1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Magento en .
De koppeling is werkend voor deze versies van Magento: FAQ - Magento versies. De koppeling is een basis koppeling. Magento heeft veel opties in de standaard versie zitten die de koppeling niet ondersteunt. In het bijzonder zijn dat:
- Het uitlezen van verzendadressen. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het uitlezen van betaalkosten. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het toevoegen van kortingen excl BTW. De koppeling ondersteunt dit niet.
- Het toevoegen van creditbedragen - adjustments - in credit-facturen. De koppeling kan dit niet doorzetten omdat de BTW informatie ontbreekt.
- In sommige situaties kan de BTW van gratis artikelen niet correct bepaald worden.
- In sommige situaties komt het BTW percentage niet goed door uit de Magento webwinkel. Dit gebeurt vaak bij kleinere bedragen en/of grote aantallen. Magento webwinkels geven bedragen door in 2 decimalen, niet in 4. Hierdoor ontstaan afrondingsverschillen. Deze facturen zullen handmatig geboekt moeten worden in .
- We zullen dit lijstje aanvullen als we merken dat er meer zaken ontbreken.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Magento en in de FAQ voor .
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de OAuth-sleutels van de koppeling in je Magento webwinkel te de-activeren.
2.Hoe de koppeling werkt
Facturen worden eenmaal per uur opgehaald uit de Magento webwinkel. Deze koppeling zet Magento facturen door, geen Magento bestellingen. De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x webwinkels, vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Magento factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Magento factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de factuurregels.
- Is de factuur een ICP factuur dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Magento factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar verderop in de handleiding.
3.Nodig: Magento na versie 2.1
Magento webwinkels t/m 2.4.3 volgen onderstaande stappen om een connectie met de webwinkel te maken. Voor Magento webwinkels vanaf versie 2.4.4 adviseren wij een integratie aan te maken zoals onderstaand uitgelegd, maar dan zonder callback. Als u daarna contact met ons opneemt zorgen wij er voor dat u de clientid / clientsecret / het access token en de tokensecret kunt invullen om de connectie met de Magento webwinkel te leggen.
Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen.
Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:
1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.
Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.
2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.
Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.
En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):
Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.
De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.
Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.
4.Nodig: Offective API sleutel
Om de koppeling met je Offective account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Offective account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
Offective heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze video vind je hier: https://www.offective.nl/online-administratie-software/api/.De API-knop is terug te vinden in de *module Beheer* onder*Instellingen* en dan *tabblad API*. De gebruiker dient wel eerst uit te loggen en dan weer in te loggen voordat de nieuwe functies zichtbaar zijn. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.
5.Installatie
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Magento webwinkel. Voor Magento 2.x webwinkels heb je dit al in de vorige stap gedaan. Voor Magento 1.9 webwinkels dien je hier nog extra gegevens in te vullen.
2. Het leggen van de connectie met . Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: De koppeling gebruikt de bedragen uit de webwinkel om de BTW percentages te berekenen. Zorg dat afrondingsverschillen geen probleem geven met de BTW percentages.
Authenticatie Magento webwinkel:
Deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor Magento 1.9 webwinkels. Voor Magento 2.x webwinkels is de authenticatie al in de vorige stap gedaan. Het authenticeren van de Magento 1.9 webwinkel doe je als volgt:
- Eerst vul je de admin-url van de webwinkel in met de consumerkey en consumersecret uit de voorgaande stap.
- Daarna klik je op de gele Connect knop om de koppeling de juiste autorisatie te geven. Pas na het uitvoeren van deze twee stappen is een geldige connectie met de Magento webwinkel gelegd. Je ziet dit omdat het bolletje dan groen is.
6.Day-to-day: Vanuit Magento
In deze sectie laten we zien hoe we de facturen ophalen uit de webwinkel.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en controleert ook dat het BTW nummer een geldig BTW nummer is.
BTW berekening: De koppeling gebruikt altijd de prijzen in de [base_] velden, zoals [base_grand_total] en [base_row_total].
Het BTW bedrag in de factuurregels wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag = ['base_row_total_incl_tax'] - ['base_row_total']
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag/ ['base_row_total']
Indien het bedrag excl BTW 0 is dan staat het BTW percentage default op 21%. Dit is helaas niet aan te passen.
Op basis van het BTW percentage wordt de BTW code en de grootboekrekening in bepaald. Wij zien bij sommige Magento webwinkels dat zij zelf correcties doen op de BTW in hun facturen. De BTW komt dan net niet overeen met de BTW van de producten. Dit resulteert in verkeerde BTW percentages, zoals bijv 8% ipv 9% en 22% ipv 21%. De koppeling kan dit niet herstellen en zal een foutmelding geven als 8% en 22% niet in de BTW instellingen voorkomen van de webwinkel. We zien dit probleem over het algemeen optreden bij het gebruik van kleine bedragen. Helaas heeft de koppeling hier geen afdoende oplossing voor.
7.Day-to-day: Naar Offective
De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Offective als bestellingen. Deze bestellingen worden vervolgens in het Offective boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.
Naast de bestellingen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Offective. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
