1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Mijnwebwinkel naar Cash. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Mijnwebwinkel automatisch een bestelling of grootboekmutatie gegenereerd wordt in Cash.

De koppelingen met CASH kunnen dus op twee manieren ingezet worden:
1. Logistiek
2. Financieel

Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bestellingen uit de Mijnwebwinkel webwinkel opgehaald en eens per dag worden de bestellingen doorgezet naar het boekhoudpakket. De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode.

Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je deze handleiding en een installatie-url. De koppeling kun je activeren via deze installatie-url. In deze handleiding staat hoe je dat doet.

2. Features

De koppeling van Mijnwebwinkel naar Cash zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een bestelling of verkooptransactie wordt aangemaakt in Cash. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Standaard worden bestellingen met de status Betaald, Verstuurd en Klaar om af te halen doorgestuurd. Indien gewenst kunnen we dit voor je aanpassen.

De koppeling zet de volgende gegevens door naar Cash:
- De bestelinformatie, zoals het bestelnummer en de besteldatum.
- De bestelregels
- VOor Cash bestellingen: De producten in de bestelregels. Is een product al aanwezig in Cash dan wordt dat product gebruikt. Is een product nog niet aanwezig dan wordt het nieuw toegevoegd. De producten Verzendkosten, Betaalkosten, Korting, Toeslag en Extra kosten zullen bij de eerste bestelling toegevoegd worden.
- De debiteurgegevens worden naar Cash gestuurd. Onder de debiteurgegevens vallen de klantnaam, het klantadres, het emailadres, het BTWnr en het KvKnr. Het BTWnr wordt vooraf op geldigheid gecontroleerd.

Matching
Als een klant of product al in Cash aanwezig is wordt de bestaande klant- cq. productcode gebruikt. Voor klanten wordt gekeken naar het emailadres. Voor producten vindt de matching plaats op:
- SKU
- Als de SKU leeg is EAN
- Als de SKU en EAN niet zijn ingevuld de MPN
- Als de SKU, EAN en MPN niet zijn ingevuld het productnummer
- Als de SKU, EAN, MPN en het productnummer leeg zijn het productid

3. Nodig: MWW Sleutel

De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel maak je aan in je webwinkel-beheeromgeving via Instellingen > API > Token toevoegen.

Let op: Bij de partnerkeuze in het pulldown menu moet je kiezen voor webwinkelfacturen en dus niet voor de naam van je boekhoudsoftware !

De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.

Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.

4. Nodig: Cash' Omgevingscode

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Cash nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Cash een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je via je start-scherm naar Beheer > Gebruikersoverzicht.

Open het Gebruikersoverzicht. Je ziet nu de gebruikersnamen die voor je account gedefinieerd zijn.

Klik nu op Maak aan onderaan het scherm. Er verschijnt een popup scherm waarin je een nieuwe gebruikersnaam kunt aanmaken.

5. Installatie koppeling

Als je de API sleutel in Mijnwebwinkel en de gebruikersnaam en het wachtwoord in Cash hebt aangemaakt kun je de koppeling tussen beide systemen leggen.

Klik op de installatie-url die je in de aanmeldingsmail ontvangen hebt. Er verschijnt nu een eerste instellingen-scherm. Met dit scherm leg je de connectie met je Mijnwebwinkel webwinkel door de Mijnwebwinkel API sleutel in te vullen en de Cash inlog-gegevens. Je geeft ook aan hoe je bestellingen wilt doorzetten naar Cash: Als grootboekmutaties of verkoopbestellingen.

Als je klikt op Ga verder kom je in het laatste installatiescherm. Hier leg je een relatie tussen de BTW-codes in Mijnwebwinkel en de BTW codes en grootboekrekeningen in Cash. Als je de verkopen in Mijnwebwinkel doorzet naar grootboekmutaties selecteer je in dit scherm ook het dagboek voor die mutaties.

6. Day-to-day: Van Mijnwebwinkel

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Cash

De bestellingen uit de webwinkel worden in Cash geimporteerd als grootboekmutaties of verkoopbestellingen. In de omschrijving staat het bestelnummer en de besteldatum. Als het factuurnummer wordt doorgegeven vanuit de webwinkel - let op, dit kan niet bij alle webwinkels - dan wordt het bestelnummer als betalingskenmerk gebruikt. In de andere gevallen wordt het bestelnummer als betalingskenmerk toegevoegd.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 6% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de bestelling, een korting voor 21% en een korting met 6%.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.