1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Cash. Afhankelijk van je wens zorgt deze koppeling er voor dat voor betaalde bestellingen in CCV Shop automatisch een financiele boeking of verkoopbestelling gegenereerd wordt in Cash.

De koppelingen met CASH kunnen dus op twee manieren ingezet worden:
1. Logistiek
2. Financieel

Met deze koppeling bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. De koppeling is een real-time-koppeling. Dat betekent dat een bestelling direct wordt doorgezet als je hem op betaald zet.

De koppeling kan in de CCV Shop Appstore worden geactiveerd. Je kunt de koppeling gratis uitproberen tot de eerste van de volgende maand. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

Cash: Boekingen vs Verkoopbestellingen

De koppeling van CCV Shop naar Cash zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een financiële transactie wordt aangemaakt in Cash. De financiële transactie is OF een boeking of een verkoopbestelling. Je kunt dit aangeven tijdens de installatie-procedure. Afhankelijk van je pakket heeft de ene mogelijkheid de voorkeur boven de andere. Vraag je accountant naar de beste mogelijkheid.

Als je ervoor kiest om bestellingen door te zetten als verkoopbestellingen in Cash dan worden de producten van de bestelling toegevoegd aan Cash als ze niet al aanwezig zijn. Tijdens het installatie-proces geef je aan hoe de BTW percentages in CCV Shop moeten worden doorgezet naar Cash. Bij het doorzetten van producten worden de producten als volgt gematched:
- Als de SKU van het product gevuld is dan wordt de SKU gebruikt.
- Als de SKU van het product niet gevuld is en de EAN wel dan wordt de EAN gebruikt.
- Is de EAN ook niet gevuld, maar de MPN wel dan wordt de MPN gebruikt.
- Ontbreekt de MPN ook dan wordt het productnummer gebruik.

Voor klanten van bestellingen worden nieuwe debiteuren aangemaakt als ze de eerste keer langskomen. Bestellingen voor dezelfde klant worden op dezelfde debiteur geboekt.

3. Nodig: Cash authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Cash nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Cash een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je via je start-scherm naar Beheer > Gebruikersoverzicht.

Open het Gebruikersoverzicht. Je ziet nu de gebruikersnamen die voor je account gedefinieerd zijn.

Klik nu op Maak aan onderaan het scherm. Er verschijnt een popup scherm waarin je een nieuwe gebruikersnaam kunt aanmaken.

4. Installatie koppeling

De koppeling tussen CCV Shop en Cash activeer je via de CCV Shop Appstore. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de Cash App. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces.

Om de koppeling goed te laten werken heeft de koppeling toegang tot de webwinkel nodig. Via dit scherm geef je toestemming voor dit toegang.

Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, emailadres en de omgevingscode van je Cash account. Deze omgevingscode heb je in de vorige stap aangemaakt. Ook geef je in dit scherm aan of je bestellingen wilt doorzetten als verkoopbestellingen in Cash of als boekingen.

Tot slot geef je de BTW codes en eventueel (bij financiëe boekingen) de grootboekrekening en het dagboek op. Als je klikt op Installeren is de koppeling gelegd.

5. Dagelijks: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

6. Dagelijks: Naar Cash

De bestellingen uit de webwinkel worden in Cash geimporteerd als grootboekmutaties of verkoopbestellingen. In de omschrijving staat het bestelnummer en de besteldatum. Als het factuurnummer wordt doorgegeven vanuit de webwinkel - let op, dit kan niet bij alle webwinkels - dan wordt het bestelnummer als betalingskenmerk gebruikt. In de andere gevallen wordt het bestelnummer als betalingskenmerk toegevoegd.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 6% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de bestelling, een korting voor 21% en een korting met 6%.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.