1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed naar Cash. Afhankelijk van je wens zorgt deze koppeling er voor dat voor betaalde bestellingen of nieuwe facturen in Lightspeed automatisch een grootboekmutatie of verkoopbestelling gegenereerd wordt in Cash.

De koppelingen met CASH kunnen dus op twee manieren ingezet worden:
1. Logistiek
2. Financieel

Met deze koppeling bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een real-time-koppeling. Dat betekent dat een bestelling direct wordt doorgezet als je hem op betaald zet. Of dat een factuur van Lightspeed naar Cash wordt doorgezet zodra hij is aangemaakt.

De koppeling kan via de Lightspeed AppStore aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode van 30 dagen. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

Cash: Boekingen vs Verkoopbestellingen

De koppeling van Lightspeed naar Cash zorgt dat voor betaalde bestellingen of facturen automatisch een financiële transactie wordt aangemaakt in Cash. De financiële transactie is OF een grootboekmutatie of een verkoopbestelling. Je kunt dit aangeven tijdens de installatie-procedure. Afhankelijk van je pakket heeft de ene mogelijkheid de voorkeur boven de andere. Vraag je accountant naar de beste mogelijkheid.

Lightspeed: Betaalde bestellingen vs facturen

Het is zowel mogelijk om betaalde bestellingen als om facturen vanuit Lightspeed over te zetten. Het voordeel om betaalde bestellingen over te zetten is dat niet-betaalde bestellingen niet in je boekhouding komen. Het nadeel is dat crediteringen niet worden doorgestuurd. Zet je facturen door dan worden Alle facturen doorgestuurd zodra ze worden aangemaakt. Als je nu op bestelniveau koppelt maar je wilt liever facturen koppelen of vv. dan kun je dat aangeven tijdens het installatieproces.

Klant-informatie

Voor klanten van bestellingen worden nieuwe debiteuren aangemaakt als ze de eerste keer langskomen. Bestellingen voor dezelfde klant worden op dezelfde debiteur geboekt.

3. Nodig: Cash authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Cash nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Cash een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je via je start-scherm naar Beheer > Gebruikersoverzicht.

Open het Gebruikersoverzicht. Je ziet nu de gebruikersnamen die voor je account gedefinieerd zijn.

Klik nu op Maak aan onderaan het scherm. Er verschijnt een popup scherm waarin je een nieuwe gebruikersnaam kunt aanmaken.

4. Installatie koppeling

De koppeling tussen Lightspeed en Cash activeer je via de Lightspeed Appstore. Klik het plaatje aan, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en het installatieproces wordt gestart.

De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Hiervoor is expliciet toestemming nodig. De toestemming geef je op onderstaand scherm.

In het vervolgscherm geef je de logingegevens (gebruikersnaam, wachtwoord, relatienummer) van je Cash-account op en de administratie waarop je de verkopen uit Lightspeed wilt boeken. Ook geef je aan of je betaalde bestellingen of facturen wilt doorzetten naar Cash in de vorm van grootboekmutaties of verkoopbestellingen.

De koppeling controleert als je op Ga verder hebt geklikt of de opgegeven administratie bestaat. Zo niet, dan kun je de administratie alsnog selecteren in de lijst van administraties.

Tot slot geef je de BTW codes en eventueel (bij financiëe boekingen) de grootboekrekening en het dagboek op. Als je klikt op Installeren is de koppeling gelegd.

5. Dagelijks: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

6. Dagelijks: Naar Cash

De bestellingen uit de webwinkel worden in Cash geimporteerd als grootboekmutaties of verkoopbestellingen. In de omschrijving staat het bestelnummer en de besteldatum. Als het factuurnummer wordt doorgegeven vanuit de webwinkel - let op, dit kan niet bij alle webwinkels - dan wordt het bestelnummer als betalingskenmerk gebruikt. In de andere gevallen wordt het bestelnummer als betalingskenmerk toegevoegd.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 6% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de bestelling, een korting voor 21% en een korting met 6%.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.