1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Bol.com naar Offective. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Bol.com automatisch bestellingen of facturen worden aangemaakt in Offective. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de verkoper komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Dit betekent dat ieder uur de bestellingen worden opgehaald en doorgezet.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een proefperiode aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppelingen. De koppeling kan alleen open bestellingen uit je Bol.com account ophalen. Mocht er een bestelling gemist worden dan probeert de koppeling deze bestelling opnieuw te reconstrueren aan de hand van de verzending van de bestelling. Zie https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/4/168/nl/waarom-kan-mijn-bolcom-bestelling-niet-meer-doorgezet-worden.html voor meer informatie. Deze koppeling doet geen creditering. Als een bestelling geannuleerd wordt zul je hem zelf uit Offective moeten verwijderen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ Bol.com en FAQ Offective.

2. Features

Bestellingen uit je Bol.com winkel worden doorgezet naar bestellingen of facturen in Offective. Bij de installatie van de koppeling kun je een default BTW percentage instellen. Van Bol.com krijgt de koppeling geen BTW specificatie mee. De koppeling gebruikt het BTW percentage van het product in Offective. Kan het product niet gevonden worden dan gebruikt de koppeling het default BTW percentage. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Offective bestellingen of facturen. De koppeling controleert voor iedere bestelregel of het product in MUIS aanwezig is. Zo ja, dan wordt het BTW percentage van het product in MUIS gebruikt voor de BTW berekening. Is het product niet aanwezig dan valt de koppeling terug op het default percentage dat tijdens de installatie is ingesteld.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. Indien de bestelling gereconstrueerd wordt uit de verzending van de bestelling worden de debiteurgegevens van het verzendadres doorgezet. In Offective wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Offective, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Offective aanwezig zijn.
- Er is geen voorraadsynchronisatie tussen Bol.com en Offective mogelijk.

3. Voorbereiding Bol.com

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een public key en een private key. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Om de API sleutels op te genereren ga je naar Instellingen en vervolgens naar API Instellingen onder de kolom Diensten. Op het API Instellingen scherm klik je op Genereer API keys onder het kopje API keys voor productie. Deze API keys vul je in de eerste stap van de installatie in. Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes. Je vind die hier: https://developers.bol.com/api-keys.

4. Voorbereiding Offective

Om de koppeling met je Offective account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Offective account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Offective heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze video vind je hier: https://www.offective.nl/online-administratie-software/api/.De API-knop is terug te vinden in de *module Beheer* onder*Instellingen* en dan *tabblad API*. De gebruiker dient wel eerst uit te loggen en dan weer in te loggen voordat de nieuwe functies zichtbaar zijn. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

5. Installatie koppeling

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Bol.com en Offective doe je het volgende dingen:
1. Je legt een connectie met Bol.com. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Offective. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens naar Offective te schrijven en om gegevens zoals debiteuren en producten uit Offective te lezen.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Bol.com en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Offective.

Klik op deze link om de installatie van de koppeling te starten: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=bol&invoicesystem=offective.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De twee sleutels (public en private) van je Bol.com account. Deze heb je in een vorige sectie opgehaald. Ook geef je hier een default BTW percentage op. Dit default BTW percentage gebruikt de koppeling voor het doorzetten van de verkoop.
- De gebruikersnaam en de API sleutel. De API sleutel heb je in de vorige stap aangemaakt.

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Bol.com en de financiele instellingen in Offective, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen.. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

6. Day-to-day: Vanuit Bol.com

Ieder uur worden de nieuwste 25 open bestellingen uit je Bol.com account opgehaald. Deze worden bij ons in een wachtrij geplaatst en vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem. Wij kunnen alleen open bestellingen ophalen. Controleer dus of de bestelling in je boekhoudsysteem staat voordat je de bestelling in Bol.com een andere status geeft.

De koppeling kan geen annuleringen verwerken. Dus als de bestelling geannuleerd wordt zul je hem handmatig uit e-Boekhouden.nl moeten verwijderen.

7. Day-to-day: Naar Offective

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Offective als bestellingen. Deze bestellingen worden vervolgens in het Offective boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Naast de bestellingen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Offective. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als verkoper direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Bol.com, per wanneer, zijn doorgezet naar Offective. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: FAQ Bol.com en FAQ Offective.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.