1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar e-Boekhouden. De koppeling zorgt dat voor bestelingen in Shopify automatisch mutatie worden aangemaakt in e-Boekhouden. Omdat de bestelingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling bepaalde status heeft gekregen dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem. Tijdens de installatie bepaal je bij welke status dat is.

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. Deze koppeling heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

2.Features

Bestellingen uit je Shopify winkel worden doorgezet naar mutatie in e-Boekhouden. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:

- De prijs en BTW uit de regels van de bestelling worden doorgezet naar e-Boekhouden mutaties. De omschrijving van het product wordt alleen doorgezet bij e-Boekhouden facturen.

- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. De debiteur wordt altijd meegegeven met de mutatie. e-Boekhouden controleert zelf of de debiteur aangemaakt moet worden.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

 

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Shopify en e-Boekhouden wordt geinstalleerd vanuit de appstore van Shopify. Je gaat naar de Appstore en zoekt op e-Boekhouden of webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan kom je op onderstaand scherm.

De connectie met Shopify is nu gelegd. Het volgende moet nog gebeuren:
- Accepteren van de Algemene voorwaarden en AVG voor het gebruik van de koppeling
- Het instellen van geldige connectie met e-Boekhouden
- Het inrichten van de relatie tussen de Shopify en e-Boekhouden gegevens

Je doet dit via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De inlogcodes heb je via de email ontvangen

Algemene voorwaarden en AVG

Als je inlogt op het dashboard zie je een popup voor de acceptatie van de Algemene voorwaarden en de AVG. Je kunt pas verder als je deze geaccepteerd hebt.

 

Instellen connectie met e-Boekhouden

Bij e-Boekhouden zie je een rood bolletje staan. Je kunt de connectie met e-Boekhouden leggen door op de blauwe link te klikken.

 

De BTW tarieven uit Shopify koppelen aan de BTW tarieven en grootboekrekeningen uit e-Boekhouden

Dit doe je via tab Configuratie van de koppeling. Je klikt op de blauwe knop Wijzigen en kunt vervolgens de BTW tarieven configureren.

 

 

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

De Shopify koppeling werkt met webhooks*. Zodra er een bestelling in de Shopify webwinkel wordt aangemaakt of een Shopify bestelling wijzigt ontvangen wij hiervan bericht. De koppeling die je hebt ingericht haalt de bestelling op en controleert of de bestelling een status heeft gekregen waarop hij moet worden doorgezet.

Als de bestelling moet worden doorgezet plaatsen wij hem in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de queue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet.

Over het algemeen lopen de queues snel door. Alhoewel bestellingen vaak sneller worden doorgezet kan het in sommige gevallen 1 a 2 uur duren voordat een bestelling jullie boekhoudsysteem bereikt.

Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de bestelling uit:
- We controleren het totaal van de bestelling met de bedragen op de bestelregels en het bedrag aan verzendkosten. Indien hier een verschil in wordt geconstateerd van meer dan een paar cent wordt de bestelling in de Foutenrij geplaatst.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- We controleren of de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code en grootboekrekening in Visma heeft.

Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar het boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

*) Omdat de Shopify koppeling met webhooks dien je na installatie van de koppeling niet meer een bulk hoeveelheid bestellingen te importeren of te wijzigen. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

De bestellingen uit de webwinkel worden in e-Boekhouden.nl geimporteerd als mutaties. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

In de omschrijving staat het bestelnummer, de betaalmethode en evt het factuurnummer waar de bestelling betrekking op heeft. Als het factuurnummer wordt doorgegeven vanuit de webwinkel - let op, dit kan niet bij alle webwinkels - dan wordt het bestelnummer als betalingskenmerk gebruikt. In de andere gevallen wordt het factuurnummer als betalingskenmerk toegevoegd.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 9% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de mutatie, een korting voor 21% en een korting met 9%.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

 

 

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Shopify, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestelingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.