1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen JouwWeb en Rompslomp.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de JouwWeb webwinkel dagelijks worden doorgezet naar facturen in Rompslomp. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een gratis 30-dagen proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten stuur dan een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met de vermelding van de licentiesleutel. Wij zullen de koppeling dan stopzetten.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor JouwWeb en in de FAQ voor Rompslomp.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de JouwWeb webwinkel wordt doorgezet naar een Rompslomp factuur. Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien zij de juiste status hebben worden zij doorgezet naar Rompslomp. De statussen kun je instellen via het dashboard, tab Configuratie.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de JouwWeb bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Rompslomp. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Rompslomp aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de JouwWeb bestelling al in Rompslomp aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Rompslomp factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Rompslomp is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Rompslomp een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Rompslomp verderop in de handleiding.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de JouwWeb webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Rompslomp. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Rompslomp administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen en de betaalmethoden.

Accepteren voorwaarden: Voordat je de koppeling kunt installeren en deze gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Stap 1: Authenticatie webwinkel:
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de JouwWeb webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Rompslomp:
De authenticatie met Rompslomp loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Rompslomp voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Rompslomp account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Rompslomp gelegd.

Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals het selecteren van de factuurlayout, de BTW tarieven en - indien van toepassing - het configureren van de betaalmethoden.

Stap 3: Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. Bestellingen met een betaalmethode worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe vaste debiteuren aangemaakt. Let op: Vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor ICP bestellingen altijd een debiteur aangemaakt in Rompslomp.

 

4.Day-to-day: Vanuit JouwWeb

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Rompslomp. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.

Let op: Vanwege de belasting van onze systemen gaan wij maximaal 3 maanden terug in de tijd om de status van bestellingen te controleren en deze alsnog door te zetten. Daarnaast is het aantal bestellingen dat gecontroleerd kan worden beperkt tot 300. Zorg er dus voor dat bestellingen tijdig afgerond worden zodat de koppeling ze kan doorzetten en je ze niet alsnog handmatig over moet tikken.

Bestel- en factuurnummers: JouwWeb bestellingen hebben alleen een bestelnummer, geen factuurnummer. Daarom kan alleen het bestelnummer worden doorgezet.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.

De koppeling haalt de BTW tarieven op die in de webwinkel zijn ingesteld. Als de BTW tarieven in de webwinkel wijzigen dan dienen de BTW tarieven via het dashboard, tab Configuratie, opnieuw ingesteld te worden.

5.Day-to-day: Naar Rompslomp

5.1 De transacties

Deze gegevens worden doorgezet naar Rompslomp:

  • Datum: besteldatum
  • Vervaldatum: twee weken na de besteldatum - dit kan niet aangepast worden
  • Betaalmethode: betaalmethode zoals ingesteld op het dashboard
  • Klantnummer uit Rompslomp
  • Valuta: EUR
  • Omschrijving: bestelnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer. Op verzoek factuurnummer, bij een negatieve factuur Credit factuurnummer.
  • Factuurprofiel: Zoals ingesteld op het dashboard
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Productid uit Rompslomp
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW code
    • BTW percentage

5.2 Debiteuren

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Rompslomp factuur. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Rompslomp. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Is er een bedrijfsnaam bekend van de debiteur dan wordt de debiteur als bedrijf toegevoegd aan Rompslomp. Zo niet dan wordt de debiteur als particulier toegevoegd aan Rompslomp.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

5.3 Producten

BTW producten Indien bij het aanmaken van een Rompslomp factuur een product nog niet in Rompslomp voorkomt, dan maakt de koppeling dit product aan. Voor het aanmaken van het product worden de volgende gegevens gebruikt:
  • Voorraad: aan
  • Beschrijving
  • BTW percentage: Dit percentage wordt uit de verkoopregel overgenomen
  • BTW code: Deze code wordt uit de verkoopregel overgenomen
  • Prijs: eenheidsprijs excl BTW uit de verkoopregel
  • Productcode: Deze is de SKU, EAN of productcode uit de verkoopregel
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Rompslomp. Producten in Rompslomp worden nooit gewijzigd.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je JouwWeb , per wanneer, zijn doorgezet naar Rompslomp.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/55/jouwweb.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/54/rompslomp.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.