1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en e-Boekhouden. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Shopify automatisch een mutatie of factuur wordt aangemaakt in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet. De koppeling heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

2.Features

Bestellingen uit de Shopify kunnen naar e-Boekhouden worden doorgezet naar e-Boekhouden mutaties of facturen. De default is mutaties, de optie facturen kun je bij ons aanvragen.

De koppeling zet de volgende gegevens door:
- De regels uit de factuur, inclusief de prijs en de BTW. De naam van het product wordt alleen doorgezet bij de optie facturen, niet bij de optie mutaties.
- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer. Bij e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur. Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Matching van debiteuren tussen Shopify en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
- Producten Bij de optie facturen controleert de koppeling eerst of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan wordt het product toegevoegd. Matching vindt plaats op Shopify SKU en e-Boekhouden ArtikelCode.
- Nummers facturen Zet je Shopify bestellingen door naar e-Boekhouden facturen dan geeft de koppeling een omschrijving mee (BoekhoudmutatieOmschrijving in e-Boekhouden) en optioneel het e-Boekhouden factuurnummer. Voor meer informatie zie de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in deze handleiding.
- Nummers mutaties Zet je Shopify bestellingen door naar e-Boekhouden mutaties dan geeft de koppeling een omschrijving, een factuur en een betalingskenmerk mee. Voor meer informatie zie de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in deze handleiding.

Let op bij doorzetten naar mutaties: Bij het doorzetten naar mutaties worden mutaties overschreven bij gelijke factuurnummers. Bij het koppelen van meerdere verkoopsystemen aan 1 e-Boekhouden account zul je moeten zorgen dat de factuurnummers per systeem uniek zijn.
Let op bij doorzetten naar facturen: Bij het doorzetten naar facturen kunnen er afrondingsverschillen ontstaan. Die verschillen ontstaan om we bij e-Boekhouden facturen alleen de eenheidsprijs excl BTW kunnen doorgeven.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

 

4.Installatie

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet.

Je gaat naar de Appstore en zoekt op webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app.

Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.

Er moeten nu nog drie stappen gedaan worden:
1. Het accepteren van de algemene voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee geef je de koppeling toestemming transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Shopify staat slechts 1 BTW per land toe. Andere BTW tarieven voor dat land worden geregeld via Overrides. Helaas kan de koppeling de overrides niet uitlezen via de webwinkel. Om toch met verschillende BTW tarieven te werken per land werkt de koppeling met aparte BTW schema's. Wil je hier meer over weten dan vind je hier een uitleg.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie e-Boekhouden.nl:
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. Helaas staat Shopify ons niet toe om de betaalmethoden uit te lezen uit die je in je webwinkel gebruikt. Daarom werken wij met een vaste lijst betaalmethoden. Het kan zijn dat er betaalmethoden tussen staan die jullie niet gebruiken en dat er betaalmethoden niet in staan die jullie wel gebruiken. Daar is helaas niets aan te doen. Voor meer informatie zie deze FAQ.

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

De Shopify koppeling werkt met webhooks*. Zodra er een bestelling in de Shopify webwinkel wordt aangemaakt of een Shopify bestelling wijzigt ontvangen wij hiervan bericht. De koppeling die je hebt ingericht haalt de bestelling op en controleert of de bestelling een status heeft gekregen waarop hij moet worden doorgezet.

Als de bestelling moet worden doorgezet plaatsen wij hem in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de queue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet.

Over het algemeen lopen de queues snel door. Alhoewel bestellingen vaak sneller worden doorgezet kan het in sommige gevallen 1 a 2 uur duren voordat een bestelling het boekhoudsysteem bereikt.

Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de bestelling uit:
- We controleren het totaal van de bestelling met de bedragen op de bestelregels en het bedrag aan verzendkosten. 
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- We controleren of de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code en grootboekrekening in e-Boekhouden heeft.

Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar het boekhoudsysteem. Nadat de bestelling is doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet neem dan contact met ons op dmv een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij ondersteunen refunds sinds kort. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

*) Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

De bestellingen uit de worden in e-Boekhouden.nl geimporteerd als mutaties of facturen. Per Shopify bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen met name de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.

Facturen

Bij het doorzetten naar e-Boekhouden Facturen geeft de koppeling de volgende velden mee:

  • Het factuurnummer - dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan dat op de volgende manier:
    • bestelnummer (default) of factuurnummer
  • De BoekhoudmutatieOmschrijving
    • bestelnummer - factuurnummer (indien aanwezig) - betaalmethode (indien aanwezig)
  • Datum
  • Factuurprofiel
  • Debiteur
    • De koppeling controleert of een debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet, dan maakt de koppeling de debiteur aan. Zo ja, dan hergebruikt de koppeling de bestaande e-Boekhouden debiteur. De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren.
  • Producten
    • De koppeling controleert of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan maakt de koppeling het product aan. Zo ja, dan hergebruikt de koppeling het bestaande product. De koppeling zal nooit producten wijzigen in e-Boekhouden. Het veld Voor de matching van producten wordt het veld ArtikelCode gebruikt. wordt gebruikt voor de matching van producten.
  • Regels
    • Aantal
    • Code - van het product
    • Omschrijving - de omschrijving in de regel
    • PrijsPerEenheid - eenheidsprijs excl BTW
    • BTWCode - zoals ingesteld via het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

Mutaties

Bij het doorzetten naar e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling de volgende velden mee:

  • Rekening - meestal 1300, op verzoek aan te passen
  • Omschrijving
    • Bestelling bestelnummer, factuur factuurnummer - Betaalmethode betaalmethode
    • Het factuurnummer en de betaalmethode kunnen wegvallen afhankelijk van de contractinstellingen of als ze niet aanwezig zijn in de bestelling.
  • Factuur
    • Het bestelnummer of het factuurnummer, afhankelijk van de contractinstellingen
  • Betalingskenmerk
    • Als het veld FACTUUR van de e-Boekhouden transactie het bestelnummer bevat dan staat hier het factuurnummer
    • Als het veld FACTUUR van de e-Boekhouden transactie het factuurnummer bevat dan staat hier het bestelnummer
  • Debiteur
    • De volledige debiteurgegevens worden meegegeven. e-Boekhouden.nl zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
  • Regels
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW percentage
    • BTW bedrag
    • Grootboekrekening

Let op: Bij het doorzetten naar e-Boekhouden mutaties worden mutaties overschreven bij gelijke factuurnummers. Bij het koppelen van meerdere verkoopsystemen aan e-Boekhouden zul je moeten zorgen dat de bestellingnummers per systeem uniek zijn.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 9% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de mutatie, een korting voor 21% en een korting met 9%.

 

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify , per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.