Afletteren voor de webwinkelier

Collectie http://www.rijksmuseum.nl
Vergeef ons onze schulden, zoals ook wij hebben vergeven wie ons iets schuldig was, Johannes Wierix, naar Maarten van Heemskerck, 1646 Rijksmuseum, Amsterdam

Een aflaat is volgens Wikipedia een kwijtschelding voor God van tijdelijke straffen (penitentie) voor zonden die, wat de schuld betreft, reeds vergeven waren. Bij boekhouden kennen we het begrip 'afletteren', een soort positieve aflaat, want we hebben 'geld en omzet' ipv 'straf en zonde'.

Je hebt aan de ene kant betalingen die op verschillende manieren binnenkomen in je boekhoudpakket. Bijvoorbeeld via een bankkoppeling, die individuele betalingen automatisch importeert. Of via een Payment Service Provider (PSP) waar je handmatig de individuele boekingen in je boekhoudpakket kunt importeren. Aan de andere kant heb je je omzet in de vorm van verkooptransacties, ook wel journaalposten, (grootboek)mutaties, financiële transacties, verkoopboekingen of verkoopbonnen genoemd.

En die streep je tegen elkaar weg. Simpel toch? De praktijk leert dat dit helemaal niet zo makkelijk is als het lijkt. De volgende factoren spelen een rol.

Meerdere nummers
Hoe herkent het boekhoudpakket dat een betaling via bank of PSP hoort bij een verkooptransactie? In webwinkels zijn meerdere nummers, waaronder het order_id, cart_id, het bestelnummer en soms ook nog eens een factuurnummer. In de meeste gevallen is het in te stellen dat dezelfde nummers worden meegegeven bij de online betaling als ook bij de verkoopboeking. En dat vereenvoudigt het 'afletteren'.

Betaalmethoden
Er zijn wel 20 verschillende betaalmethoden (zoals bijvoorbeeld iDEAL, Bancontact, creditcard, of bankoverschrijving) en evenzoveel Payment Service Providers. Hier is een goed overzicht . PSPs leveren op meedere manieren meerwaarde aan hun klanten. Zoals bijvoorbeeld het aanbieden van al de verschillende betaalmethoden tegen aantrekkelijke betaalkosten. Ook zijn zij in staat de inkomstenstroom te aggregeren via de bank. Boekhoudpakketten hebben vandaag de dag bank-koppelingen waardoor deze geldstromen automatisch op tussenrekeningen zichtbaar worden. Veel PSPs leveren daarbij een granulair overzicht (soms via MT940 bestanden) en geven in de omschrijving handige informatie mee. Zoals bijvoorbeeld het bestelnummer uit de webwinkel. We doen ons best het verwerken van online betalingen voor onze klanten zo eenvoudig mogelijk te maken, aldus Mollie.
Daarnaast is het zo dat verschillende PSPs op verschillende manieren hun kosten in rekening brengen: als inhouding op de geaggregeerde betaling, of netjes expliciet met een aparte inkoop-factuur. Afhankelijk van het boekhoudpakket is de matching van de inkomsten stroom met de verkoopboekingen derhalve handig in te richten maar niet evident.

Retouren
In webwinkels is het normaal dat bestellingen retour komen, met name in de kledingbranche. Deze blog van emerce.nl geeft inzicht in drivers en tips . Afhankelijk van het boekhoudpakket en de instelling van je koppeling worden deze retouren ook netjes geboekt en de bijbehorende negatieve betalingen verwerkt. Het correleren van de negatieve boeking met de oorspronkelijke boeking is echter niet triviaal omdat de nieuwe transactie niet bij alle PSPs, webwinkel-sofware en boekhoudpakketten op dezelfde wijze gebeurt. We proberen onze klanten te helpen hun retouren zo laag mogelijk te houden en faciliteren negatieve retour-facturen om de afhandeling zo soepel mogelijk te maken, aldus Lightspeed.

Cent-verschillen
Het is een bekend fenomeeen: cent-verschillen. Centverschillen komen door afrondingen in de BTW berekening. Een bedrag € 1,26 exclusief BTW wordt een bedrag € 1,5246 incl BTW. Afgerond is dat € 1,52, maar heb je meerdere regels en rond je per regel af dan kunnen er afrondingsverschillen ontstaan in de eindprijs. De eindprijs incl BTW hangt dus af of je per regel of op het totaalbedrag afrondt. Je webwinkel en boekhoudpakket maken daar een eigen keuze in. Het kan dus zomaar gebeuren dat je webwinkel op regelniveau afrondt en je boekhoudpakket op de totaalprijs. Daardoor kan de prijs incl BTW in het boekhoudpakket afwijken van het bedrag dat betaald is en dat maakt het afletteren moeilijk. Sommige boekhoudsystemen staan toe dat de bedragen inclusief BTW worden aangeleverd. Dat scheelt al een hele hoop voor het afletteren. Want dan blijven de eindbedragen incl BTW over het algemeen gelijk en worden centenverschillen opgevangen in de bedragen excl BTW.

Matching software
Verschillende boekhoudpakketten hebben verschillende algorithmes en slimmigheden om te komen met aflettervoorstellen. Ze maken daarbij gebruik van het bedrag, de datum, de debiteur en omschrijving/referentie nummers. Soms van allemaal als er onduidelijkheid is. Wat vaak helpt is zorgen dat het referentienummer uit de webwinkel overeenkomt met de referentie in de betaling.

Omnichannel
In fysieke winkels wordt bij de kassa ook met meerdere betaalmethoden betaald, zelfs op factuur voor bepaalde klanten. Omdat er veel anonieme verkoop is in de kassa boeken veel retailers (en zeker restaurants) liever de dagomzet. Maar ook hier geldt dat de kasstromen afgeletterd dienen te worden tegen de betaalstromen vanuit de banken en stortingen. Wij zien een enorme groei in Omnichannel, waarin de winkelier zowel online als fysiek, de consument een steeds prettigere winkel- en betaalervaring biedt. Dixit Lightspeed.

Conclusie
Het afletteren van webverkoop is een belangrijk onderwerp voor de webwinkelier en haar/zijn boekhouder. Er komt veel bij kijken door de verschillende betaalmethoden, payment service providers en rekenmethoden in webwinkel en boekhouding. Het loont om dit vooraf goed door te denken en te 'tunen'. Ons advies is altijd dit onderwerp met je boekhouder te bespreken!

Aan deze blog werkten mee:
– Remy Engelhart, Cijfermeester
– Tomas Damen, Mollie
– Lightspeed