1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van OpenCart naar Cash. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in OpenCart automatisch een bestelling of grootboekmutatie gegenereerd wordt in Cash.

De koppelingen met CASH kunnen dus op twee manieren ingezet worden:
1. Logistiek
2. Financieel

Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bestellingen uit de OpenCart webwinkel opgehaald en indien nodig doorgezet. De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode.

Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je deze handleiding en een installatie-url. De koppeling kun je activeren via deze installatie-url. In deze handleiding staat hoe je dat doet.

2. Features

De koppeling van OpenCart naar Cash zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een bestelling of grootboekmutatie wordt aangemaakt in Cash. Deze bestellingen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De status wanneer de bestelling aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingenscherm.

De koppeling zet de volgende gegevens door naar Cash:
- De bestelinformatie, zoals het bestelnummer en de besteldatum.
- De bestelregels
- Bij Cash bestellingen: De producten in de bestelregels. Is een product al aanwezig in Cash dan wordt dat product gebruikt. Is een product nog niet aanwezig dan wordt het nieuw toegevoegd. De producten Verzendkosten, Betaalkosten, Korting, Toeslag en Extra kosten zullen bij de eerste bestelling toegevoegd worden.
- De debiteurgegevens worden naar Cash gestuurd. Onder de debiteurgegevens vallen de klantnaam, het klantadres, het emailadres, het BTWnr en het KvKnr. Het BTWnr wordt vooraf op geldigheid gecontroleerd.

Matching
Als een klant of product al in Cash aanwezig is wordt de bestaande klant- cq. productcode gebruikt. Voor klanten wordt gekeken naar het emailadres. Voor producten vindt de matching plaats op:
- SKU
- Als de SKU leeg is EAN
- Als de SKU en EAN niet zijn ingevuld de MPN
- Als de SKU, EAN en MPN niet zijn ingevuld het productnummer
- Als de SKU, EAN, MPN en het productnummer leeg zijn het productid

3. Nodig: OpenCart API sleutel

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart.zip (OpenCart versie 1.5.6)
- cloudinvoiceopencart20.zip (OpenCart versie 2.x)
Installeer de OpenCart module zoals je ook andere modules installeert. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. Op het configuratie-scherm selecteer je jouw boekhoudpakket. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. Let op: Voor sommige boekhoudpakketten geschiedt de installatie via de boekhoudpakket-appstore. In die gevallen ontvang je deze licentie-code NIET per email, maar krijg je de licentiecode toegewezen tijdens het installatieproces.

De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

Tot slot vul je bij de url in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet . Klik daarna op opslaan.

En voor de OpenCart 2.x versie zoals hieronder getoond:

De OpenCart API sleutel (in OpenCart v1.x terminologie) of de OpenCart Secret Key (in OpenCart v2.x terminologie) wordt hieronder bij de installatie de OpenCart API sleutel genoemd.

4. Nodig: Cash' Omgevingscode

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Cash nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Cash een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je via je start-scherm naar Beheer > Gebruikersoverzicht.

Open het Gebruikersoverzicht. Je ziet nu de gebruikersnamen die voor je account gedefinieerd zijn.

Klik nu op Maak aan onderaan het scherm. Er verschijnt een popup scherm waarin je een nieuwe gebruikersnaam kunt aanmaken.

5. Installatie koppeling

Als je een API-sleutel voor OpenCart hebt bedacht en de extra gebruikersnaam / wachtwoord combinatie in Cash hebt aangevraagd kun je de koppeling tussen OpenCart en Cash leggen.

De installatie gaat verder via deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=opencart&invoicesystem=cash. Er verschijnt een scherm waarop je de API-sleutel van je webwinkel invult, en het relatienummer en de gebruikersnaam / wachtwoord combinatie van Cash. Gebruik hier de gebruikersnaam en het wachtwoord dat je speciaal voor de koppeling hebt aangemaakt. Op dit scherm geef je ook aan of je bestellingen wilt doorzetten naar grootboekmutaties in Cash of naar verkoopbestellingen.

Als je klikt op Installeer de koppeling dan wordt gecontroleerd of het mogelijk is om een koppeling te leggen met de OpenCart webwinkel, Cash en of de administratie die je hebt opgegeven bestaat. Lukt het niet om de koppelingen te leggen dan krijg je een foutmelding. Bestaat de administratie niet dan zie je een scherm waarin je alsnog de correcte administratie kunt selecteren.

In het laatste scherm kun je een relatie leggen tussen de BTW tarieven in OpenCart en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Cash. Klik daarna op opslaan en de koppeling is geactiveerd.

6. Day-to-day: Vanuit OpenCart

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Cash

De bestellingen uit de webwinkel worden in Cash geimporteerd als grootboekmutaties of verkoopbestellingen. In de omschrijving staat het bestelnummer en de besteldatum. Als het factuurnummer wordt doorgegeven vanuit de webwinkel - let op, dit kan niet bij alle webwinkels - dan wordt het bestelnummer als betalingskenmerk gebruikt. In de andere gevallen wordt het bestelnummer als betalingskenmerk toegevoegd.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 6% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de bestelling, een korting voor 21% en een korting met 6%.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.