1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed eCom naar Minox. De koppeling zorgt dat voor bestelingen of facturen in Lightspeed eCom automatisch verkoopboeking worden aangemaakt in Minox. Omdat de bestelingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling op betaald wordt gezet of een factuur wordt aangemaakt dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Je installeert deze koppeling via de Lightspeed Appstore. Deze koppeling heeft een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/28/minox.html.

2.Features

Bestellingen uit je Lightspeed eCom winkel worden doorgezet naar verkoopboeking in Minox. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling of factuur, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Minox verkoopboekingen.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Minox wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt voor de verkoopboeking.
- Artikelen: Producten worden niet aangemaakt in Minox. De naamgeving in de verkoopregels wordt wel doorgezet.

3.Nodig: Minox inrichting

Opdat de koppeling optimaal haar werk kan doen is een goede inrichting van Minox belangrijk. Deze link geeft tips en informatie en wordt verzorgd door Minox zelf: Tips inrichting Minox.

4.Installatie koppeling Lightspeed - Minox

De koppeling tussen Lightspeed en Minox activeer je via de Lightspeed Appstore. Klik het plaatje aan, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en het installatieproces wordt gestart.

Start activatie Lightspeed - Minox De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Hiervoor is expliciet toestemming nodig. De toestemming geef je op onderstaand scherm.

Toestemming lezen bestellingen uit Lightspeed

Je wordt automatisch doorgeleid naar een scherm waarmee je de koppeling met Minox kunt leggen. Vul de sleutel in van je Minox account. Klik op Ga verder.

Installatiescherm koppeling Lightspeed - Minox

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Minox. Ook kun je vaste debiteuren selecteren voor de betaalmethoden in je webwinkel. Tenslotte kies je een dagboek voor je verkopen. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

Relatie tussen de BTW tarieven in Lightspeed en Minox

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

6.Day-to-day: Naar Minox

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Minox als verkoopboekingen. Deze verkoopboekingen worden vervolgens in het Minox boekhoudsysteem verder verwerkt. De omschrijving in de boeking is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Naast de bestellingen maakt de koppeling ook debiteuren aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur al aanwezig is in Minox. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

 

 

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling of factuur uit je Lightspeed eCom, per wanneer, zijn doorgezet naar Minox. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestelingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling of factuur in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/28/minox.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.