1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en SnelStart. De koppeling zorgt dat er van bestellingnen in Amazon automatisch een bestelling / verkoopboeking wordt aangemaakt in SnelStart. Omdat de bestellingnen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Voor deze koppeling kun je een proefperiode aanvragen via de website. Na het invullen van het formulier ontvang je een email met daarin de installatie-handleiding en de inlogcodes voor jullie persoonlijke dashboard

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

2.Features

Bestellingen in je Amazon verkoopaccount worden doorgezet naar bestellingen of verkoopboekingen in SnelStart. Hierbij worden doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de prijs, de BTW en de naam van het product.

- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer. De koppeling kijkt eerst of de debiteur al in SnelStart bestaat. Zo ja, dan wordt deze debiteur genomen. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in SnelStart. Matching van debiteuren tussen Amazon en SnelStart gebeurt op basis van het e-mailadres.

3.Nodig: Amazon codes

Als je wilt koppelen met Amazon heb je je Amazon SellerID, AuthToken en Marketplace-id nodig. Log in op je Amazon verkoopaccount en ga naar Instellingen > Gebruikersmachtigingen.
Amazon sleutels a

Klik vervolgens op Gan naar referenties voor ontwikkelaars.
Plaatje WooCommerce Sleutels

Je kunt nu de naam van de ontwikkelaar invullen en de ontwikkelaars-id. De ontwikkelaars-id is ... Klik daarna op Volgende.
Plaatje Amazon app connectie

Accepteer de voorwaarden voor het gebruik van de connectie en klik op Volgende.Je ziet nu een scherm met de Verkoper ID, een MWS Authtoken en Marketplace-IDs. Copieer de codes in een apart document en sla het veilig op. De koppeling koppelt de marketplace .nl aan je boekhouding.
Plaatje Amazon Sleutels

4.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar de Webwinkelfacturen tegel van de koppeling met Amazon.

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

5.Installatie

Voor deze koppeling kun je een proefperiode aanvragen via de website. Na het invullen van het formulier ontvang je een email met daarin de installatie-handleiding en de inlogcodes voor jullie persoonlijke dashboard

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingnen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in SnelStart

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Amazon:
De authenticatie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via de unieke SellerId en Amazon authenticatie token die je in de voorgaande stap bepaald hebt. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je een pop-window te zien waar je deze waarden kunt invullen.

Authenticatie SnelStart:
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

BTW schema en status
Bij de Amazon koppeling kun je kiezen uit drie BTW-schema's. Het BTW schema Nederland is voor verkopers die de Nederlandse BTW tarieven in hun Amazon account gebruiken. Het BTW schema voor Belgie en Duitsland voor Amazon verkopers die de Belgische resp Duitse BTW tarieven willen gebruiken.

Op dit moment is het met de koppeling nog niet mogelijk om boven de drempelwaarden te verkopen. Deze optie komt in de loop van de tijd wel beschikbaar.

Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar SnelStart.

Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven gebruikt binnen Amazon en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

6.Day-to-day: Vanuit Amazon

Nieuwe Amazon bestellingen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn Pending, PendingAvailability of Shipped. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd aan het boekhoudsysteem en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

7.Day-to-day: Naar SnelStart

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar SnelStart als bestellingen of verkoopboekingen. Deze bestellingen en verkoopboekingen verwerk je vervolgens verder in SnelStart. De referentie in de boeking is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Indien een debiteur van een verkoop niet aanwezig is in SnelStart wordt deze aangemaakt. De koppeling gebruikt het emailadres voor de matching.

Als je verkopen door wilt zetten naar bestellingen in SnelStart dan voegt de koppeling de producten uit de bestelling en een aantal default producten toe zoals Verzendkosten21 en Verzendkosten9. Deze producten worden gebruikt voor verzendkosten, betaalkosten, toeslagen, kortingen en extra kosten in een bestelling. De koppeling controleert wel eerst of de producten al aanwezig zijn in SnelStart. Hiervoor wordt een controle gedaan op SKUs en productnummers.

De koppeling zet standaard de bedragen excl BTW door naar Snelstart. Neem contact met ons op als je wilt dat de bedragen incl BTW worden doorgegeven ipv de bedragen excl BTW.

Let op: Bij internationale en ICP bestellingen hebben de producten die de koppeling uit de webwinkel ophaalt een BTW percentage 0%. Dat betekent dat een product dat nog niet aanwezig is in SnelStart met dit percentage aan SnelStart wordt toegevoegd. Dit is vaak een foutieve situatie omdat het product eigenlijk 9% of 21% BTW heeft. Er zijn twee manieren om dit op te lossen:
- De artikelomzetgroep in SnelStart aanpassen zodra het product is toegevoegd
- Aan ons een default artikelomzetgroep doorgeven

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingnen uit je Amazon Amazon platform, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.