed overleg.

Haast? Mocht je een keer veel haast hebben met een specifieke order die in de wachtrij staat, dan kun je via het dashboard op de Verwerk knop naast de order klikken, waarmee deze order met de hoogste prioriteit wordt doorgezet. Bij het in bulk aanbieden en verwerken van orders sluiten de orders achterin de rij aan.

14. Kunnen jullie de koppeling voor ons installeren?

Wij hebben onze koppeling zo eenvoudig mogelijk gemaakt en ons advies is dan ook om zelf de activatie te doen. Sowieso zijn we altijd standby om te helpen met de inrichting van de koppeling. Bij sommige opensource (maatwerk) winkels kan het iets moeilijker zijn. Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'schakel een webwinkelspecialist in om de koppeling werkend te krijgen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als de installatie van de koppeling niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening. Details van de dienst staan hier beschreven.

15. Zijn jullie eigenwijs?

Niet echt. Toch gebeurt het regelmatig dat wij zien dat bestellingen met de verkeerde BTW worden aangeboden vanuit het verkoopsysteem. Voorbeelden daarvan zijn

  • Geen BTW op de verzendkosten
  • Zakelijk binnen EU (ICP 0%) zonder geldig BTW nummer
  • Geen BTW op de betaalkosten (een onderwerp van veel debat, zelfs onder belasting inspecteurs)
Sommige boekhoudpakketten zijn streng en weigeren dergelijke orders, andere boekhoudpakketten zetten bestellingen coulant door. Wij hebben ervoor gekozen, waar mogelijk, dergelijke bestellingen te isoleren op het Dashboard bij Fouten. Dat geeft de kans aan de webwinkelier de BTW inrichting zo snel mogelijk, zo goed mogelijk op te zetten.

Bovendien: Webwinkeliers die er voor kiezen deze bestellingen toch door te zetten naar hun administratie, stellen wij in staat (na expliciete aanvraag) op hun koppeling een ”"0% BTW prullenbak" te definiëren zdd bestellingen waar mogelijk toch doorgezet worden. Het is daarbij zelfs mogelijk deze bestellingen op een aparte grootboekrekening te boeken.

II. Koppelen met een Lightspeed Ecom (SEOshop) webwinkel

1. Hoe koppel ik mijn Lightspeed Ecom (SEOshop) webwinkel aan mijn boekhoudsysteem?

Om je SEOshop webwinkel te koppelen ga je naar de SEOshop appstore. Je kunt de appstore benaderen vanuit je SEOshop backend. Zoek het boekhoudsysteem waarmee je wilt koppelen en klik op ‘Installeren’. Je krijgt nu schermen die je moet invullen. De gegevens die we vragen zijn nodig om de koppeling te maken. We doen dat zo veilig mogelijk, dwz dat we zo min mogelijk gegevens vragen en dat de gegevens die je doorgeeft ook geen extra beveiligingsrisico geven.

2. Welke gegevens worden gekoppeld?

Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen. Kortingen bij SEOshop bestellingen worden direct in de bestelregels verwerkt en zo ook doorgezet.

3. Wanneer worden de bestellingen vanuit Lightspeed SEOshop overgestuurd?

Bij Lightspeed / SEOshop heb je de keuze om bestellingen door te zetten als ze op Betaald worden gezet OF op het moment dat je een factuur voor de bestelling aanmaakt. Het voordeel van alleen betaalde bestellingen doorzetten is dat bestellingen waarop geen financiele transactie plaatsvindt niet in je boekhouding komen. En daarmee houd je je boekhouding schoon. Het voordeel van het doorzetten van facturen is dat credit-facturen ook worden doorgezet. SEOshop heeft een zeer uitgebreide facturatie-module dus het doorzetten van facturen is voor veel webwinkeliers een interessante mogelijkheid.

4. Hoe stel ik BTW in op de betaalkosten bij Lightspeed?

De meeste experts (inclusief de belastingdienst zelf) beweren dat er meestal btw op de betaalkosten dient te worden gerekend. Bij Lightspeed kun je dit instellen door te gaan naar >> Home >> Instellingen >> Betaalproviders. Aldaar kun je de belasting toevoegen (zie blauwe pijl).

III. Koppelen met een WooCommerce webwinkel

1. Hoe koppel ik mijn WooCommerce webwinkel aan mijn boekhoudsysteem?

Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met WooCommerce via deze pagina. Je hoeft niets af te rekenen. Er is een proefperiode van 30 dagen. Als je je hebt aangemeld sturen we je een plug-in toe. Deze plug-in installeer je in je WordPress website, net zoals je bij andere plug-ins doet.

Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina. Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Welke gegevens worden gekoppeld?

Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen. Kortingen bij WooCommerce bestellingen worden direct in de bestelregels verwerkt en zo ook doorgezet.

3. Wanneer worden de bestellingen vanuit WooCommerce overgestuurd?

De WooCommerce koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur bestellingen worden ingelezen vanuit je webwinkel en – indien ze verwerkt zijn – worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Is een bestelling nog niet verwerkt dan wordt hij bewaard. Ieder uur wordt gecontroleerd of hij inmiddels verwerkt is en dus doorgezet kan worden.
Daarnaast is het mogelijk webhooks aan te zetten in je WooCommerce webwinkel. Daardoor worden bestellingen direct doorgezet. In de handleiding van je koppeling staat beschreven hoe dit moet.

4. Voor welke WordPress / WooCommerce versies werkt de koppeling?

De koppelingen zijn getest op WordPress versies vanaf 4.0 en werkt voor WooCommerce versies vanaf 2.4. Je WooCommerce webwinkel moet permalinks hebben. Als je webwinkel een SSL-certificaat heeft dan moet dat wel een geldig SSL-certificaat zijn. Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van WooCommerce. Customizaties worden niet meegenomen.

Voor WooCommerce v2.x is een kleine plugin nodig (in tegenstelling tot woocommerce v3.x die zonder plugin werkt). Deze v2.x plugin staat hier: Cloudinvoice plug-in voor WooCommerce. Installeer allereerst deze plug-in zoals je ook andere WordPress plug-ins installeert. Je ziet het submenu WooCommerce CloudInvoice Settings vervolgens verschijnen in het menu Instellingen / Settings.

Op het CloudInvoice instellingenscherm selecteer je jouw boekhoudpakket, je vult een licentie-key in - deze heb je in een email ontvangen - en je vult de cloudinvoice url in die je ook in de email hebt ontvangen: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/processorder.php Klik vervolgens op opslaan. Je bent nu klaar de koppeling te leggen met het boekhoudpakket, zoals beschreven in de handleiding.

5. Bestellingen tegelijk verwerken?

Bij de platformen CCV Shop en WooCommerce is het zeer aantrekkelijk om bestellingen tegelijk aan te vinken en op betaald te zetten. Pas hiermee op. De meeste boekhoudsystemen kunnen het niet aan als er transactie tegelijk binnenkomen. Soms verwerken ze er 1, soms allemaal, en soms een paar half. Verwerk de bestellingen dus apart. Er hoeft maar een fractie van een seconde tussen te zitten. Dan gaat het al goed.

6. Wordt WooCommerce Multi Site ondersteund?

De koppeling ondersteunt Multi Site. Per subwinkel dient een koppeling gelegd te worden. Neem hoe dan ook even contact met ons op tijdens de activatie omdat tijdens de installatie (ook als er maar 1 subwinkel wordt gekoppeld!) iets speciaals gedaan moet worden.

7. Hebben jullie een tip voor bol.com orders?

Als je via een koppeling (vb van channeldirect) je bol.com orders in Woocommerce plaatst neemt onze koppeling van WooCommerce deze mee naar Exact. Het is dan handig om bij bol.com, naast de track and trace, een verzendreferentie terug te zetten bij het afronden van de order. Ihb het woocoomerce ordernummer. Deze komt dan, niet alleen als referentie in het Exact verkoopboek, maar ook in het betaaloverzicht van Bol.com. Dit maakt het afleveren eenvoudiger.

Een ander iets dat kan helpen, als je niet op individuele debiteuren boekt, is om een default debiteur “bol.com” in te stellen. Alle orders van debiteur xxx@verkopen.bol.com worden dan bij elkaar geboekt. Ook dat kan het afletteren eenvoudiger maken.

IV. Koppelen met een Mijnwebwinkel webwinkel

1. Hoe koppel ik mijn Mijnwebwinkel webwinkel aan mijn boekhoudsysteem?

Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met Mijnwebwinkel via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Als je je hebt aangemeld ontvang je een email met een link naar de handleiding en de installatie url. Klik op de installatie url en de installatie begint.

Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Welke gegevens worden gekoppeld?

Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.

De Mijnwebwinkel koppelingen geven de SKU door indien van toepassing.

3. Wanneer worden de bestellingen vanuit Mijnwebwinkel overgestuurd?

De Mijnwebwinkel koppeling werkt in batchmode. Op gezette periodes worden je bestellingen automatisch bijgewerkt in je factuursysteem.

V. Koppelen met een CCV Shop webwinkel

1. Hoe koppel ik mijn CCV Shop webwinkel aan mijn boekhoudsysteem?

Om je CCV Shop webwinkel te koppelen ga je naar de CCV Shop appstore. Je kunt de appstore benaderen vanuit het beheerdeel van je webwinkel. Zoek het boekhoudsysteem waarmee je wilt koppelen en klik op Installeren.

Je door schermen geleid die je moet invullen. De gegevens die we vragen zijn nodig om de koppeling te maken. We doen dat zo veilig mogelijk, dwz dat we zo min mogelijk gegevens vragen en dat de gegevens die je doorgeeft ook geen extra beveiligingsrisico geven.

Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Welke gegevens worden gekoppeld?

Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.

3. Wanneer worden de bestellingen vanuit CCV Shop overgestuurd?

Bestellingen worden overgestuurd zodra ze op betaald worden gezet.

4. Bestellingen tegelijk verwerken

Bij de platformen CCV Shop en WooCommerce is het zeer aantrekkelijk om bestellingen tegelijk aan te vinken en op betaald te zetten. Pas hiermee op. De meeste boekhoudsystemen kunnen het niet aan als er transactie tegelijk binnenkomen. Soms verwerken ze er 1, soms allemaal, en soms een paar half. Verwerk de bestellingen dus apart. Er hoeft maar een fractie van een seconde tussen te zitten. Dan gaat het al goed.

5. Bestellingen veranderen nadat ze betaald zijn

De koppeling controleert en voorkomt dat bestellingen dubbel doorgezet worden. Er is 1 situatie waarin bestellingen toch dubbel doorgezet kunnen worden. Als u na betaling de bestelling verandert maakt CCV Shop een nieuwe identifier aan waardoor de check niet uitgevoerd kan worden en dus de bestelling dubbel wordt doorgezet. Oplossingen zijn (i) een ‘delta order’ te plaatsen ipv de oorspronkelijke order te wijzigen, of (ii) de oorspronkelijke boeking in de boekhouding even handmatig te verwijderen.

VI. Koppelen met een Magento webwinkel

1. Hoe koppel ik mijn Magento webwinkel aan mijn boekhoudsysteem?

Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met Magento via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Als je je hebt aangemeld sturen we je een modulebestand toe en een installatie-url. Het modulebestand installeer je in je Magento webwinkel. Vervolgens dient er een configuratie uitgevoerd te worden in je webwinkel te worden uitgevoerd. Na de configuratie kun je via de installatie-url de koppeling effectueren.

Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Welke gegevens worden gekoppeld?

Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.

Specifiek voor Magento is dat in principe facturen worden overgezet en geen bestellingen.

3. Wanneer worden de facturen vanuit Magento overgestuurd?

De Magento koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur facturen worden ingelezen vanuit je webwinkel en worden doorgezet naar je boekhoudsysteem.

4. Voor welke Magento versies werkt de koppeling?

De koppeling werkt met Magento versie 1.9 en sinds december 2016 ondersteunen we ook Magento 2.x. Eerdere versies lijken ook te werken. Heb je een oudere versie neem dan contact met ons op.

Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van Magento. Customizaties worden niet meegenomen.

5. Ik probeer de Magento webwinkel te koppelen maar dat lukt niet. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?

Als je problemen ondervindt bij het leggen van de koppeling kun je het volgende controleren:

De directory beheeromgeving: Default is /admin. Stuur ons een email als je een andere directory gebruikt.

Rechten API user: De User / Gebruiker van de API moet administrator / beheerder zijn. Ga naar Webservices -> REST OAuth Geautoriseerde Tokens. Hier zie je de applicatie-naam, maar ook het gebruikersid staan. Klik nu op Systeem -> Rechten -> Gebruikers en zorg dat de gebruiker met dit gebruikersid Administrator rechten heeft bij REST Role.

Redirect regels: In het standaard .htaccess bestand staat een regel: RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L]. Ontbreekt deze regel of het hele .htaccess bestand dan kan de REST API koppeling niet opgezet worden.

Tot slot kan er een probleem zijn met de magento-headers. Dit is een beveiligingsprobleem dat we vaak zien als er gebruik gemaakt wordt van php-fpm5 / fast-cgi. Dit probleem kan zich voordoen bij webwinkels gehost bij Byte. Zij hebben een goede uitleg hoe je dit probleem kunt oplossen.

6. Wordt Magento Multi Store ondersteund?

De koppeling ondersteunt Multi Store. Er is per Magento installatie een koppeling nodig (met daarachter alle subwinkels). In principe worden alle store-ids op dezelfde grootboekrekening gemapped. Indien er onderscheid gemaakt dient te worden per subwinkel, dan kunnen bestellingen per store-id op aparte grootboekrekeningen gemapped worden door het aanschaffen van meerdere Magneto-Boekhoudsoftware koppelingen.

7. Hoe stel ik de BTW in mijn Magento winkel in?

Indigo Webstudio heeft een uitstekende blog geschreven over het instellen van de BTW in Magento.

8. Koppelen jullie ook Magento webwinkels zonder REST-API?

Nee, want anders kunnen we geen goede support geven.

VII. Koppelen met een PrestaShop webwinkel

1. Hoe koppel ik mijn PrestaShop webwinkel aan mijn boekhoudsysteem?

Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met PrestaShop via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Als je je hebt aangemeld sturen we je een installatie-url. Eerst dien je een PrestaShop API sleutel aan te maken in je PrestaShop webwinkel. Daarna kun je via de installatie-url de koppeling effectueren.

Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Welke gegevens worden gekoppeld?

Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.

3. Wanneer worden de bestellingen vanuit PrestaShop overgestuurd?

De PrestaShop koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur bestellingen worden ingelezen vanuit je webwinkel en worden doorgezet naar je boekhoudsysteem.

4. Voor welke PrestaShop versies werkt de koppeling?

De koppeling werkt met PrestaShop versie 1.7. en 1.6.x. De koppeling werkt niet met PrestaShop versie 1.5.x. Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van PrestaShop. Customizaties worden niet meegenomen.

5. Koppelen jullie ook PrestaShop webwinkels zonder REST-API?

Nee, want anders kunnen we geen goede support geven.

6. Wordt PrestaShop Multi Store ondersteund?

De koppeling ondersteunt Multi Store. Er is per PrestaShop installatie een koppeling nodig (met daarachter alle subwinkels). In principe worden alle store-ids op dezelfde grootboekrekening gemapped. Indien er onderscheid gemaakt dient te worden per subwinkel, dan kunnen bestellingen per store-id op aparte grootboekrekeningen gemapped worden door het aanschaffen van meerdere PrestaShop-Boekhoudsoftware koppelingen.

7. Werkt de REST API van mijn Prestashop webwinkel?

Een eenvoudige controle om te testen of de REST API van je webwinkel correct is ingericht is kijken of deze url beschikbaar is: http://jouwspecifiekewebwinkelurl/api/products.php
Deze url dient een pop-up window te geven waarin je je API sleutel kunt invullen en dan verschijnt daarna een scherm met tekst. Als je hier een Internal Server error krijgt dan staat er iets niet helemaal goed. Vergelijk gerust met onze PrestaShop testwinkel http://prestashop.cloudinvoice.company/api/products.php

VIII. Koppelen met een OpenCart webwinkel

1. Hoe koppel ik mijn OpenCart webwinkel aan mijn boekhoudsysteem?

Je kunt je aanmelden voor de koppelingen met OpenCart via deze pagina. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Als je je hebt aangemeld sturen we je een extensie en een installatie-url. De extensie installeer je in je OpenCart webwinkel. De extensie werkt NIET via vqmod. Als hij geinstalleerd is configureer je de instellingen. Als de instellingen zijn opgeslagen verschijnt er een link waarmee je de installatie kunt afronden.

Er is een uitgebreide handleiding met een stap-voor-stap installatie instructie. Handleidingen kun je vinden op de handleidingen-pagina.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Welke gegevens worden gekoppeld?

Zie hiervoor het antwoord op vraag 2 in sectie Algemeen.

Een uitzondering op dit antwoord is het doorzetten van de BTW op de verzendkosten. Voor OpenCart wordt de BTW op verzendkosten als volgt berekend:
1. De koppeling zoekt uit of OpenCart de verzendkosten incl of excl BTW doorstuurt.
2. De BTW op de verzendkosten wordt berekend op basis van de Nederlandse belastingregels. De BTW-percentage is gelijk aan het hoogste BTW-tarief in het winkelmandje.

Een tweede uitzondering zit in de kortingen. OpenCart heeft een hoop verschillende kortingen die inclusief en exclusief worden aangeboden. Veelal zijn hier extra extensies bij betrokken. Gebruik je specifieke kortingscode neem dan contact met ons op. Dan kijken we hoe we die korting kunnen toevoegen aan de berekening.

3. Wanneer worden de bestellingen vanuit OpenCart overgestuurd?

De OpenCart koppelingen zijn zgn batch-koppelingen. Dat betekent dat ieder uur bestellingen worden ingelezen vanuit je webwinkel en worden doorgezet naar je boekhoudsysteem.

4. Voor welke OpenCart versies werkt de koppeling?

We hebben een aparte koppeling voor OpenCart versie v1.5.6, v2.x, v2.3 en eentje voor OpenCart versie 3.0. Bij aanmelding ontvang je de plug-in voor all OpenCart koppelingen.

Let op. De koppelingen werken voor de standaard versies van OpenCart. Customizaties worden niet meegenomen. Alleen voor kortingen kunnen we soms een uitzondering maken.

IX. Vragen over Exact

1. Ik wil mijn webwinkel koppelen met Exact Online, maar de BTW percentages en Grootboekrekeningen en/of kruisposten (tussenrekeningen) worden niet opgehaald. Wat nu?

Veel vragen die wij over dit onderwerp krijgen worden veroorzaakt door de inrichting van het Exact Online pakket.

  • * Qua BTW tarieven worden de tarieven met transactie-type van de BTW code 'S' of 'B' (Sales of Both) opgehaald. Transactie type 'P' - Purchase wordt niet opgehaald.
  • * Qua grootboekrekeningen worden grootboekrekeningen met Balance Side 'C' (Credit) en Balance Type 'W' (WenV) opgehaald. Voor meer informatie zie Exact Online blog
  • * Qua tussenrekeningen / kruisposten wordt het Type 'D' (Debet) en 'B' (Balans) opgehaald

2. Waar in Exact Online kan ik de administratiecode vinden?

De administratiecode wordt ook wel divisiecode genoemd. Op deze blog staat goed uitgelegd hoe u die kunt vinden in Exact Online.

3. Er lijkt iets mis te gaan bij het aanmaken van producten in Exact. Moet ik iets instellen in Exact Online?

Als je geen producten in Exact Online mag aanmaken dan ben je waarschijnlijk vergeten een default eenheid en/of default artikelgroep toe te voegen in Exact. Zie bijgevoegde plaatjes voor uitleg.

En voor de artikelgroep:

4. Hoe maak ik een default debiteur in Exact Online?

Voor een anonieme boeking (zoals bijvoorbeeld de dagomzet) moet er binnen Exact een default debiteur zijn. Hoe maak je die aan? Eerst maak je een nieuwe relatie aan: Relaties>>Klanten>>Aanmaken. Zorg ervoor dat je de status van de klant instelt als klant, dus niet als als prospect etc. Let op: Om de default debiteur voor de koppeling makkelijk zichtbaar te maken vragen we je het woord webshop of retail in de naam te gebruiken, vb ‘webschop default debiteur ideal’.

Dan sla je hem op, na de naam ingevoerd te hebben, met de bewaren knop.

Tot slot - ga naar >>Relaties, zoek de default debiteur en geef het nummer door van je default-debiteur dat is aangemaakt in Exact, achter Relatie::

Wat vaak gedaan wordt is per betaalmethode een default debiteur aanmaken met pakkende namen als ‘retail default debiteur - PIN’,‘webschop default debiteur - Credit Card’. Via het dashboard van de koppeling >> configuratie >> betaalmethoden wijzigen kun je overigens zelf de aangemaakte default debiteuren selecteren via het pulldown menu.

5. Er kan niet geboekt worden op de Exact Online relaties. Hoe zorg ik er voor dat dit wel weer kan?

Als je op een Exact Online relatie voor een verkoop wilt gebruiken dan dient deze relatie als klant te zijn aangemerkt in Exact Online. Als dat niet zo is kun je dit in Exact Online aanpassen via de kaart van de relatie. Zie plaatje

7. Wat betekent de foutmelding item_sunset op ons dashboard en hoe los ik die op?

Bij een item_sunset probeert de koppeling om een product toe te voegen aan Exact Online, maar dat product is al aanwezig met een einddatum. Het product kan dus niet aangemaakt worden, maar kan vanwege de einddatum ook niet gebruikt worden in een factuur of een bestelling. Het kan hierbij gaan om een product in de bestelling, of om 1 van de default producten
- Verzendkosten
- Betaalkosten
- Extra kosten
- Korting
- Toeslag
Deze default producten moeten altijd beschikbaar zijn in Exact Online. Je lost dit op door de einddatum te verwijderen.

X. Vragen uit de dagelijkse praktijk

1. Ik gebruik de WooCommerce - Yuki koppeling. Sommige bestellingen verschijnen wel in Yuki, andere niet. Hoe kan dat??

Voor Yuki facturen wordt voor iedere factuurregel een BTW code en een BTW percentage meegegeven. Yuki controleert of de BTW code en het BTW percentage bij elkaar horen. Bij de BTW code 1 hoort een BTW percentage van 21%. Bij BTW code 2 hoort een BTW percentage van 6%. Yuki weigert bestellingen waarbij de BTW code en het BTW percentage niet bij elkaar horen. Yuki weigert dus bestellingen met BTW code 1 en BTW percentage 6%.

Het aanmaken van BTW tarieven in WooCommerce is niet erg intuitief. Wij merken regelmatig dat WooCommerce webwinkels onder hun BTW klasse Standaard zowel een BTW percentage van 21% als van 6% neerzetten. Dat is niet correct. Je kunt bij BTW klasse Standaard meerdere BTW percentages kwijt maar dan moet er ook een verschil zijn in landcodes.

Meestal is een goede instelling om bij de BTW klasse Standaard het BTW percentage 21% te zetten en bij de BTW klasse Reduced tarief het BTW percentage 6% te zetten. In ieder geval werkt de Yuki koppeling dan wel.

Lees onze blog over het instellen van BTW tarieven.

2. Ik wil een koppeling maken voor mijn WooCommerce webwinkel maar zie steeds de melding dat er geen contact gemaakt kan worden met mijn webwinkel. Wat is er aan de hand en hoe kan ik het oplossen?

De koppeling maakt een verbinding met je webwinkel om de bestellingen uit te lezen. Die verbinding moet wel gelegd kunnen worden. Met name bij WooCommerce merken we dat daar problemen zitten.

Een .htaccess bestand dat een onverwachte redirect doet, een WPML plugin, die pagina's automatisch voorziet van een taal-extensie, firewalls en ongeldige SSL-certificaten. Neem contact me ons op, we doen ons best om het probleem te vinden. We kunnen het meestal niet zelf oplossen maar wel een richting geven hoe het probleem opgelost moet worden.

3. Ik gebruik een koppeling voor mijn Mijnwebwinkel webwinkel. Sommige bestellingen worden wel doorgestuurd naar mijn boekhoudpakket, andere niet. Wat is de reden?

Waarschijnlijk worden deze bestellingen niet doorgestuurd vanwege hun status. Bestellingen voor Mijnwebwinkel winkels worden doorgestuurd als zij de status Betaald, Verzonden of Opgehaald en betaald hebben.

4. De totalen per bestelling in OpenCart verschillen van de totalen per bestelling in het boekhoudsysteem. Niet een paar centen, maar euro's. Hoe kan dat?

Er zijn een paar mogelijke oorzaken voor verschillen in OpenSource webwinkels - zoals OpenCart - en de boekhoudsystemen:

a. Misschien maak je gebruik van een extensie voor kortingen en komen deze kortingen niet door? Je herkent dat doordat de totaalbedragen in je boekhoudsysteem hoger zijn dan in je webwinkel. De koppeling ondersteunt standaard OpenCart webwinkels, geen extensies. Voor kortingen kunnen we echter wel vaak iets doen, dus neem vooral contact met ons op.

b. Een andere reden voor verschillen is dat de BTW op Verzendkosten niet correct geconfigureerd is in de OpenCart webwinkel.

Over verzendkosten moet BTW berekend worden. OpenCart slaat voor bestellingen BTW bedragen per BTW soort op. BTW bedragen voor Verzendkosten worden dus niet apart opgeslagen. De koppeling berekent de BTW voor Verzendkosten op basis van het hoogste BTW tarief bij de producten.

Als Verzendkosten in de bestelvolgorde genoemd worden VOOR de BTW bedragen dan gaat de koppeling er van uit dat de Verzendkosten excl BTW zijn doorgegeven. De berekende BTW wordt opgeteld bij de Verzendkosten.

Als Verzendkosten in de bestelvolgorde genoemd worden NA de BTW bedragen dan gaat de koppeling er van uit dat de Verzendkosten incl BTW zijn doorgegeven. De berekende BTW wordt niet opgeteld bij de Verzendkosten.

5. Ik gebruik een PrestaShop - Factuursturen koppeling. De bedragen incl BTW kloppen, de bedragen excl BTW niet altijd. Er is een mismatch bij bestellingen met een bestellingskorting en producten met 6% en 21% BTW. Kunnen jullie dat verschil verklaren??

Ja, dat kunnen we verklaren. PrestaShop berekent de BTW over de webwinkelkorting altijd tov het product met het hoogste BTW tarief. Dat is niet correct. De BTW berekening van de korting moet relatief gerekend worden aan de 6% en 21% bedragen in de bestelling. De koppeling doet het dus goed.

6. Ik probeer een koppeling met Factuursturen te leggen, maar krijg steeds als antwoord dat de autorisatie niet klopt. Ik weet zeker dat ik een goede gebruikersnaam / apisleutel combinatie heb ingevoerd. Wat nu?

1. Controleer of je de gebruikersnaam hebt ingevuld van je factuursturen.nl account. Het gaat dus niet om de naam van de apisleutel maar om de gebruikersnaam waarmee je inlogt.

2. Controleer of de apisleutel actief en niet verlopen is.

3. Lukt het dan nog niet, neem dan contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl.

7. Ik wil mijn Magento webwinkel koppelen en heb alles ingericht zoals beschreven in de handleiding. Maar halverwege het installatie-proces word ik teruggeleid naar mijn eigen webwinkel. Ik krijg dus geen scherm te zien waarin ik de koppeling voor mijn webwinkel kan autoriseren. Waar kan dat door komen?

De installatie van de koppeling gaat ervan uit dat je inlogt op je webwinkel via www.jouwwebwinkel.nl/admin. Maar bij sommige webwinkels wordt iets anders gebruikt dan admin. Bijvoorbeeld manager (www.jouwwebwinkel.nl/manager) of beheer (www.jouwwebwinkel.nl/beheer). Neem contact met ons op, dan gaan we zorgen dat voor jouw webwinkel het installatie-proces ook gaat werken.

8. Waar kan ik mijn Moneybird administratie-id vinden?

Het administratie-id van je Moneybird account kun je vinden door in te loggen in Moneybird met je gebruikersnaam/wachtwoord en in de URL van je browser te kijken: het is het number achter https://moneybird.com/…

9. De koppeling is actief (“groene bolletjes”) maar de bestellingen op het ‘fouten dashboard’ blijven in de wachtrij. Hoe komt dit?

De koppeling is beveiligd dat bestellingen van voor het koppel moment niet automatisch doorgezet worden. Alleen nieuwe orders na het koppel moment worden doorgezet. Mocht je oude orders ook willen doorzetten, kijk dan in het Support hoofdstuk van je handleiding.

10. Ik wil mijn facturen (niet) automatisch doorsturen naar klanten - kan de koppeling daarbij helpen?

Wij sturen nooit facturen naar eindklanten. Dat gebeurt of uit de webwinkel of uit het boekhoud/factuur pakket. De koppeling kan bij sommige pakketten wel helpen om een ‘tag’ mee te geven aan het boekhoudpakket zdd het boekhoudpakket weet dat de factuur direct elektronisch verstuurd mag worden. Deze tag wordt standaard niet meegegeven, maar kunnen wij op aanvraag aanzetten. Het is essentieel dat je van je boekhoudpakket begrijpt op basis waarvan ze facturen sturen naar eindklanten. Zo zijn er bijvoorbeeld bij Moneybird workflows te definiëren waardoor facturen in bepaalde situaties aan specifieke eindklanten gestuurd kunnen worden. Dus ook al wordt de tag niet meegegeven, kan nog steeds een factuur gestuurd worden obv de workflows die je instelt.

11. Hoe maak ik een default debiteur aan in Yuki?

Een default debiteur maakt u apart aan in Yuki, en dat doet u op de volgende manier:

  • 1. U maakt een nieuwe debiteur aan, een persoon. Zie plaatje.
  • 2. U voegt de tag wwf_koppeling toe aan deze debiteur. Dit kan op de tab Extra. Zie plaatje.
  • 3. Op de tab financieel vinkt u klant aan en kiest u een relatiecode dummy. Klik Bewaren. Zie plaatje.
  • 4. Verander na 3.5 wijzigen de relatiecode van dummy naar de gegenereerde ID en klik Bewaren. Zie plaatje.

De relatiecode stuurt u naar ons toe als de koppeling na inloggen de debiteur niet zelf herkent.

12. Betaalmethoden mappen van webwinkel naar betaalmethoden in Yuki?

Yuki kent expliciet gedefinieerde betaalmethoden voor de betaalwijze van de factuur. Mogelijke opties: Unspecified (Bij de betaalwijze van de factuur wordt dan in Yuki Overschrijving ingevuld), ElectronicTransfer (Overschrijving), DirectCollection (betaalwijze incasso dient eerst in de factuurinstellingen bij Yuki te worden geactiveerd), CreditCard, DebitCard (pin betaling), Cash, iDeal. Online.

13. Ik kan het module-bestand voor de OpenCart, WooCommerce of Magento webwinkel niet meer vinden. Waar kan ik hem downloaden.

Ben je op zoek naar de nieuwste versie van de koppeling die je gebruikt? Je kunt hem hier downloaden.

Cloudinvoice plug-in voor WooCommerce

Cloudinvoice extensie voor Magento

Cloudinvoice extensie OpenCart 1.5.6

Cloudinvoice extensie OpenCart 2.0

Cloudinvoice extensie OpenCart 2.3

Cloudinvoice extensie OpenCart 3

Let op: Zonder licentie kun je de koppelingen niet gebruiken. Heb je nog geen licentie, schaf deze dan eerst aan via de registratie pagina van jouw specifieke koppeling.

14. Hoe kan ik het wachtwoord van mijn persoonlijke dashboard (nieuw) aanvragen of wijzigen?

Je kunt je wachtwoord aanmaken of wijzigen door te gaan naar je dashboard. Aldaar klik je op de blauwe tekst Wachtwoord vergeten? Je ontvangt nu een email met een link waar je je wachtwoord kunt instellen. Het moet voldoen aan enkele eisen voor sterke wachtwoorden en je moet tweemaal hetzelfde wachtwoord invoeren alvorens het nieuwe wachtwoord geaccepteerd wordt.

Indien je meerdere koppelingen hebt onder hetzelfde emailadres zijn alle wachtwoorden nu aangepast naar hetzelfde nieuwe wachtwoord.