1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en Reeleezee.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Amazon dagelijks worden doorgezet naar facturen in Reeleezee. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een gratis 30-dagen proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten stuur dan een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met de vermelding van de licentiesleutel. Wij zullen de koppeling dan stopzetten.

De koppeling werkt voor één Amazon marktplaats. Tijdens de activatie kun je de marktplaats voor de koppeling instellen. Op dit moment werkt de koppeling voor de Nederlandse en de Duitse marktplaats.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Amazon en in de FAQ voor Reeleezee.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Amazon wordt doorgezet als een Reeleezee bonnen of facturen. De bon of factuur krijgt de status open in Reeleezee.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling werkt per marktplaats. Tijdens de activatie van de koppeling kun je instellen of de koppeling bestellingen vanuit de Amazon Duitse of Nederlandse marktplaats moet ophalen.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Amazon bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Amazon bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Reeleezee bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Reeleezee. Dit gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Reeleezee aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Reeleezee bon of factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Reeleezee is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Amazon bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Reeleezee een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Reeleezee verderop in de handleiding.

3.Nodig: Amazon codes

Als je wilt koppelen met Amazon heb je je Amazon SellerID, AuthToken en Marketplace-id nodig. Log in op je Amazon verkoopaccount en ga naar Instellingen > Gebruikersmachtigingen.
Amazon sleutels a

Klik vervolgens op Gan naar referenties voor ontwikkelaars.
Plaatje WooCommerce Sleutels

Je kunt nu de naam van de ontwikkelaar invullen en de ontwikkelaars-id. De ontwikkelaars-id is 876996147609 Klik daarna op Volgende.
Plaatje Amazon app connectie

Accepteer de voorwaarden voor het gebruik van de connectie en klik op Volgende.Je ziet nu een scherm met de Verkoper ID, een MWS Authtoken en Marketplace-IDs. Copieer de codes in een apart document en sla het veilig op. De koppeling koppelt de marketplace .nl aan je boekhouding.
Plaatje Amazon Sleutels

4.Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Webservice koppelingen binnen Reeleezee

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Toegang geven aan de webservice koppeling

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

Instellen rechten webservice koppeling

5.Installatie

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingnen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Reeleezee. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Reeleezee administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in Reeleezee

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Amazon:
De authenticatie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via de unieke SellerId en Amazon authenticatie token die je in de voorgaande stap bepaald hebt. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je een pop-window te zien waar je deze waarden kunt invullen.

Authenticatie Reeleezee:
Je legt de connectie met Reeleezee via de gebruikersnaam en wachtwoord die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Reeleezee. Je kunt de gebruikersnaam en het wachtwoord nu invullen in het popup window.

BTW schema en status
Bij de Amazon koppeling kun je kiezen uit drie BTW-schema's. Het BTW schema Nederland is voor verkopers die de Nederlandse BTW tarieven in hun Amazon account gebruiken. Het BTW schema voor Belgie en Duitsland voor Amazon verkopers die de Belgische resp Duitse BTW tarieven willen gebruiken.

Op dit moment is het met de koppeling nog niet mogelijk om boven de drempelwaarden te verkopen. Deze optie komt in de loop van de tijd wel beschikbaar.

Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar Reeleezee.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven gebruikt binnen Amazon en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

6.Day-to-day: Vanuit Amazon

Dagomzet: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem - Pending, PendingAvailability of Shipped. Bestellingen met de correcte status worden doorgestuurd, bestellingen die nog niet de juiste status hebben worden 's nachts gecontroleerd en bij een statuswijziging alsnog doorgezet. Let op: Amazon werkt met strikte limieten. Dat betekent dat we max 30 bestellingen kunnen controleren op status. Zorg dus dat bestellingen tijdig worden bijgewerkt.

Debiteuren: De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Reeleezee. Matching van debiteuren tussen Amazon en Reeleezee vindt plaats op emailadres.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

7.Day-to-day: Naar Reeleezee

7.1 De transacties

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee kunnen de Amazon bestellingen doorgezet worden naar Reeleezee facturen of boekingsbonnen. Standaard staat facturen ingesteld. Wil je liever boekingsbonnen in Reeleezee zien neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. In Reeleezee mag het betalingskenmerk alleen uit cijfers bestaan. Andere tekens worden uit het betalingskenmerk verwijderd.

Het bestelnummer uit de bestelling wordt in het veld Header geplaatst van de factuur als factuurnummer. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

Dit is hoe de gegevens worden doorgezet:

  • Referentie: default geen waarde, op verzoek het bestelnummer. Letters en andere niet-cijfers zijn uit het Amazon verwijderd, want Reeleezee accepteert alleen cijfers als referentie
  • Klant-id: Debiteur-id debiteur-code uit Reeleezee
  • Klantgegevens:
    • Naam: Bedrijfsnaam (max lengte 45 posities)
    • Straatnaam
    • Postcode
    • Woonplaats
    • Land (iso-code)
  • Datum: besteldatum
  • Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false
  • Status: open als de waarde bestelling ongelijk aan 0 is, anders tentative
  • Header: Bestelling bestelnummer - de letters en andere tekens komen hier nu wel voor. Let op dat voor boekingsbonnen de header niet zichtbaar is.
  • Betalingskenmerk: bestelnummer zonder letters en andere niet-cijfer tekens
  • DocumentOrigin: receipt alleen gevuld bij optie bonnen
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Eenheid: ST, dit is niet aan te passen
    • Eenheidsprijs incl BTW - als de prijzen in de incl BTW zijn, anders regelprijs excl BTW
    • BTW code
    • Grootboekrekening

7.2 Debiteuren

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Reeleezee transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Reeleezee. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Amazon Amazon platform, per wanneer, zijn doorgezet naar Reeleezee.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/51/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.