1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en Exact Online. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Shopify automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling bepaalde status heeft gekregen dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem. Tijdens de installatie bepaal je bij welke status dat is.

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. Deze koppeling heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

2.Features

Bestellingen uit je Shopify winkel worden doorgezet naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Exact Online. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Exact Online verkoopboekingen, -facturen of -bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Exact Online wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op e-mailadres. Let op: De koppeling probeert ook zo goed mogelijk verzendadressen door te zetten. Dit dient wel altijd vooraf geverifieerd te worden door de winkel-eigenaar.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.

3.Voorbereiding Exact Online

Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.

Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Shopify en Exact Online wordt geinstalleerd vanuit de appstore van Shopify. Je gaat naar de Appstore en zoekt op webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Add app.

Als je op de knop Add app klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan kom je op onderstaand scherm.

De connectie met Shopify is nu gelegd. Het volgende moet nog gebeuren:
- Accepteren van de Algemene voorwaarden en AVG voor het gebruik van de koppeling
- Het instellen van geldige connectie met Exact Online
- Het inrichten van de relatie tussen de Shopify en Exact Online gegevens

Je doet dit via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De inlogcodes heb je via de email ontvangen

Algemene voorwaarden en AVG

Als je inlogt op het dashboard zie je een popup voor de acceptatie van de Algemene voorwaarden en de AVG. Je kunt pas verder als je deze geaccepteerd hebt.

Instellen connectie met Exact Online

Bij Exact Online zie je een rood bolletje staan. Je kunt de connectie met Exact Online leggen door op de rode Connect knop te klikken. Je legt de connectie met Exact Online via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Exact Online. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Exact Online account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd.

De BTW tarieven

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de configuratie afronden. Je begint met het selecteren van de Exact Online administratie waar je de omzet naar toe wilt hebben. Vervolgens selecteer je het juiste dagboek en de betaalconditie. Let op: Je kunt het dagboek en de betaalconditie pas selecteren als je eerst de administratie hebt ingesteld.

Tot slot kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

Dit doe je via tab Configuratie van de koppeling. Je klikt op de blauwe knop Wijzigen en kunt vervolgens de BTW tarieven configureren.

5.Day-to-day: Vanuit Shopify

De Shopify koppeling werkt met webhooks*. Zodra er een bestelling in de Shopify webwinkel wordt aangemaakt of een Shopify bestelling wijzigt ontvangen wij hiervan bericht. De koppeling die je hebt ingericht haalt de bestelling op en controleert of de bestelling een status heeft gekregen waarop hij moet worden doorgezet.

Als de bestelling moet worden doorgezet plaatsen wij hem in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de queue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet.

Over het algemeen lopen de queues snel door. Alhoewel bestellingen vaak sneller worden doorgezet kan het in sommige gevallen 1 a 2 uur duren voordat een bestelling het boekhoudsysteem bereikt.

Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de bestelling uit:
- We controleren het totaal van de bestelling met de bedragen op de bestelregels en het bedrag aan verzendkosten. 
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- We controleren of de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code en grootboekrekening in Exact Online heeft.

Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar het boekhoudsysteem. Nadat de bestelling is doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet neem dan contact met ons op dmv een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij ondersteunen refunds sinds kort. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

*) Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

6.Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De productgegevens in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Doorzetten producten
Facturen en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het product automatisch nieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar "Exact Online bestellingen" worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

7.Bijwerken voorraad

Als je gebruik maakt van Exact Handel en je wilt producten en/of voorraad synchroniseren tussen Shopify en Exact Online dan kan dat. Qua producten en voorraad kennen we de volgende varianten:
- Doorzetten van producten van Shopify naar Exact Online
- Doorzetten van producten van Exact Online naar Shopify
- Doorzetten voorraad van Exact Online naar Shopify
Let op: Bij het doorzetten van producten worden alleen nieuwe producten toegevoegd. Bestaande producten worden niet gewijzigd.
Let op: Als je in de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan interpreteert de koppeling de productprijzen in Exact Online als prijzen incl BTW. Gebruik je in de webwinkel prijzen excl BTW dan interpreteert de koppeling de prijzen van producten in Exact Online als prijzen excl BTW.

Het is belangrijk eerst te zorgen dat alle producten in de webwinkel ook in Exact Online staan. We kunnen daarvoor een eerste product-synchronisatie draaien. Let op, met een product-synchronisatie kunnen we maximaal 2500 producten doorzetten. We brengen voor een product-synchronisatie eenmalig € 67,50 in rekening. Na de initialisatie fase kun je er voor kiezen om een product-synchronisatie te blijven draaien. Deze kan lopen van de webwinkel naar Exact Online of van Exact Online naar de webwinkel.

Doorzetten van producten van Shopifye naar Exact Online

De Shopify producten worden ingelezen en doorgezet naar Exact Online. Bij het doorzetten van de producten wordt ook de prijs van het product en de BTW code doorgegeven. Tijdens het doorzetten wordt gecontroleerd of het product al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt het product niet nogmaals doorgezet. Bij het matchen van producten tussen Shopify en Exact Online wordt de volgende procedure gebruikt:
- Eerst matching op de SKU van het artikel in Shopify en de artikelcode van Exact Online.
- Daarna matching op het productnummer van het artikel in Shopifye en de artikelcode in Exact Online.

Doorzetten van producten van Exact Online naar Shopify

De producten worden uit Exact Online gelezen en toegevoegd aan Shopify. De velden Naam, Omschrijving, Prijs en BTWpercentage worden overgenomen.

Bijwerken voorraad in Shopify

Bij de start van een voorraad-synchronisatie wordt eerst een volledige synchronisatie gedraaid. Dat betekent dat de voorraad van alle webwinkelproducten in Exact Online wordt doorgezet naar Shopify. Na deze eerste voorraad-synchronisatie wordt de voorraad in Shopify via Exact Online webhooks bijgewerkt. Dit betekent dat ons platform bij een voorraadwijziging een melding uit Exact Online ontvangt. Deze melding leidt er toe dat de voorraad in Shopify wordt aangepast. Hierbij kan een tijdsverschil optreden omdat wij queueing gebruiken en het soms druk is met andere voorraadwijzigingen. De voorraad van een product in Exact Online wordt bepaald met de formule: Fysieke voorraad - plannedout van het product.

Kosten voorraad- en/of product-synchronisatie

Voor deze optie brengen we $ 5,- per maand extra in rekening.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Shopify, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.