1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en MUIS.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit je Amazon verkoopaccount worden doorgezet naar journaalboekingen of bestellingen in MUIS. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een gratis 30-dagen proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten stuur dan een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met de vermelding van de licentiesleutel. Wij zullen de koppeling dan stopzetten.

De koppeling werkt voor één Amazon marktplaats. Tijdens de activatie kun je de marktplaats voor de koppeling instellen. Op dit moment werkt de koppeling voor de Nederlandse en de Duitse marktplaats.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Amazon en in de FAQ voor MUIS.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit je Amazon verkoopaccount wordt als journaalboeking of bestelling doorgezet naar MUIS. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling werkt per marktplaats. Tijdens de activatie van de koppeling kun je instellen of de koppeling bestellingen vanuit de Amazon Duitse of Nederlandse marktplaats moet ophalen.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Amazon bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Amazon bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in MUIS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar MUIS. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in MUIS aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gekeken of producten al in MUIS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De MUIS journaalboeking of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van MUIS is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Amazon bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft MUIS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar MUIS verderop in de handleiding.

3.Nodig: Amazon codes

Als je wilt koppelen met Amazon heb je je Amazon SellerID, AuthToken en Marketplace-id nodig. Log in op je Amazon verkoopaccount en ga naar Instellingen > Gebruikersmachtigingen.
Amazon sleutels a

Klik vervolgens op Gan naar referenties voor ontwikkelaars.
Plaatje WooCommerce Sleutels

Je kunt nu de naam van de ontwikkelaar invullen en de ontwikkelaars-id. De ontwikkelaars-id is 876996147609 Klik daarna op Volgende.
Plaatje Amazon app connectie

Accepteer de voorwaarden voor het gebruik van de connectie en klik op Volgende.Je ziet nu een scherm met de Verkoper ID, een MWS Authtoken en Marketplace-IDs. Copieer de codes in een apart document en sla het veilig op. De koppeling koppelt de marketplace .nl aan je boekhouding.
Plaatje Amazon Sleutels

4.Nodig: MUIS omgevingscode

Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.

Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.

5.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingnen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met MUIS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in MUIS

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Amazon:
De authenticatie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via de unieke SellerId en Amazon authenticatie token die je in de voorgaande stap bepaald hebt. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je een pop-window te zien waar je deze waarden kunt invullen.

Authenticatie MUIS:
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.

BTW schema en status
Bij de Amazon koppeling kun je kiezen uit drie BTW-schema's. Het BTW schema Nederland is voor verkopers die de Nederlandse BTW tarieven in hun Amazon account gebruiken. Het BTW schema voor Belgie en Duitsland voor Amazon verkopers die de Belgische resp Duitse BTW tarieven willen gebruiken.

Op dit moment is het met de koppeling nog niet mogelijk om boven de drempelwaarden te verkopen. Deze optie komt in de loop van de tijd wel beschikbaar.

Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar MUIS.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven gebruikt binnen Amazon en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

6.Day-to-day: Vanuit Amazon

Doorzetschema: De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de ingestelde Amazon marktplaats. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem - Pending, PendingAvailability of Shipped. Bestellingen met de correcte status worden doorgestuurd, bestellingen die nog niet de juiste status hebben worden 's nachts gecontroleerd en bij een statuswijziging alsnog doorgezet. Let op: Amazon werkt met stricte limieten. Dat betekent dat we max 30 bestellingen kunnen controleren op status. Zorg dus dat bestellingen tijdig worden bijgewerkt.

Debiteuren: De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in MUIS. Matching van debiteuren tussen Amazon en MUIS vindt plaats op emailadres.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

7.Day-to-day: Naar MUIS

7.1 De transacties

Deze gegevens worden doorgezet naar MUIS:
Financiele boekingen

  • Totaalregel:
    • Dagboek
    • Rekening: MUIS debiteurcode
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: 0
    • Datum
    • Factuur: bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het Amazon bestelnummer
    • Boekstuk: bestelnummer, inclusief letters en andere tekens
    • Bedrag: Totaalbedrag incl BTW
    • Omschrijving: Verkoop bestelnummer, bestelnummer inclusief letters en andere tekens
  • Detailregels:
    • Dagboek
    • Rekening: Omzetrekening
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • Aantal
    • Datum
    • Boekstuk: bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het Amazon bestelnummer
    • Bedrag: Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl BTW - vermenigvuldigd met (-1)
    • BTW bedrag - vermenigvuldigd met (-1)
    • Naam product
    • Datum: besteldatum

Bestellingen

  • OrderKop regel
    • Debiteurid
    • Besteldatum
    • Leverdatum, gelijk aan de besteldatum
    • Soort: webshoporder, dienst aangemaakt te zijn in de MUIS administratie
    • Extern orderid: orderid
    • Kenmerk: bestelnummer
    • Opmerking: Uit bestelling, max lengte 250
    • Externe opmerking: Uit bestelling
    • Orderkosten: Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW
    • Verzendkosten excl BTW
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Productid
    • Eenheidsprijs excl BTW

7.2 Debiteuren

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

7.3 De producten

BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.

Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.

Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in MUIS. Producten in MUIS worden nooit gewijzigd.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Amazon Amazon platform, per wanneer, zijn doorgezet naar MUIS.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/51/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/32/muis.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.