1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en SnelStart.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Amazon webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in SnelStart. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Amazon en in de FAQ voor SnelStart.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Amazon webwinkel kan naar SnelStart worden doorgezet als een SnelStart bestellingen / verkoopboekingen. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Voor het doorzetten als bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten als verkoopboekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt. Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling werkt per marktplaats. Tijdens de activatie van de koppeling kun je instellen of de koppeling bestellingen vanuit de Amazon Duitse of Nederlandse marktplaats moet ophalen.

Vanwege de AVG-regels mag de koppeling geen debiteurgegevens lezen van Amazon verkopen. Alleen het emailadres, de postcode en de landcode worden doorgegeven. Naam en straat kan de koppeling dus helaas niet doorgeven naar SnelStart.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Amazon bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Amazon bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Amazon bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Amazon codes

Als je wilt koppelen met Amazon heb je je Amazon SellerID, AuthToken en Marketplace-id nodig. Log in op je Amazon verkoopaccount en ga naar Instellingen > Gebruikersmachtigingen.
Amazon sleutels a

Klik vervolgens op Gan naar referenties voor ontwikkelaars.
Plaatje WooCommerce Sleutels

Je kunt nu de naam van de ontwikkelaar invullen en de ontwikkelaars-id. De ontwikkelaars-id is 876996147609 Klik daarna op Volgende.
Plaatje Amazon app connectie

Accepteer de voorwaarden voor het gebruik van de connectie en klik op Volgende.Je ziet nu een scherm met de Verkoper ID, een MWS Authtoken en Marketplace-IDs. Copieer de codes in een apart document en sla het veilig op. De koppeling koppelt de marketplace .nl aan je boekhouding.
Plaatje Amazon Sleutels

4.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar de Webwinkelfacturen tegel van de koppeling met Amazon.

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingnen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in SnelStart

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Amazon:
De authenticatie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via de unieke SellerId en Amazon authenticatie token die je in de voorgaande stap bepaald hebt. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je een pop-window te zien waar je deze waarden kunt invullen.

Authenticatie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Status doorzetten
Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar SnelStart. Je kunt hier meerdere statussen aanvinken. Bestellingen worden nooit dubbel doorgezet. Heb je bijvoorbeeld zowel Verzonden als Betaald aangevinkt dan wordt een bestelling doorgezet zodra deze de status Betaald of Verzonden krijgt. Daarna niet meer.

Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven gebruikt binnen Amazon en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Initieel wordt een schema getoond voor alle Europese landen. De default BTW percentages zijn afhankelijk van het land van waaruit de webwinkel. Het 0% BTW tarief is alleen beschikbaar voor het land van waaruit de webwinkel verkoopt. Je kunt de BTW percentages aanpassen door op de blauwe knop Wijzigen te klikken. Je kunt via deze knop ook de BTW codes en de grootboekrekeningen uit het boekhoudsysteem instellen.

Is de instelling gedaan dan zul je altijd je ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop Verwijder BTW instellingen gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

 

6.Day-to-day: Vanuit Amazon

Doorzetschema: Nieuwe Amazon bestellingen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn Pending, PendingAvailability of Shipped. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Let op: Amazon werkt met strikte limieten. Dat betekent dat we max 30 bestellingen kunnen controleren op status. Zorg dus dat bestellingen tijdig worden bijgewerkt.

Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in SnelStart. Matching van debiteuren tussen Amazon en SnelStart vindt plaats op emailadres. Let op: Bij Amazon koppelingen wordt alleen de postcode, woonplaats en het land doorgezet. De naam en het adres van de debiteur stelt Amazon niet beschikbaar aan ons. Dit vanwege de AVG.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

BTW berekening: Zorg dat de BTW goed staat ingesteld bij je Amazon account. Anders kan de koppeling de bestellingen niet goed doorzetten.

Vooralsnog worden refunds niet doorgezet.

7.Day-to-day: Naar SnelStart

De synchronisatie van gegevens tussen Amazon en SnelStart is als volgt.

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar SnelStart:
Financiële boekingen (Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer / betaalmethode indien aanwezig
  • Factuurnummer: bestelnummer
  • Factuurbedrag: Het totaalbedrag van de factuur incl BTW
  • Factuurdatum: besteldatum
  • Betalingstermijn: 14, dit kan niet aangepast worden
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Bedrag excl BTW
    • Grootboekrekening zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW soort

Bestellingen (Benodigd pakket: InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer / betaalmethode indien aanwezig
  • Betalingskenmerk: bestelnummer
  • Datum: besteldatum
  • verkooporderBtwIngaveModel: Inclusief, kan aangepast worden naar exclusief
  • Verkoopsjabloon: Zoals opgegeven bij tab Configuratie van het dashboard
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
    • Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt

De bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.

Aanmaken producten
Indien de bonnen worden doorgezet naar SnelStart bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in SnelStart bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in SnelStart dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. Voor de matching wordt de ArtikelCode in het SnelStart product gebruikt. De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Amazon Amazon platform, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/51/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.