1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en Visma eAccounting.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Amazon webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Visma eAccounting. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Amazon en in de FAQ voor Visma eAccounting.

Neem contact met ons op als je de koppeling wilt uitschakelen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Amazon webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. Je kunt de gewenste optie instellen via het dashboard.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling werkt per marktplaats. Tijdens de activatie van de koppeling kun je instellen of de koppeling bestellingen vanuit de Amazon Duitse of Nederlandse marktplaats moet ophalen.

Vanwege de AVG-regels mag de koppeling geen debiteurgegevens lezen van Amazon verkopen. Alleen het emailadres, de postcode en de landcode worden doorgegeven. Naam en straat kan de koppeling dus helaas niet doorgeven naar Visma eAccounting.

Het doorzetten
Het doorzetten van een Amazon bestelling naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
  3. De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Amazon bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Amazon codes

Als je wilt koppelen met Amazon heb je je Amazon SellerID, AuthToken en Marketplace-id nodig. Log in op je Amazon verkoopaccount en ga naar Instellingen > Gebruikersmachtigingen (Nederlands) of Settings > User Permissions (Engels).
Amazon sleutels a

Klik vervolgens op Visit Manage Your Apps
Plaatje WooCommerce Sleutels

Je kunt nu de naam van de ontwikkelaar invullen en de ontwikkelaars-id. De ontwikkelaars-id is 876996147609 Klik daarna op Volgende.
Plaatje Amazon app connectie

Accepteer de voorwaarden voor het gebruik van de connectie en klik op Volgende.Je ziet nu een scherm met de Verkoper ID, een MWS Authtoken en Marketplace-IDs. Copieer de codes in een apart document en sla het veilig op. De koppeling koppelt de marketplace .nl aan je boekhouding.
Plaatje Amazon Sleutels

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in Visma eAccounting

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Amazon
De connectie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via de unieke SellerId en Amazon authenticatie token die je in de voorgaande stap bepaald hebt. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je een pop-window te zien waar je deze waarden kunt invullen.

Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Marktplaats en statussen
De koppeling werkt voor 1 marktplaats. De juiste marktplaats kun je selecteren via de dropdown box. Op dit moment zijn Nederland en Duitsland beschikbaar. Bij genoeg vraag zullen we ook andere landen beschikbaar stellen.

Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar Visma eAccounting. Je kunt hier meerdere statussen aanvinken. Bestellingen worden nooit dubbel doorgezet. Heb je bijvoorbeeld zowel Verzonden als Betaald aangevinkt dan wordt een bestelling doorgezet zodra deze de status Betaald of Verzonden krijgt. Daarna niet meer.

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



 

5.Day-to-day: Vanuit Amazon

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe Amazon bestellingen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn Pending, PendingAvailability of Shipped. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Let op: Amazon werkt met strikte limieten. Dat betekent dat we max 30 bestellingen kunnen controleren op status. Zorg dus dat bestellingen tijdig worden bijgewerkt.

Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Visma eAccounting. Matching van debiteuren tussen Amazon en Visma eAccounting vindt plaats op emailadres. Let op: Bij Amazon koppelingen wordt alleen de postcode, woonplaats en het land doorgezet. De naam en het adres van de debiteur stelt Amazon niet beschikbaar aan ons. Dit vanwege de AVG.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

BTW berekening: Zorg dat de BTW goed staat ingesteld bij je Amazon account. Anders kan de koppeling de bestellingen niet goed doorzetten.

Vooralsnog worden refunds niet doorgezet.

6.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Financiele boekingen

  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • CustomerId: visma debiteuren id
  • DueDate: besteldatum
  • RemainingAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • TotalAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • VatAmountInvoiceCurrency: totaal BTW bedrag bestelling
  • RoundingsAmountInvoiceCurrency: 0
  • Invoicenumber: huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
  • InvoiceDate: besteldatum
  • Credit: false
  • Betalingskenmerk: bestelnummer - dit is niet aan te passen
  • Voucher:
    • Datum: besteldatum
    • Tekst: Bestelling bestelnummer
    • Regels:
      • Totaalregel met het bestelbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve bestellingen.
      • Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
      • BTW regels met het BTW bedrag, BTW ekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.

Facturen

  • Customerid: Visma debtorid
  • InvoiceAddress velden worden ingevuld
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam verkoopregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.

Bestellingen

  • Amount: Totaal bedrag bestelling incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bestelling incl BTW
  • Customerid: Visma debtorid
  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • Amount: Totaal BTW bedrag bestelling
  • InvoiceAddress velden worden ingevuld
  • OrderDate: besteldatum
  • Status: Draft - dit kan niet aangepast worden
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam verkoopregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. Voor de matching wordt de SKU uit Amazon en het productnummer uit Visma eAccounting gebruikt.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Amazon webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/51/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.