1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Amazon en Jortt. De koppeling zorgt dat er van bestellingnen in Amazon automatisch een factuur wordt aangemaakt in Jortt. Omdat de bestellingnen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Voor deze koppeling kun je een proefperiode aanvragen via de website. Na het invullen van het formulier ontvang je een email met daarin de installatie-handleiding en de inlogcodes voor jullie persoonlijke dashboard

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.

2.Features

Bestellingen in je Amazon verkoopaccount worden doorgezet naar facturen in Jortt. Hierbij worden doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de prijs, de BTW en de naam van het product.

- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer. De koppeling kijkt eerst of de debiteur al in Jortt bestaat. Zo ja, dan wordt deze debiteur genomen. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Jortt. Matching van debiteuren tussen Amazon en Jortt gebeurt op basis van het e-mailadres.

3.Nodig: Amazon codes

Als je wilt koppelen met Amazon heb je je Amazon SellerID, AuthToken en Marketplace-id nodig. Log in op je Amazon verkoopaccount en ga naar Instellingen > Gebruikersmachtigingen.
Amazon sleutels a

Klik vervolgens op Gan naar referenties voor ontwikkelaars.
Plaatje WooCommerce Sleutels

Je kunt nu de naam van de ontwikkelaar invullen en de ontwikkelaars-id. De ontwikkelaars-id is ... Klik daarna op Volgende.
Plaatje Amazon app connectie

Accepteer de voorwaarden voor het gebruik van de connectie en klik op Volgende.Je ziet nu een scherm met de Verkoper ID, een MWS Authtoken en Marketplace-IDs. Copieer de codes in een apart document en sla het veilig op. De koppeling koppelt de marketplace .nl aan je boekhouding.
Plaatje Amazon Sleutels

4.Installatie

Voor deze koppeling kun je een proefperiode aanvragen via de website. Na het invullen van het formulier ontvang je een email met daarin de installatie-handleiding en de inlogcodes voor jullie persoonlijke dashboard

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met je Amazon Verkoopaccount. Hiermee authenticeer je de koppeling om bestellingnen uit het account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals het leggen van de relatie tussen de BTW tarieven van de Amazon verkopen en de BTW in Jortt

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Amazon:
De authenticatie met het Amazon verkoopaccount gebeurt via de unieke SellerId en Amazon authenticatie token die je in de voorgaande stap bepaald hebt. Als je op de rode knop Connect klikt krijg je een pop-window te zien waar je deze waarden kunt invullen.

Authenticatie Jortt:
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

BTW schema en status
Bij de Amazon koppeling kun je kiezen uit drie BTW-schema's. Het BTW schema Nederland is voor verkopers die de Nederlandse BTW tarieven in hun Amazon account gebruiken. Het BTW schema voor Belgie en Duitsland voor Amazon verkopers die de Belgische resp Duitse BTW tarieven willen gebruiken.

Op dit moment is het met de koppeling nog niet mogelijk om boven de drempelwaarden te verkopen. Deze optie komt in de loop van de tijd wel beschikbaar.

Je kunt ook de status opgeven wanneer bestellingen doorgezet moeten worden naar Jortt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven gebruikt binnen Amazon en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

5.Day-to-day: Vanuit Amazon

Nieuwe Amazon bestellingen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn Pending, PendingAvailability of Shipped. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd aan het boekhoudsysteem en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

6.Day-to-day: Naar Jortt

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgezet naar Jortt facturen. De verzendmethode is Handmatig. De regelbedragen zijn bedragen incl BTW. Als de verkoop betaald is dan krijgt de Jortt factuur de status Factuur reeds voldaan. Is de verkoop nog niet betaald dan wordt de status Betaald via bankoverschrijving. Let op: Het is niet altijd goed te beoordelen of een verkoop al betaald is. Het kan gebeuren dat een verkoop pas op een later moment op betaald wordt gezet in de webwinkel.

We kunnen de instellingen als volgt aanpassen:
- De verzendmethode kan Email worden. Dan wordt de factuur automatisch vanuit Jortt via de email verstuurd naar de klant
- De betaalmethode kan altijd op Factuur reeds voldaan gezet worden
- De bedragen kunnen excl BTW worden doorgevoerd
Als je een van deze opties wenst kun je contact met ons opnemen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingnen uit je Amazon Amazon platform, per wanneer, zijn doorgezet naar Jortt.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/49/amazon.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingnen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.