Verkopen registreren of alleen betalingen boeken?

Collectie http://www.rijksmuseum.nl
Rekening van Dubourg aan Philippe Metayer, 1731, betaald 13 december 1737 (in doos met 43 tekeningen), Louis Fabritius Dubourg, 1737. Rijksmuseum, Amsterdam

Iedere maand ontvang je als webwinkelier van je Payment Service Provider (PSP) het geld van je verkopen uit je webwinkel. Volstaat het om dat bedrag te boeken, of moeten alle individuele verkopen geboekt worden?

Wat mag kun je het beste met je accountant bespreken. Hij / Zij kan het beste inschatten hoe jouw bedrijf voor de belastingdienst moet administreren. Wij zien dat de meeste webwinkeliers er voor kiezen de verkopen te boeken en er zijn daarbij 4 argumenten die wij regelmatig horen. Deze argumenten gaan over: Factuurstelsel, BTW, geldstromen en controle. Laten we ze eens in detail bekijken.

I. Factuurstelsel versus kasstelsel
Tegenwoordig wordt steeds vaker het factuurstelsel gebruikt. Allereerst omdat het veel directer inzicht geeft in de financiële stromen waardoor er efficiënter met werkkapitaal omgegaan kan worden. Daarnaast sturen webwinkeliers vaak facturen (bijvoorbeeld aan hun zakelijke klanten) en dan dient BTW opgegeven te worden vanaf die factuurdatum, en niet de datum dat je het geld op je rekening krijgt. Meer informatie over het factuurstelsel staat op de site van de belastingdienst.

II. BTW complexiteit - buitenland
Veel webwinkeliers verkopen aan klanten buiten Nederland, al was het maar aan België. Er zijn drie redenen om de verkopen aan het buitenland goed te registreren: (i) bij particulieren (tegen 21% btw) om de drempelwaarde per land in de gaten te kunnen houden, (ii) bij zakelijke klanten binnen EU (tegen 0%) om de aparte ICP opgaaf te kunnen doen en (iii) te zorgen dat buiten de EU netjes 0% BTW wordt gerekend (dit gaat namelijk best wel vaak fout naar landen zoals Zwitserland). Uit de bulk betaling van je PSP is de BTW met buitenland niet altijd duidelijk.

II. BTW complexiteit - gemengde goederen
Best veel webwinkeliers verkopen een mix aan 6% en 21% goederen, en soms zelf 0% marge goederen. Uit de bulk betaling van je PSP is deze verdeling niet altijd duidelijk.

II. BTW complexiteit - fouten
Daarnaast worden er best vaak fouten gemaakt dat er geen (of foutief) BTW op de verzendkosten en/of betaalkosten wordt gerekend. Verder verwerkt niet iedere webwinkel kortingen slim, terwijl je bij een coupon code juist wil dat de korting netjes wordt teruggerekend naar een combinatie van omzet en btw. Uit de bulk betaling van je PSP is deze nuance niet altijd duidelijk. Sterker, je kunt zelfs zonder het door te hebben, onwettig verkopen in je webwinkel.

Conclusie Ivm de BTW complexiteit is er bij het individueel correct registeren van de verkopen veel nauwkeuriger te boeken, zodanig dat de BTW verwerking klopt en eenvoudig in te dienen is.

III. Overzicht geldstromen
Er is een veelvoud aan betaalmethoden in webwinkels, vaak online vooraf, maar soms ook achteraf. Het is daarbij niet ongebruikelijk dat sommige betaalmethoden direct op de bank binnen komen, en andere via meerdere kanalen zoals PSPs, creditcard maatschappijen en in toenemende mate van affiliate networks zoals Bol.com, Amazon en Beslis.nl. Deze verschillende geldstromen, waarvan sommige periodiek en bulk, worden ook nog eens verminderd door ingehouden kosten. Het correct registreren van deze geldstromen tov de verkopen (en kosten) wordt een stuk eenvoudiger als de individuele verkopen netjes geadministreerd staan.

IV. Controle
Als de belastingdienst controle doet en de vraag stelt, waar zijn uw facturen (of verkooptransacties) over afgelopen jaar? dan is het boekhoudpakket wel een natuurlijke plaats om alle details beschikbaar te hebben. In elk geval kost het je minder tijd als je alle webwinkel verkopen gewoon netjes in je administratie hebt staan en niet hoeft te zoeken naar facturen, excel files, back-ups van een of meerdere webwinkel platformen. Zeker als die controle een paar jaar later is.

Conclusie
De meeste webwinkeliers en accountants registreren de individuele verkopen uit de webwinkel en letteren daartegen slim de geldstromen af. Op die manier is de BTW opgaaf eenvoudig, de omzet accuraat en de administratie op orde!

Aan deze blog werkte mee:
– Remy Engelhard, Cijfermeester