1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Woocommerce naar Octopus. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Woocommerce automatisch een factuur gegenereerd wordt in Octopus. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. De koppeling werkt vanaf WooCommerce 3.x. Heb je een oudere versie van WooCommerce dan kun je de koppeling leggen met een plug-in. Zie de FAQ voor meer informatie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bestellingen uit de Woocommerce webwinkel opgehaald en indien nodig doorgezet. Indien je de optie "Webhooks" hieronder kiest worden bestelling waar mogelijk direct doorgezet. De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode. Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je de module per email en een licentie code. In deze handleiding staat hoe de module geïnstalleerd moet worden.

2. Features

De koppeling van WooCommerce naar Octopus zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een factuur wordt aangemaakt in Octopus. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De status wanneer de factuur aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingenscherm. De webwinkelier kan de factuur vervolgens via Octopus verwerken. De koppeling geeft het bestelnummer door in het referentieveld van de factuur, zodat de webwinkelier gemakkelijk de factuur in Octopus kan matchen met de bestelling in WooCommerce.

Bestellingen van bekende klanten worden in Octopus onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Octopus. Herkennen gebeurt op basis van het emailadres.

3. Nodig: WooCommerce Sleutels

Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad API. Controleer dat de optie REST API staat aangevinkt.

Ga vervolgens naar het tabblad Keys / Apps en klik op Add new om nieuwe sleutels toe te voegen.

Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.

De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Copieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.

WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorschieten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch nivo regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "API" op ”Add webhook".

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. De naam zal het systeem voor je invullen. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.

Bij "URL" vul je in:
https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij„"UWLICENTIESLEUTEL”” uiteraard uw eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiecode is die je hebt gekregen in je email bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce concumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie„"op te slaan (save)”.

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "API" tab naar subtab "Webhooks" en kiest "de-activeren”.

4. Nodig: Octopus codes

Je gebruikt de gebruikersnaam / wachtwoord waarmee je inlogt ook om de koppeling te leggen met Octopus. Dit betekent dat als je je wachtwoord wijzigt de toegang voor de koppeling verbroken is. Neem in dat geval contact met ons op. Indien je de mogelijkheid hebt om nieuwe gebruikers aan te maken dan adviseren we je een aparte gebruiker aan te maken voor de koppeling met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

5. Installatie koppeling

Als je de sleutels in WooCommerce en de codes in Octopus hebt aangemaakt kun je de koppeling tussen WooCommerce en Octopus leggen. De installatie begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=woocommerce&invoicesystem=octopus.

Er verschijnt nu een scherm waarop je de API sleutel van je webwinkel invult, en de gebruikersnaam en het wachtwoord van je Octopus account. Je kunt ook de datum van je facturen instellen en instellen wanneer je wilt dat een factuur aangemaakt wordt.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Octopus. Ook kun je vaste debiteuren selecteren voor de betaalmethoden in je webwinkel. Tenslotte kies je een dagboek voor je verkopen. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

6. Day-to-day: Vanuit WooCommerce

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Octopus

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Octopus als facturen met de status concept. De facturen worden vervolgens in het Octopus boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de factuur is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

De koppeling is een batch-koppeling. Facturen worden eens per dag naar Octopus doorgezet.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.