1. Samenvatting
Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed POS Restaurant naar Silvasoft. De koppeling zorgt dat voor bonnen in Lightspeed POS Restaurant automatisch een factuur of bestelling wordt aangemaakt in Silvasoft. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Het is met deze koppeling ook mogelijk de omzet per dag door te zetten.
Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden bonnen uit de kassa opgehaald en doorgezet. Kies je voor de optie doorzetten dagomzet dan wordt iedere ochtend vroeg de omzet van de voorgaande dag doorgezet. Let op: De koppeling hanteert einde dag 24:00 en kan hier niet mee varieren. Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.
2. Features
Je kunt de verkopen uit de Lightspeed POS Restaurant kassa op 2 manieren doorzetten naar Silvasoft: 1. Individueel, dat wil zeggen dat iedere bon uit de kassa apart wordt doorgezet. 2. Op basis van dagomzet, dat wil zeg dat alle afgeronde bonnen van 1 dag worden verzameld en als 1 boeking worden doorgezet naar Silvasoft.
Optie 1: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebuik je als je weinig bonnen hebt of als je gebruik maakt van een voorraad-synchronisatie tussen de Lightspeed POS Restaurant kassa en Silvasoft. De bonnen worden doorgezet als factuur of bestelling.
Optie 2: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen die de voorgaande dag zijn afgerond verzameld.
De totale omzet van de voorgaande dag wordt in 1 boeking doorgezet naar een boekhoud transactie
in Silvasoft. In de regels van de boekhoud transactie staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet, waarbij je kunt kiezen uit:
2a. De omzet getotaliseerd per product-categorie
2b. De omzet getotaliseerd per BTW tarief.
In het eerste geval boek je de omzet op de grootboekrekening van de product-categorie.
In het tweede geval boek je de omzet op de
grootboekrekening behorend bij het BTW tarief (omzet).
Tijdens de installatie kun je aangeven of je de omzet per betaalmethode of per productcategorie wilt tonen. Ook kun je tijdens de
installatie grootboekrekeningen instellen. Je kunt
- kruisposten instellen voor de inkomsten per betaalmethode (dus de bedragen aan de debit-zijde)
- en grootboekrekeningen voor de omzet (dus de bedragen aan de credit-zijde), per productcategorie of BTWcode.
3. Nodig toegang Silvasoft
Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.
4. Installatie koppeling
De installatie van de link begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=resto&invoicesystem=silvasoft.
Als je op deze link klikt, of de link naar je browser copieert zie je een scherm waarop je gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem invult: Als je de gegevens hebt ingevuld klik je op de link Ga verder.
Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Lightspeed POS Restaurant en de financiele instellingen in Silvasoft, te weten: De BTW tarieven uit Silvasoft. Je kunt hier aangeven of je de omzet per dag wilt doorzetten. Zo ja dan vul je de grootboekrekeningen voor de categorieen en betaalmethoden in.. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.
5. Day-to-day: Vanuit Lightspeed POS Restaurant
6. Day-to-day: Naar Silvasoft
De verkopen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Silvasoft als bestellingen of facturen. Deze bestellingen of facturen worden vervolgens in het Silvasoft boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling / factuur is de link naar de verkoop in de webwinkel.
Naast de bestellingen / facturen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Silvasoft. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.
7. Support
Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).
In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.
Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.
Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.
Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.