1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van WooCommerce naar Cash. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in WooCommerce automatisch een bestelling of een grootboekmutatie gegenereerd wordt in Cash.

De koppelingen met CASH kunnen dus op twee manieren ingezet worden:
1. Logistiek
2. Financieel

Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. De koppeling werkt vanaf WooCommerce 3.x. Heb je een oudere versie van WooCommerce dan kun je de koppeling leggen met een plug-in. Zie de FAQ voor meer informatie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bestellingen uit de WooCommerce webwinkel opgehaald en indien nodig doorgezet. Indien je de optie "Webhooks" hieronder kiest worden bestelling waar mogelijk direct doorgezet.

De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode. Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je deze handleiding en een installatie-url. De koppeling kun je activeren via deze installatie-url. In deze handleiding staat hoe je dat doet.

2. Features

De koppeling van WooCommerce naar Cash zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een bestelling of grootboekmutatie wordt aangemaakt in Cash. Deze bestellingen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Wanneer de bestelling of grootboekmutatie aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingenscherm.

De koppeling zet de volgende gegevens door naar Cash:
- De bestelinformatie, zoals het bestelnummer en de besteldatum.
- De bestelregels.
- Bij doorzetten naar Cash bestellingen: De producten in de bestelregels. Is een product al aanwezig in Cash dan wordt dat product gebruikt. Is een product nog niet aanwezig dan wordt het nieuw toegevoegd. De producten Verzendkosten, Betaalkosten, Korting, Toeslag en Extra kosten zullen bij de eerste bestelling toegevoegd worden.
- De debiteurgegevens worden naar Cash gestuurd. Onder de debiteurgegevens vallen de klantnaam, het klantadres, het emailadres, het BTWnr en het KvKnr. Het BTWnr wordt vooraf op geldigheid gecontroleerd.

Matching
Als een klant of product al in Cash aanwezig is wordt de bestaande klant- cq. productcode gebruikt. Voor klanten wordt gekeken naar het emailadres. Voor producten vindt de matching plaats op:
- SKU
- Als de SKU leeg is EAN
- Als de SKU en EAN niet zijn ingevuld de MPN
- Als de SKU, EAN en MPN niet zijn ingevuld het productnummer
- Als de SKU, EAN, MPN en het productnummer leeg zijn het productid

3. Nodig: WooCommerce Sleutels

Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad API. Controleer dat de optie REST API staat aangevinkt.

Ga vervolgens naar het tabblad Keys / Apps en klik op Add new om nieuwe sleutels toe te voegen.

Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.

De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Copieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.

WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorschieten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch nivo regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "API" op ”Add webhook".

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. De naam zal het systeem voor je invullen. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.

Bij "URL" vul je in:
https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij„"UWLICENTIESLEUTEL”” uiteraard uw eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiecode is die je hebt gekregen in je email bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce concumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie„"op te slaan (save)”.

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "API" tab naar subtab "Webhooks" en kiest "de-activeren”.

4. Nodig: Cash' Omgevingscode

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Cash nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Cash een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je via je start-scherm naar Beheer > Gebruikersoverzicht.

Open het Gebruikersoverzicht. Je ziet nu de gebruikersnamen die voor je account gedefinieerd zijn.

Klik nu op Maak aan onderaan het scherm. Er verschijnt een popup scherm waarin je een nieuwe gebruikersnaam kunt aanmaken.

5. Installatie koppeling

Als je de sleutels in WooCommerce hebt aangemaakt en de gebruikersnaam en het wachtwoord in Cash kun je de koppeling tussen WooCommerce en Cash leggen. De installatie begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=woocommerce&invoicesystem=cash. Er verschijnt nu een scherm waarop je de sleutels van je webwinkel invult, en de gegevens om de connectie met Cash te leggen. Dit zijn je apart aangemaakte gebruikersnaam / wachtwoord, je relatienummer en de administratie die je wilt gebruiken voor het boeken van je verkopen. Ook geef je hier aan of je met Cash Handel werkt en de bestellingen wilt doorzetten naar Cash Verkooporders of Cash Financieel en je de bestellingen wilt doorzetten naar grootboekmutaties.

Klik op Ga verder. Op het volgende scherm maak je een link tussen de BTW tarieven van je webwinkel en de BTW tarieven in Cash en je kunt een dagboek toevoegen voor je verkopen. Zodra je de gegevens opslaat is de koppeling actief.

6. Day-to-day: Vanuit WooCommerce

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Cash

De bestellingen uit de webwinkel worden in Cash geimporteerd als grootboekmutaties of verkoopbestellingen. In de omschrijving staat het bestelnummer en de besteldatum. Als het factuurnummer wordt doorgegeven vanuit de webwinkel - let op, dit kan niet bij alle webwinkels - dan wordt het bestelnummer als betalingskenmerk gebruikt. In de andere gevallen wordt het bestelnummer als betalingskenmerk toegevoegd.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 6% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de bestelling, een korting voor 21% en een korting met 6%.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.