1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar Exact Online Basis, Premium of Handel. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Shopify automatisch een factuur, verkooptransactie of verkooporder wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Zodra een bestelling van status wijzigt controleert de koppeling of de bestelling doorgezet moet worden naar Exact Online. Tijdens de installatie geef je aan wanneer bestellingen worden doorgezet.

De koppeling kan via de Shopify Appstore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode van 30 dagen.

2. Features

Bestellingen uit je Shopify winkel worden doorgezet naar bestellingen, facturen of transacties in Exact Online. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Exact Online bestellingen, facturen of transacties. Als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen controleert de koppeling (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. De koppeling controleert of de debiteur al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt voor de koppeling. Zo nee, dan wordt de debiteur aangemaakt. Matching vindt plaats op basis van emailadres.
- De producten met prijs en BTW informatie.
Als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen controleert de koppeling (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.
- Er is voorraadsynchronisatie van Exact Online naar Shopify mogelijk.
Deze functionaliteit is recent opgeleverd. Neem contact met ons op als je van deze synchronisatie gebruik wilt maken. Meer details in de sectie Voorraad bijwerken hieronder.

3. Installatie koppeling

De koppeling tussen Shopify en Exact Online wordt geinstalleerd vanuit de appstore van Shopify. Je gaat naar de Appstore en zoekt op Exact Online of webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je dit scherm goedgekeurd dan komt je op het volgende scherm van de configuratie terecht.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De administratie waarop je de omzet wilt boeken. Als je deze niet weet vul dan Default in. Je krijgt later de kans de administratie alsnog te selecteren

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Shopify en de financiele instellingen in Exact Online, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen, de betaalmethoden aan debiteuren of tussenrekeningen en het dagboek en mogelijk het magazijn. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

4. Day-to-day: Vanuit Shopify

Iedere uur worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

5. Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De producten in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van emailadres.

Doorzetten producten
Facturen en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het opnieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Doorzetten bestel- / factuurgegevens
Als de klant en de producten bekend zijn dan kan de bestelling / factuur / transactie in Exact Online worden aangemaakt. De koppeling geeft prijzen, BTW percentages en grootboekrekeningen door, daar waar van toepassing.

6. Bijwerken voorraad - Beta

Als je gebruik maakt van Exact Handel en je wilt producten en/of voorraad synchroniseren tussen Shopify en Exact Online dan kan dat. Qua producten en voorraad kennen we de volgende varianten:
- Doorzetten van producten van Shopify naar Exact Online
- Doorzetten van producten van ExactOnline naar Shopify
- Doorzetten voorraad van Exact Online naar Shopify
Let op: Bij het doorzetten van producten worden alleen nieuwe producten toegevoegd. Bestaande producten worden niet gewijzigd.
Let op: Als je in de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan interpreteert de koppeling de productprijzen in Exact Online als prijzen incl BTW. Gebruik je in de webwinkel prijzen excl BTW dan interpreteert de koppeling de prijzen van producten in Exact Online als prijzen excl BTW.

Het is belangrijk eerst te zorgen dat alle producten in de webwinkel ook in Exact Online staan. We kunnen daarvoor een eerste product-synchronisatie draaien. Let op, met een product-synchronisatie kunnen we maximaal 2500 producten doorzetten. We brengen voor een producten-synchronisatie eenmalig € 57,50 in rekening. Na de initialisatie fase kun je er voor kiezen om een product-synchronisatie te blijven draaien. Deze kan lopen van de webwinkel naar Exact Online of van Exact Online naar de webwinkel.

Doorzetten van producten van Shopify naar ExactOnline

De Shopify producten worden ingelezen en doorgezet naar Exact Online. Bij het doorzetten van de producten wordt ook de prijs van het product en de BTW code doorgegeven. Tijdens het doorzetten wordt gecontroleerd of het product al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt het product niet nogmaals doorgezet. Bij het matchen van producten tussen Shopify en Exact Online wordt de volgende procedure gebruikt:
- Eerst matching op de SKU van het artikel in de Shopify webwinkel en de artikelcode van Exact Online.
- Daarna eventueel matching op productnummer van het artikel in Shopify en de artikelcode in Exact Online.

Doorzetten van producten van Exact Online naar Shopify

De producten worden uit Exact Online gelezen en toegevoegd aan Shopify. De velden Naam, Omschrijving, Prijs en BTWpercentage worden overgenomen.

Bijwerken voorraad in Shopify

Bij de start van voorraad-synchronisatie wordt eerst een volledige synchronisatie gedraaid. Dat betekent dat de voorraad van alle webwinkelproducten in Exact Online wordt doorgezet naar Shopify. Na deze eerste voorraad-synchronisatie wordt de voorraad in Shopify via Exact Online webhooks bijgewerkt. Dit betekent dat ons platform bij een voorraadwijziging een melding uit Exact Online ontvangt. Deze melding leidt er toe dat de voorraad in Shopify wordt aangepast. Hier kan een tijdsverschil bij optreden omdat wij queueing gebruiken en het soms druk is met andere voorraadwijzigingen. De voorraad van een product in Exact Online wordt bepaald met de formule: Fysieke voorraad - plannedout van het product.

Kosten voorraad en/of productsynchronisatie

De kosten verbonden aan voorraad en/of product synchronizatie is 5$/maand.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Shopify, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: FAQ Bol.com en FAQ Exact Online.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.