1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen JouwWeb en Rompslomp.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de JouwWeb webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Rompslomp. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Het is ook mogelijk om betalingen voor de Jouwweb bestellingen door te zetten naar Rompslomp. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Rompslomp, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor JouwWeb en in de FAQ voor Rompslomp.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Jouwweb webwinkel wordt doorgezet naar een Rompslomp factuur.

De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de webwinkel en zet deze klaar om doorgezet te worden naar Rompslomp.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de JouwWeb bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Jouwweb bestelling naar Rompslomp gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Rompslomp aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Jouwweb bestelling al in Rompslomp aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Rompslomp factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Een betaling wordt naar Rompslomp doorgezet door de onbetaalde factuur in Rompslomp op te zoeken en de betaling aan deze factuur toe te voegen. Lukt het niet om de onbetaalde factuur te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De koppeling zal 2 nachten proberen om alsnog de openstaande factuur te vinden en de betaling daaraan toe te voegen. Verschijnt de openstaande factuur 1 of 2 dagen nadat de betaling is gedaan in Rompslomp dan is dat geen probleem.

Als de factuur op een later tijdstip in Rompslomp verschijnt dan kan de betaling alsnog handmatig gekoppeld worden aan deze openstaande factuur via de blauwe Verwerk knop op het dashboard. Omdat de betaling wordt toegevoegd aan een factuur is het niet mogelijk om betalingen door te zetten als er geen factuur te vinden is.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Rompslomp is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Rompslomp een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Stap 1: Authenticatie webwinkel:
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de JouwWeb webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Rompslomp
De connectie met Rompslomp loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Rompslomp voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Rompslomp account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Rompslomp gelegd.

Administratie Rompslomp
Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals de BTW tarieven. Ververs het scherm met de pijltjes naast de Copy knop om de data op te halen die bij de administratie hoort.

Factuurlayout Rompslomp
Na het selecteren van de administratie en het verversen van het scherm via de pijltjes naast de Copy knop kan een factuurlayout geselecteerd worden.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van betalingen wordt een link gelegd tussen de betaalmethoden in je webwinkel en de tussenrekeningen uit Rompslomp. Alle betaalmethoden in je webwinkel worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Rompslomp. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

 

4.Day-to-day: Vanuit JouwWeb

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Rompslomp. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.

Let op: Vanwege de belasting van onze systemen gaan wij maximaal 3 maanden terug in de tijd om de status van bestellingen te controleren en deze alsnog door te zetten. Daarnaast is het aantal bestellingen dat gecontroleerd kan worden beperkt tot 300. Zorg er dus voor dat bestellingen tijdig afgerond worden zodat de koppeling ze kan doorzetten en je ze niet alsnog handmatig over moet tikken.

Bestel- en factuurnummers: JouwWeb bestellingen hebben alleen een bestelnummer, geen factuurnummer. Daarom kan alleen het bestelnummer worden doorgezet.

Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Jouwweb bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Rompslomp. Als de bestelling is doorgezet en voldaan is aan de betaalstatus dan zal er een betaling worden aangemaakt in Rompslomp voor deze bestelling.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.

De koppeling haalt de BTW tarieven op die in de webwinkel zijn ingesteld. Als de BTW tarieven in de webwinkel wijzigen dan dienen de BTW tarieven via het dashboard, tab Configuratie, opnieuw ingesteld te worden.

5.Day-to-day: Naar Rompslomp

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Rompslomp:

  • Datum: besteldatum
  • Vervaldatum: twee weken na de besteldatum - dit kan niet aangepast worden
  • Betaalmethode: betaalmethode zoals ingesteld op het dashboard
  • Klantnummer uit Rompslomp
  • Valuta: EUR
  • Omschrijving: bestelnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer.
  • Factuurprofiel: Zoals ingesteld op het dashboard
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Productid uit Rompslomp
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW code
    • BTW percentage

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Jouwweb worden in Rompslomp geimporteerd door een betaling toe te voegen aan de openstaande factuur. Deze betaling bestaat uit de volgende velden:

  • Bedrag betaald
  • Omschrijving: Het verkoopnummer en de transactie-identifier
  • Kruispost, zoals ingesteld in het dashboard
  • Betaaldatum
Als er geen factuur in Rompslomp gevonden kan worden voor de betaling dan kan de betaling niet aan een openstaande factuur gekoppeld worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Rompslomp debiteur gebruikt als debiteur van de Rompslomp transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Rompslomp. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Jouwweb webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Rompslomp.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/54/rompslomp.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.