Wanneer maak je als webwinkelier een factuur aan?

Tafelklok, Jan van Ceulen, ca 1700 - 1725, http://www.rijksmuseum.nl

Als webwinkelier wil je je producten verkopen. Je wilt goede service verlenen en van iedere klant een tevreden klant maken. Dan zit je niet te wachten op onnodig veel administratieve rompslomp. Met wat vernuftige handigheidjes kun je jezelf veel werk besparen. Bijvoorbeeld door op het juiste moment je facturen aan te maken. Dat scheelt tijd én geld.

Wel bestellen, niet betalen
Je herkent het waarschijnlijk wel: een klant plaatst een order in je webwinkel, maar betaalt niet direct. Bijvoorbeeld omdat hij heeft gekozen voor de betaalwijze ‘overschrijven’. In veel situaties maakt de webwinkel-software dan meteen een factuur aan en verstuurt deze naar de klant. Als de klant gewoon betaalt is er geen probleem. Maar wat nu als de klant afziet van de bestelling en niet betaalt? Die factuur is verstuurd en zit in je administratie … Die moet je dus gaan afboeken met een creditfactuur. Je hebt dan twee facturen voor één bestelling die niet doorgaat en waar je niets aan verdient!

Creditnota’s: zonde van je tijd én slecht voor je reputatie
Wij zien in onze praktijk dat veel webwinkeliers op bovenstaande wijze werken. En dat is om meerdere redenen niet handig:
– Het is zonde van je tijd
– Je vervuilt je administratie met onnodige creditnota’s
– Je verwart potentiele klanten, want eigenlijk moet je die creditnota naar hen toesturen
– Je doet afbreuk aan je reputatie bij de fiscus: de belastingdienst ziet de verhouding creditnota’s / facturen namelijk als een indicator voor de kwaliteit van je bedrijf
– Je bent vrijwillig de belastingdienst aan het financieren als je de btw op de niet betaalde factuur al hebt afgedragen

Profiteer van je positie als webwinkelier
Volgens Pim Klop van administratiekantoor Insight Administratie en Advies moet je vooral profiteren van je bijzondere positie als webwinkelier: “Een ‘normaal’ bedrijf levert goederen of diensten, stuurt hiervoor een factuur en hoopt vervolgens dat de klant gaat betalen. Bij de meeste webshops is het echter zo dat ze pas gaan leveren als er betaald is. Tot het moment van betaling kun je de bestelling van je klant dus als bestelorder zien. Maak daarom pas een factuur aan als je de betaling daadwerkelijk ontvangen hebt!”

Dus
Bovenstaand advies kun je realiseren door de automatische facturatie in het webwinkelsysteem (zoals SEOshop) uit te schakelen. Gebruik je een apart facturatie- / boekhoudsysteem maak dan pas een factuur aan voor een bestelling als deze in de webwinkel de status betaald heeft. Gebruik je één van de webwinkelfactuur-koppelingen dan gaat het automatisch goed. Facturen worden dan pas aangemaakt als de bestelling op betaald wordt gezet.

Zo bespaar je jezelf een hoop tijd én je draagt alleen btw af over betaalde facturen.

Aan deze blog werkte mee:
– Pim Klop, Administratiekantoor Insight Administratie en Advies, www.insight-aa.nl
– Maaike Botden, communicatieadviseur en tekstschrijver met verstand van (financiële) zaken, www.woordatelier.nl

Reageer