Je hebt al een tijdje gewerkt met een automatische koppeling tussen je webwinkel en je boekhoudsysteem. En je bent er blij mee. De koppeling bespaart je veel tijd, want hij zet de meeste bestellingen gewoon over. Die bestellingen hoef je dus niet meer handmatig over te zetten naar je boekhoudsysteem.


De meeste bestellingen. Daar zit een beetje de crux. Want de koppeling zet niet alle bestellingen over. Er blijven er een paar hangen. Waarom zet een koppeling niet alle bestellingen over?


Onze koppelingen zetten altijd alle bestellingen over maar er kunnen twee zaken mis gaan.

Allereerst kan de webwinkel-software en/of de boekhoud-software tijdelijk niet bereikbaar zijn. Daar kunnen diverse redenen voor zijn: Drukte, foutsituaties, andere internet-perikelen. We hebben een slim buffering mechanisme ingericht om deze situaties waar mogelijk te ondervangen, maar dat kan nooit 100%. Uiteraard mag er geen transactie verloren gaan en daarom hebben we een dashboard ingericht waar je altijd kunt zien welke transactie niet is doorgezet en je hem alsnog kunt aanbieden.


De tweede reden is dat een boekhoudsysteem een bestelling kan weigeren. Bijvoorbeeld als een bestelling – vanuit een boekhoudkundig oogpunt - niet correct is. Wij bekijken bestellingen die niet doorgezet worden zorgvuldig. We komen bij deze controle vaak dezelfde fouten tegen. De drie meest voorkomende fouten zijn:


1. Ongeldige BTW nummers
Voor bestellingen naar ondernemers binnen de EU hoef je geen BTW te rekenen. Zij vallen onder de zgn. ICP regeling. Veel webwinkeliers die B2B leveren hebben hiermee te maken. Wil je een ICP bestelling boeken in je boekhoudsysteem, dan heb je een geldig BTW nummer van de buitenlandse ondernemer nodig. De meeste webwinkels stellen dit BTW nummer niet verplicht en controleren de geldigheid van de BTW nummers niet. Bestellingen met ongeldige BTW nummers worden geweigerd door de boekhoudsystemen.


2. Geen BTW op verzendkosten
Er is nogal wat verwarring over, maar je moet BTW afdragen over het bedrag dat jij als verzendkosten rekent. Ook over betaalkosten moet BTW gerekend worden. Webwinkeliers vergeten wel eens om die BTW in te stellen in de webwinkel. De koppeling kan de bestelling niet doorzetten omdat hij niet weet welk BTW tarief eraan hangt. Stel de BTW tarieven goed in, dan wordt in je boekhoudsysteem ook direct de juiste BTW berekend.


3. Foutieve emailadressen
Lastig probleem, want een klant tikt zijn eigen emailadres in en maakt daarin soms een fout. Dubbele punten, eindigen op .n ipv .nl of het toevoegen van spaties zien wij regelmatig voorbij komen. Boekhoudsystemen controleren emailadressen en weigeren een debiteur, en daarmee de hele bestelling, als het emailadres niet correct is. Je ziet steeds vaker dat klanten emailadressen dubbel moeten intikken om de kans op fouten te minimaliseren. Dat is een goede ontwikkeling.


Mocht er toch een keer iets niet goed ingesteld zijn voor jouw bestellingen, dan is er een dashboard ingericht waar je altijd kunt zien welke transactie niet is doorgezet en waar je hem alsnog kunt aanbieden. Ongeldige BTW nummers of foutieve emailadressen zijn op te lossen door in de webwinkel de debiteur gegevens aan te passen. Als je de bestelling dan nog eens aanbiedt worden de nieuwe debiteurgegevens meegenomen en de bestelling alsnog doorgezet. Als je vergeet BTW in te stellen voor verzendkosten is dat in de meeste webwinkels niet aan te passen. BTW kan niet toegevoegd worden aan bestaande bestellingen. Je zult dan zelf, handmatig, de bestelling moeten toevoegen aan je boekhoudsysteem.


Zorg dus dat je je BTW-tarieven goed inricht. Dat bespaart je handmatig werk achteraf. En investeer in controles in je webwinkel op je debiteurgegevens. Ookal zijn deze problemen op te lossen, het is natuurlijk fijner als alles in 1 keer goed gaat voor jouw webwinkel. Dat zorgt voor rust en duidelijkheid.