1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed naar MoneyBird. Afhankelijk van je wens zorgt deze koppeling er voor dat voor betaalde bestellingen of nieuwe facturen in Lightspeed automatisch een factuur gegenereerd wordt in MoneyBird. Met deze koppeling bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een real-time-koppeling. Dat betekent dat een bestelling direct wordt doorgezet als je hem op betaald zet. Of dat een factuur van Lightspeed naar MoneyBird wordt doorgezet zodra hij is aangemaakt.

De koppeling kan via de Lightspeed AppStore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling van Lightspeed naar MoneyBird zorgt dat voor betaalde bestellingen of nieuw aangemaakte facturen automatisch een factuur wordt aangemaakt in MoneyBird. Als de koppeling een factuur aanmaakt in Moneybird dan worden er standaard twee extra 'requests' meegegeven.
I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.
II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal' request door met 'betaald' als de bestelling in de webwinkel betaald is. Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'. Als een bestelling het 'betaal' request heeft meegekregen zal de status van de factuur in Moneybird 'betaald' zijn.

Klanten worden - als ze voor de eerste keer langskomen bij de koppeling - nieuw aangemaakt, met verzend-optie 'handmatig'. Daarna worden bestellingen voor deze klant steeds op hetzelfde klantnummer geboekt. Bij het boeken op het klantnummer wordt eerst gekeken of de klant nog steeds aanwezig is in MoneyBird. Zo nee, dan wordt hij opnieuw aangemaakt.

3. Installatie koppeling

De koppeling tussen Lightspeed en MoneyBird activeer je via de Lightspeed Appstore. Klik het plaatje aan, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en het installatieproces wordt gestart.

De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Hiervoor is expliciet toestemming nodig. De toestemming geef je op onderstaand scherm.

Je komt automatisch op een scherm terecht waar je aangeeft of je met de nieuwe of oude versie wilt koppelen. Afhankelijk van de keuze moet je de MoneyBird url van je webwinkel invullen of de administratie-code. Nadat je deze gegevens hebt ingevuld geef je toestemming voor de koppeling. Dit gebeurt met OAuth, een zeer veilige manier om de verbinding tussen twee systemen op te zetten.

In de laatste stap leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Lightspeed en de BTW tarieven in MoneyBird en tussen de betaalmethoden van beide systemen.

4. Dagelijks: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

5. Dagelijks: Naar MoneyBird

De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.

Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:
I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.
II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.

Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.

Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.

6. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.