1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en Exact Online.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Shopify webwinkel dagelijks worden doorgezet naar een bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. Er is een 30-dagen gratis proefperiode. De koppeling is een realtime koppeling. Als een bestelling een bepaalde status heeft gekregen wordt deze zo snel mogelijk naar je boekhoudsysteem doorgezet. Als je de koppeling wilt stopzetten dan kan dat via de backend van je Shopify webwinkel.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Shopify en in de FAQ voor Exact Online.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Shopify webwinkel kan naar Exact Online worden doorgezet als een Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Shopify bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Shopify bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Exact Online. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Shopify bestelling al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Exact Online transactie (financiele boeking, factuur, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Shopify bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.

3.Voorbereiding Exact Online

Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.

Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html

4.Installatie

Je gaat naar de Appstore en zoekt op webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app.

Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar je persoonlijke dashboard.

Er moeten nu nog drie stappen gedaan worden:
1. Het accepteren van de algemene voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee geef je de koppeling toestemming transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Shopify staat slechts 1 BTW per land toe. Andere BTW tarieven voor dat land worden geregeld via Overrides. Helaas kan de koppeling de overrides niet uitlezen via de webwinkel. Om toch met verschillende BTW tarieven te werken per land werkt de koppeling met aparte BTW schema's. Wil je hier meer over weten dan vind je hier een uitleg.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Exact Online:
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. Helaas staat Shopify ons niet toe om de betaalmethoden uit te lezen uit die je in je webwinkel gebruikt. Daarom werken wij met een vaste lijst betaalmethoden. Het kan zijn dat er betaalmethoden tussen staan die jullie niet gebruiken en dat er betaalmethoden niet in staan die jullie wel gebruiken. Daar is helaas niets aan te doen. Voor meer informatie zie deze FAQ.

In de lijst debiteuren staan de Exact Online debiteuren met in de naam een specifieke substring. Zie de FAQ voor meer informatie.

De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat dan wordt deze rekening ook getoond.

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

Doorzetschema: Shopify werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op. Veelal wordt het BTW nummer vanuit Shopify niet meegegeven in een apart veld. Het BTW nummer kun je daarom in het opmerkingenveld van de debiteur of de bestelling zelf zetten. De koppeling zal het BTW nummer daaruit uitlezen. Zie ook in de FAQ.

Om te bepalen of een bestelling qua BTW onder ICP of Internationaal valt bekijkt de koppeling het veld [total_tax] in de bestelling. Is dit veld gelijk aan 0 en is de levering buiten het webwinkel land en binnen de EU dan gaat het om een ICP bestelling. Is de levering buiten de EU dan is het een internationale levering. De koppeling controleert dus niet of er op de afzonderlijke bestelregels wel BTW is ingesteld.

Refunds: Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet neem dan contact met ons op dmv een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij ondersteunen refunds sinds kort. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

6.Day-to-day: Naar Exact Online

De synchronisatie van gegevens tussen Shopify en Exact Online is als volgt.

6.1 De transacties

Bij het aanmaken van nieuwe transacties in Exact Online worden bestellingnummers doorgezet en mogelijk nieuwe debiteuren en producten aangemaakt.

Financiele boekingen

  • Omschrijving: bestelnummer, factuurnummer
  • Betalingskenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
  • Uw kenmerk: bestelnummer
  • Valuta: De valuta van de Woocommerce bestelling. Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.

Facturen

  • Omschrijving: Bestelnummer bestelnummer, factuur factuurnummer of bestelnummer / factuurnummer
  • Betalingskenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
  • Uw kenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
  • Valuta: De valuta van de Woocommerce bestelling. Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.
  • Opmerking: Betaalmethode # Opmerking bij Woocommerce bestelling

Bestellingen

  • Omschrijving: bestelnummer
  • Betalingskenmerk: bestelnummer, op aanvraag het factuurnummer
  • Uw kenmerk: bestelnummer
  • Valuta: De valuta van de Woocommerce bestelling. Deze optie staat standaard uit. Je kunt contact met ons opnemen als je hier van gebruik wilt maken.

6.2 Debiteuren

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie Exact Online bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres. Deze optie is niet beschikbaar voor Exact Online facturen of financiele boekingen.

6.3 De producten

Uitzetten grootboeksturing Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen via webcare@webwinkelfacturen.nl

Aanmaken nieuwe producten in Exact Online Indien de bestellingen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Woocommerce en Exact Online kun je in de FAQ nalezen.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Product- en voorraadsynchronisatie van Exact Online naar Shopify Er is geen product- of voorraadsynchronisatie van Exact Online naar Shopify.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Shopify , per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.