1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed naar Octopus. Afhankelijk van je wens zorgt deze koppeling er voor dat voor betaalde bestellingen of nieuwe facturen in Lightspeed automatisch een factuur gegenereerd wordt in Octopus. Met deze koppeling bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een real-time-koppeling. Dat betekent dat een bestelling direct wordt doorgezet als je hem op betaald zet. Of dat een factuur van Lightspeed naar Octopus wordt doorgezet zodra hij is aangemaakt.

De koppeling kan via de Lightspeed AppStore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling van Lightspeed naar Octopus zorgt dat voor betaalde bestellingen of nieuw aangemaakte facturen automatisch een factuur wordt aangemaakt in Octopus. De webwinkelier kan de factuur vervolgens via Octopus verwerken. De koppeling geeft het bestelnummer of het factuurnummer door in het referentieveld van de factuur, zodat de webwinkelier gemakkelijk de factuur in Octopus kan matchen met de bestelling / factuur in Lightspeed.

Bestellingen van bekende klanten worden in Octopus onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Octopus. Herkennen gebeurt op basis van het emailadres.

3. Nodig: Octopus codes

Je gebruikt de gebruikersnaam / wachtwoord waarmee je inlogt ook om de koppeling te leggen met Octopus. Dit betekent dat als je je wachtwoord wijzigt de toegang voor de koppeling verbroken is. Neem in dat geval contact met ons op. Indien je de mogelijkheid hebt om nieuwe gebruikers aan te maken dan adviseren we je een aparte gebruiker aan te maken voor de koppeling met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

4. Installatie koppeling

De koppeling tussen Lightspeed en Octopus activeer je via de Lightspeed Appstore. Klik het plaatje aan, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en het installatieproces wordt gestart.

De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Hiervoor is expliciet toestemming nodig. De toestemming geef je op onderstaand scherm.

Je wordt automatisch doorgeleid naar een scherm waarmee je de koppeling met Octopus kunt leggen. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in van je Octopus account. Klik op Ga verder.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Octopus. Ook kun je vaste debiteuren selecteren voor de betaalmethoden in je webwinkel. Tenslotte kies je een dagboek voor je verkopen. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Dagelijks: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

6. Dagelijks: Naar Octopus

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Octopus als facturen met de status concept. De facturen worden vervolgens in het Octopus boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de factuur is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

De koppeling is een batch-koppeling. Facturen worden eens per dag naar Octopus doorgezet.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.