1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Octopus. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur wordt aangemaakt in Octopus. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime koppeling. Zodra een bestelling op Betaald wordt gezet in CCV Shop wordt hij doorgezet naar Octopus.

De koppeling kan via de CCV Shop AppStore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling van CCV Shop naar Octopus zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een factuur wordt aangemaakt in Octopus. De facturen in Octopus kun je vervolgens verwerken. De koppeling geeft het bestelnummer door als referentie in de factuur, zodat de webwinkelier gemakkelijk de factuur in Octopus kan matchen met de bestelling in CCV Shop.

Bestellingen van bekende klanten worden in Octopus onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Octopus. Herkennen gebeurt op basis van het emailadres.

3. Nodig: Octopus codes

Je gebruikt de gebruikersnaam / wachtwoord waarmee je inlogt ook om de koppeling te leggen met Octopus. Dit betekent dat als je je wachtwoord wijzigt de toegang voor de koppeling verbroken is. Neem in dat geval contact met ons op. Indien je de mogelijkheid hebt om nieuwe gebruikers aan te maken dan adviseren we je een aparte gebruiker aan te maken voor de koppeling met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

4. Activatie

De koppeling tussen CCV Shop en Octopus wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Octopus koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de koppeling. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces.

Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in van je Octopus account. Klik op Ga verder. De toegang tot Octopus wordt nu gecontroleerd.

In het volgende scherm leg je de relatie tussen de BTW percentages in de CCV Shop webwinkel en je Octopus account. Per BTW percentage kun je ook een grootboekrekening selecteren. Je kunt hier ook vaste debiteuren instellen voor de verschillende betaalmethoden in CCV Shop. Tot slot geef je het dagboek aan waarop geboekt moet worden.

Als je geklikt hebt op Installeer de koppeling dan wordt de koppeling geactiveerd.

5. Dagelijks: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

6. Dagelijks: Naar Octopus

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Octopus als facturen met de status concept. De facturen worden vervolgens in het Octopus boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de factuur is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

De koppeling is een batch-koppeling. Facturen worden eens per dag naar Octopus doorgezet.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.