1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar Moneybird. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Shopify automatisch factuur worden aangemaakt in Moneybird. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling bepaalde status heeft gekregen dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem. Tijdens de installatie bepaal je bij welke status dat is.

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. Deze koppeling heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

2.Features

Bestellingen uit je Shopify winkel worden doorgezet naar factuur in Moneybird. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet

- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Moneybird wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Moneybird, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Moneybird aanwezig zijn.
 

3.Installatie koppeling

De koppeling tussen Shopify en Moneybird wordt geinstalleerd vanuit de appstore van Shopify. Je gaat naar de Appstore en zoekt op Moneybird of webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan kom je op onderstaand scherm.

De connectie met Shopify is nu gelegd. Het volgende moet nog gebeuren:
- Accepteren van de Algemene voorwaarden en AVG voor het gebruik van de koppeling
- Het instellen van geldige connectie met Moneybird
- Het inrichten van de relatie tussen de Shopify en Moneybird gegevens

Je doet dit via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De inlogcodes heb je via de email ontvangen

Algemene voorwaarden en AVG

Als je inlogt op het dashboard zie je een popup voor de acceptatie van de Algemene voorwaarden en de AVG. Je kunt pas verder als je deze geaccepteerd hebt.

 

Instellen connectie met Moneybird

Bij Moneybird zie je een rood bolletje staan. Je kunt de connectie met Moneybird leggen door op de blauwe link te klikken.

 

Het configureren van de koppeling

Dit doe je via tab Configuratie van de koppeling. Er dienen 4 zaken aangepast te worden:

1. Het moment waarop de Shopify bestelling doorgezet moet worden naar Moneybird.

2. De administratie_id van Moneybird.

3. De factuurlayout binnen Moneybird. Let op, dit is geen workflow-layout. De koppeling doet niets met workflow-layouts.

4. De BTW instellingen en grootboekrekeningen.

Je klikt op de blauwe knop Wijzigen om de gegevens aan te passen. Bij stap 4, De BTW instellingen en grootboekrekeningen zie dat er als volgt uit.

 

 

4.Day-to-day: Vanuit Shopify

De Shopify koppeling werkt met webhooks*. Zodra er een bestelling in de Shopify webwinkel wordt aangemaakt of een Shopify bestelling wijzigt ontvangen wij hiervan bericht. De koppeling die je hebt ingericht haalt de bestelling op en controleert of de bestelling een status heeft gekregen waarop hij moet worden doorgezet.

Als de bestelling moet worden doorgezet plaatsen wij hem in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de queue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet.

Over het algemeen lopen de queues snel door. Alhoewel bestellingen vaak sneller worden doorgezet kan het in sommige gevallen 1 a 2 uur duren voordat een bestelling jullie boekhoudsysteem bereikt.

Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de bestelling uit:
- We controleren het totaal van de bestelling met de bedragen op de bestelregels en het bedrag aan verzendkosten. Indien hier een verschil in wordt geconstateerd van meer dan een paar cent wordt de bestelling in de Foutenrij geplaatst.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- We controleren of de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code en grootboekrekening in Visma heeft.

Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar het boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

*) Omdat de Shopify koppeling met webhooks dien je na installatie van de koppeling niet meer een bulk hoeveelheid bestellingen te importeren of te wijzigen. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

5.Day-to-day: Naar Moneybird

De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.

Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:

I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.

II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.

Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.

Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

 

 

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Shopify, per wanneer, zijn doorgezet naar Moneybird. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.