1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop. De koppeling zorgt dat bestellingen in CCV Shop doorgezet worden naar King. Omdat de bestellingen automatisch worden doorgezet bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling volgt de King werkwijze. Dat betekent:
1. Dat in King alle producten zijn aangemaakt die de webwinkel aanbiedt. Nadat producten in King zijn aangemaakt kunnen deze overgezet worden naar CCV Shop.
2. Bestellingen kunnen alleen naar King worden overgezet als alle producten in de bestelling gedefinieerd zijn in King.
3. Dat de synchronisatie van producten, debiteuren en bestellingen vanuit King wordt opgestart

De koppeling kan in de AppStore van CCV Shop worden geactiveerd. Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je een instructie-email om de installatie af te ronden. Deze handleiding geeft daar ook nog informatie over. Het is mogelijk om ons in te huren voor de begeleiding van de installatie.

2. Features

De koppeling tussen CCV Shop en King importeert de bestellingen uit CCV Shop in de King administratie. Deze bestellingen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Om de bestellingen te importeren moeten er drie dingen gebeuren:

Product-synchronisatie
Alle producten die in de webwinkel verkocht worden moeten in King aanwezig zijn. Hiervoor worden de producten vanuit King naar CCV Shop gestuurd. De gegevens die worden doorgestuurd zijn:
- Naam
- Omschrijving (kort en lang)
- Prijsinformatie
- BTW-code
- Gewichten
- Plaatjes

De eerste keer dat het product naar CCV Shop wordt gestuurd wordt het aangemaakt in CCV Shop. Wordt het product nog eens doorgestuurd dan wordt het product bijgewerkt in CCV Shop.

Debiteuren-synchronisatie
Voordat een bestelling uit CCV Shop geimporteerd kan worden in King dienen eerst de klantgegevens van de bestelling geimporteerd te worden. Dit gebeurt met de debiteuren-synchronisatie die de webwinkeleigenaar vanuit King kan opstarten. De gegevens die worden overgezet zijn:
- Naam en adres-informatie
- BTW informatie indien bekend

De eerste keer dat klant-informatie wordt geimporteerd in King wordt een nieuwe debiteur aangemaakt. De volgende keren - matching op basis van emailadres - wordt de bestelling op de daarvoor aangemaakte debiteur geboekt.

Bestellingen-synchronisatie
Qua bestellingen worden de volgende gegevens in King geimporteerd:
- Het bestelnummer in CCV Shop
- De bestelregels, inclusief BTW. De producten krijgen de productcode in King mee, en worden met die code geboekt op de correct grootboekrekeningen.
- Verzendkosten, betaalkosten, kortingen en toeslagen, inclusief BTW
- De debiteur-code

3. Installatie stap 1

De installatie van de CCV Shop - King koppeling start je vanuit de CCV Shop AppStore:
1. Ga naar de AppStore
2. Selecteer de categorie Boekhouding
3. Klik de koppeling
4. En klik op installeer de koppeling

Je vult een naam en emailadres in. Nadat je de gegevens hebt opgeslagen ontvang je een email van ons met verdere instructies. De koppeling is nu geinstalleerd in CCV Shop. Maar wil je de koppeling werkend krijgen zijn er nog een paar vervolgstappen nodig.

4. King: Configuratie gegevens

Als het goed is heb je een email ontvangen met daarin een licentiecode en een url. In deze stap vul je licentiecode en de url in in King. Met deze gegevens kan je King administratie een connectie maken met je webwinkel. Via deze connectie kunnen King producten naar CCV Shop gestuurd worden en kunnen debiteuren en bestellingen vanuit CCV Shop geimporteerd worden.

Ga in je King-applicatie naar Verkopen > Webwinkel > Vaste gegevens webwinkel. Op dit scherm moet je een aantal gegevens invullen:
- Bij BIZGUID de licentie-code
- Als gebruikersnaam demo
- Wachtwoord demo
- Server https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/king/scheduler.php
- Vink Beveiligde verbinding aan

Er moet een verband gelegd worden tussen de BTW codes in King en de BTW codes in je webwinkel. Hiervoor moet je eerst de BTW codes exporteren. Dit exporteren doe je in twee stappen.

In de tweede tab Versturen van het scherm Vaste gegevens webwinkel geef je aan dat je BTW codes wil exporteren. In de volgende stap ga je producten exporteren, dus vink deze opties oo aan. Klik op Triggers om de verbinding te testen.

Om de BTW codes te exporteren plaats je deze codes in de wachtrij. Hiervoor ga je naar Verkopen > Webwinkel > Wachtrij synchronisatie. Klik op toevoegen en voeg de BTW codes toe aan de wachtrij. Je krijgt een melding hoeveel BTW codes in de wachtrij zijn geplaatst.

In het instellingen-scherm zie je nog twee tabjes staan. In tab Ontvangen geef je aan welke gegevens geïmporteerd moeten worden in King. Vink hier aan: Debiteuren en Orders. In de laatste tab Prospects, debiteuren en orders kun je aangeven of je debiteuren en bestellingen direct wilt accepteren. Wij hebben deze automatische acceptaties uitgeschakeld.

Nu hoef je alleen het programma King Webshop Client op te starten en op Synchroniseren te klikken. De BTW codes worden nu doorgezet zodat je ze in de volgende stap kunt toewijzen aan de BTW codes in de webwinkel.

5. Installatie stap 2

In deze stap leg je een verband tussen de BTW codes in King en de BTW codes in de webwinkel. Ga naar https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/ccvshop-king/settingdetails.php?cloudinvoiceapikey=licentiekey De licentiekey staat in de email die je ontvangen hebt bij de aanmelding.

Selecteer nu het correcte BTW percentage voor de King BTW codes. Klik op Sla de instellingen op. De koppeling is nu geconfigureerd. In de volgende stap ga je de producten uit King exporteren en importeren in je webwinkel.

6. Exporteren producten van King naar CCV Shop

Om de producten vanuit King te exporteren naar de webwinkel ga je naar Verkopen > Webwinkel > Wachtrij synchronisatie. Je klikt net als voorheen op Toevoegen, maar nu kies je om de producten te synchroniseren.

Alleen de producten die zijn aangemerkt als Webartikel worden geëexporteerd. In de King handleiding staat beschreven hoe je een product als Webartikel kunt aanmerken. Bij de import van producten kun je categorieëen en kenmerken / filters meegeven. Een categorie geeft je mee door voor de naam van de categorie de korte string CAT_ te plaatsen. Ook subcategorieën kun je meegeven. Dit doe je door CAT_> voor de categorienaam te plaatsen. De subcategorie wordt gehangen onder de voorgaande categorie. Dus in het plaatje hieronder wordt de categorie Dames onder de categorie schoenen gehangen. Je kunt geen subcategorie van een subcategorie meegeven. Kenmerken geef je mee door de korte string KEN_ voor de filternaam te plaatsen.

Als je op synchroniseren klikt in de King Webshop Client worden vervolgens overgezet naar de webwinkel.

Wanneer je een product wijzigt in King en je wilt het product in je webwinkel bijwerken dan kan dat. Je plaatst het product in de Synchronisatie wachtrij en klikt vervolgens op synchroniseren. Is het product al in de webwinkel aanwezig dan wordt het bijgewerkt. Is het niet (meer) aanwezig dan wordt het product toegevoegd.

7. King: Aanmaken tarieven

Een bestelling kent naast bestelregels ook verzendkosten, betaalkosten en toeslagen. Voor deze 3 dingen dienen tarieven aangemaakt te worden in King met de juiste naam en code.

Ga naar Stamgegevens > Tarieven > Tarieven en maak daar de extra tarieven aan met de volgende gegevens:

1. Verzendkosten:
Maak voor de verzendkosten twee tarieven aan met Tariefcode Verzendkosten21 en Tariefcode Verzendkosten6. Plaats de Tariefcodes in de juiste BTW klasse en opbrengstgroep. Deze waarden zijn afhankelijk van de King administratie. Verzendkosten kunnen in het 6% of 21% BTW tarief vallen, afhankelijk van de inhoud van de bestelling.

2. Betaalkosten:
Maak een product aan met Tariefcode Betaalkosten. Betaalkosten vallen altijd onder het 21% BTW tarief.

3. Toeslag:
Maak twee producten aan met Tariefcode Toeslag6 en Toeslag21. Toeslagen kunnen in het 6% of 21% BTW tarief vallen, afhankelijk van de inhoud van de bestelling.

8. Dagelijks: Synchroniseren bestellingen

Nu de producten uit King in de webwinkel zijn geplaatst kan gestart worden met het importeren van de bestellingen. Het importeren van bestellingen gaat op een vergelijkbare manier als het exporteren van BTW codes en producten. Alleen hoef je nu niets klaar te zetten, want bij het importeren van bestellingen hoeft er niet geëxporteerd te worden.

Je opent de King Webshop Client en klikt op Synchroniseren. Eerst worden alle nieuwe debiteuren geïporteerd. Daarna de bestellingen. In het scherm zie je boodschappen en Responsecodes voorbij komen en daarin kun je lezen of de import goed is gegaan. Zie onderstaand plaatje, HTTP 1/1 200 OK is goed.

Let op: Een bestelling wordt eenmaal doorgestuurd naar King. Op het moment dat de bestelling correct is ontvangen binnen King wordt deze niet voor een tweede keer doorgestuurd.

De nieuwe debiteuren en bestellingen kun je vervolgens accepteren binnen King. Om debiteuren te accepteren ga je naar Verkopen > Webwinkel > Beoordelen prospects en NAW-wijzigingen.

Bestellingen accepteer je in King via Verkopen > Openstaande orders. Klik op Wijzigen bij de bestelling die je wilt goedkeuren. Gebruik vervolgens tab Status.

9. Bijwerken producten

Als je nieuwe producten toevoegt aan King, dan wil je die mogelijk ook toevoegen aan CCV Shop. Ook wijzigingen in producten dienen doorgegeven te worden. Om dit te doen gebruik je dezelfde stappen als in sectie ....

Producten die al in CCV Shop aanwezig zijn worden gewijzigd met de nieuwe gegevens. Producten die nog niet zijn aanwezig zijn worden toegevoegd.

10. Support

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.