Migreren van oude bestellingen? Dit zijn de tips!

Reparing Robes, Chinese, 1700 - 1825, The Walters Art Museum

Gelukkig!!

Je hoeft niet meer iedere avond je bestellingen vanuit je webwinkel over te tikken in je boekhoudsysteem. Dat kan tegenwoordig automatisch met een koppeling en dat scheelt tijd.

Maar wat doe je met al die bestellingen die al in je webwinkel stonden voordat je met de koppeling aan de slag ging? Al die bestellingen die wel al betaald zijn maar nog niet in je boekhoudsysteem staan? Waarom worden die niet ook automatisch gemigreerd?

De trigger

Het antwoord op deze vraag heeft alles te maken met hoe de koppeling werkt. De koppeling maakt namelijk facturen aan zodra de factuur op ‘betaald’ of ‘verwerkt’ wordt gezet. Dat noemen we een trigger. De actie ‘op betaald of verwerkt zetten’ triggert de aanmaak van de factuur. Hierdoor verschijnt de bestelling direct in je boekhoudpakket. Bij al afgehandelde, betaalde bestellingen ontbreekt die trigger en wordt er dus ook geen factuur aangemaakt. En zodoende komen die bestellingen dus ook niet in je boekhoudpakket.

Logisch. Maar wat kun je hieraan doen?

Toverwoord of niet?

Wordt het dan toch overtikken geblazen? Nee, gelukkig niet. Tenminste, als je gebruik maakt van de platformen SEOshop, Mijnwebwinkel of CCV Shop. Bij die platformen kan de koppeling bestellingen met terugwerkende kracht ophalen en voor elke bestelling een factuur aanmaken in het boekhoudsysteem. Je bent dus gered! Maar… er zitten wel een paar haken en ogen aan zo’n migratie. En het is goed om je te realiseren welke dat zijn.

Bezint eer ge begint

Met een migratie ga je in één keer vele bestellingen toevoegen aan je boekhoudsysteem. Dat is mooi. Maar stel nou dat je na een poosje de koppeling toch iets anders wilt instellen. Je wilt bijvoorbeeld een andere factuurlayout voor je facturen gebruiken. Of je wilt andere informatie in het factuurkenmerk of factuurnummers uit je webwinkel gebruiken voor de facturen in je boekhoudsysteem.

Het kan allemaal voor nieuwe bestellingen, maar niet voor de bestellingen die inmiddels zijn overgezet. Je zou dan alle gemigreerde bestellingen moeten verwijderen, maar dat is bij sommige boekhoudsystemen helemaal niet gemakkelijk. Bij Twinfield en MoneyBird bijvoorbeeld moet je ze een voor een openen en verwijderen. Dat is geen fijn vooruitzicht als het om 3000 facturen gaat. Dat was nou juist het werk waar je van af wilde!

Onze tip: doe pas zo’n migratie als je al wat ervaring hebt opgedaan met de koppeling. Dus probeer hem eerst uit, fine-tune hem, en vraag daarna een migratie aan.

Tijd is geld

We kunnen prima bestellingen met terugwerkende kracht vanaf een platform lezen en we kunnen daar uitstekende facturen van maken. Maar het kost wel tijd. Soms zelfs veel tijd: zo is er een webwinkelplatform waar we maximaal 350 leesacties in 5 minuten kunnen doen. En bij sommige boekhoudsystemen slechts 350 schrijfacties per uur. Je kunt zelf uitrekenen hoeveel tijd je kwijt bent als je 3000 facturen wilt overzetten…

We kunnen overigens wel vaak een tijdelijke ‘speciale status’ aanvragen bij de diverse partijen zodat een migratie van 3000 bestellingen niet 10 uur hoeft te duren. Maar toch.

Onze tip: bereid je erop voor dat een migratie tijdintensief kan zijn. Het is niet een simpele ‘ik druk op een knop en dan komt het wel goed’. We voeren de migratie in stappen uit en vragen je om tussentijds te facturen die zijn doorgestuurd te controleren.

Zekerheid voor alles

Het kan zijn dat je nog in de proefperiode zit van jouw boekhoudpakket. In dat geval kun je soms helemaal nog niet migreren. Sommige boekhoudsystemen hanteren namelijk een restrictie op het aantal facturen dat je in die periode mag toevoegen. Misschien ben je zelf nog niet helemaal zeker of je dit boekhoudsysteem echt wil gaan gebruiken. Ook dan is het zonde om een migratie te gaan doen.

Onze tip: wacht met de migratie van je oude bestellingen totdat je zeker weet dat je het boekhoudsysteem ook echt gaat gebruiken.

Dan heb je ook wat!

Migraties zijn dus niet een kwestie van ‘op een knop drukken’. Migraties vragen extra aandacht, goede voorbereiding en een stabiele omgeving. Maar als je dat voor elkaar hebt dan heb je ook echt wat!

Migraties besparen je erg veel tijd en het geeft veel voldoening als je ziet dat inderdaad alles over is gezet en dat de totalen kloppen. Wij zijn dus voorstander van migraties en ondersteunen onze klanten er graag mee. Met de juiste aanpak leveren ze een goed resultaat en een enorme tijdbesparing op.

Aan deze blog werkte mee:
– Maaike Botden, communicatieadviseur en tekstschrijver met verstand van (financiële) zaken, www.woordatelier.nl

Reageer