1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Woocommerce en Exact Online.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Woocommerce webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Woocommerce bestellingen door te zetten naar Exact Online. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Wij doen ons uiterste best de handleidingen uptodate te houden. Aan de inhoud van deze handleiding kunnen geen rechten worden ontleend. We waarderen klant feedback om de handleidingen nog beter te maken.
- Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Woocommerce en in de FAQ voor Exact Online.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Woocommerce webwinkel wordt doorgezet naar een Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Er is zelfs de mogelijkheid om directe verkoopfacturen aan te laten maken in Exact Online. Deze optie kun je niet instellen via het dashboard - dat zorgt voor teveel verwarring - maar je kunt hem wel bij ons aanvragen.
Let op: De koppeling maakt de factuur, bestelling of verkoopboeking altijd aan met status Concept. Dit omdat het verwijderen of aanpassen anders heel lastig is in Exact Online.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Woocommerce webwinkel, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ.
Als de optie Betaling doorboeken op tussenrekening is ingeschakeld zal voor iedere doorgezette bestelling naar Exact Online ook de opdracht om de betaling door te zetten worden aangemaakt.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Let op: De koppeling maakt de factuur, bestelling of verkoopboeking altijd aan met status Concept. Dit omdat het verwijderen of aanpassen anders heel lastig is in Exact Online.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Woocommerce webwinkel, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ.
Als de optie Betaling doorboeken op tussenrekening is ingeschakeld zal voor iedere doorgezette bestelling naar Exact Online ook de opdracht om de betaling door te zetten worden aangemaakt.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Woocommerce bestelling uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Woocommerce bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Woocommerce bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf betalingen
Er wordt een betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar Exact Online en die betaald is in Woocommerce. Het is mogelijk om de betaling altijd door te zetten, dus ongeacht de status in Woocommerce. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Er wordt een betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar Exact Online en die betaald is in Woocommerce. Het is mogelijk om de betaling altijd door te zetten, dus ongeacht de status in Woocommerce. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Woocommerce bestelling naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
Het doorzetten van een Woocommerce bestelling naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen of facturen wordt gecontroleerd of de producten uit de Woocommerce bestelling al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Doorzetten betalingen
Een betaling wordt naar Exact Online doorgezet door de bijbehorende (concept-)boeking in Exact Online op te zoeken en de betaling aan deze boeking toe te voegen. Lukt het niet om de bijbehorende boeking te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling proberen af te letteren tegen een verkoopboeking in Exact Online.
Een betaling wordt naar Exact Online doorgezet door de bijbehorende (concept-)boeking in Exact Online op te zoeken en de betaling aan deze boeking toe te voegen. Lukt het niet om de bijbehorende boeking te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling proberen af te letteren tegen een verkoopboeking in Exact Online.
Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Woocommerce bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard. Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Zowel betalingen en de afletteracties kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Woocommerce bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard. Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Zowel betalingen en de afletteracties kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
3.Nodig: WooCommerce sleutels
De connectie met de WooCommerce webwinkel wordt gelegd met een consumerkey en een consumersecret. Deze maak je aan in de webwinkel. De consumersecret kun je voor de webhook gebruiken.
Lees meer Nodig WooCommerce ....
Lees minder Nodig WooCommerce ....
Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad Advanced.
Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.
Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.
Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.
De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Kopieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.
WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten.
De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorzetten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch niveau regelmatig en automatisch overgezet.
Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".
In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.
Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL" uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiesleutel is die je hebt gekregen in je e-mail bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).
Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.
De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorzetten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch niveau regelmatig en automatisch overgezet.
Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".
In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.
Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL" uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiesleutel is die je hebt gekregen in je e-mail bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).
Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.
4.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden. Per koppeling is een aparte gebruikersnaam nodig. Indien u dus twee of meer koppelingen met Exact Online bij ons heeft lopen dan heeft u 2 of meer Exact Online gebruikersnamen nodig. Zie voor meer informatie https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/258/nl/bij-het-maken-van-de-connectie-voor-een-tweede-koppeling-vervalt-de-connectie-voor-mijn-eerdere-koppeling-hoe-kan-dat.html
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de WooCommerce webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.
Connectie Woocommerce
De connectie met de Woocommerce webwinkel gebeurt via de Clientkey en Clientsecret die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast Woocommerce en vul de Clientkey en Clientsecret in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd dan is dit de faq voor troubleshooting.
De connectie met de Woocommerce webwinkel gebeurt via de Clientkey en Clientsecret die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast Woocommerce en vul de Clientkey en Clientsecret in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd dan is dit de faq voor troubleshooting.
Authenticatie Exact Online
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Exact Online. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Exact Online. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Extra instellingen Exact Online
Bestellingen uit Woocommerce kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bestellingen uit Woocommerce kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
In Woocommerce kun je met standaard BTW tarieven werken of met de BTW tarieven uit de webwinkel. Wij adviseren je met standaard BTW tarieven te werken. Dat kost iets meer tijd om in te richten, maar voorkomt dat bestellingen niet kunnen worden doorgezet naar Exact Online.
Optie1:
Bij standaard BTW tarieven werk je met een lijst BTW tarieven per EU-land. Je kunt het BTW percentage voor bestellingen aanpassen en per EU land de BTW instellingen voor Exact Online doen. Dus lever je aan Duitsland dan kun je bij de instellingen aangeven dat 19% en/of 7% BTW in rekening wordt gebruikt en dat in Exact Online op aparte code geboekt moet worden.
Optie 2:
Bij BTW tarieven uit de winkel haalt de koppeling de BTW tarieven op uit de webwinkel. Landen die niet in de BTW instellingen van de webwinkel staan komen dus ook niet voor in de lijst. Woocommerce werkt met BTW percentages en BTW klassen. Die combinatie wordt ingeladen en gecontroleerd door de koppeling. Een bestelling met 21% BTW en BTW klasse reduced zal dus vaak niet doorgezet worden omdat meestal bij 21% in Woocommerce de BTW klasse standard hoort.
Wij zien dit erg vaak mis gaan en daarom adviseren wij de eerste optie, nl standaard BTW tarieven.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
In Woocommerce kun je met standaard BTW tarieven werken of met de BTW tarieven uit de webwinkel. Wij adviseren je met standaard BTW tarieven te werken. Dat kost iets meer tijd om in te richten, maar voorkomt dat bestellingen niet kunnen worden doorgezet naar Exact Online.
Optie1:
Bij standaard BTW tarieven werk je met een lijst BTW tarieven per EU-land. Je kunt het BTW percentage voor bestellingen aanpassen en per EU land de BTW instellingen voor Exact Online doen. Dus lever je aan Duitsland dan kun je bij de instellingen aangeven dat 19% en/of 7% BTW in rekening wordt gebruikt en dat in Exact Online op aparte code geboekt moet worden.
Optie 2:
Bij BTW tarieven uit de winkel haalt de koppeling de BTW tarieven op uit de webwinkel. Landen die niet in de BTW instellingen van de webwinkel staan komen dus ook niet voor in de lijst. Woocommerce werkt met BTW percentages en BTW klassen. Die combinatie wordt ingeladen en gecontroleerd door de koppeling. Een bestelling met 21% BTW en BTW klasse reduced zal dus vaak niet doorgezet worden omdat meestal bij 21% in Woocommerce de BTW klasse standard hoort.
Wij zien dit erg vaak mis gaan en daarom adviseren wij de eerste optie, nl standaard BTW tarieven.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Exact Online administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Exact Online.
Let op: In de lijst met debiteuren staan alleen de Exact Online debiteuren waarvan de naam een specifieke substring bevat. Zie deze FAQ voor meer informatie.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Exact Online administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Exact Online.
Let op: In de lijst met debiteuren staan alleen de Exact Online debiteuren waarvan de naam een specifieke substring bevat. Zie deze FAQ voor meer informatie.
Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Exact Online. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Exact Online. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen wordt geen omzetrekening meegegeven. Daarom is het boeken op categorieen niet mogelijk bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen. Boeken op categorieen is wel mogelijk bij het doorzetten naar Exact Online facturen, maar wellicht is het beter om in die situatie de grootboeksturing uit te zetten.
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.
Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen wordt geen omzetrekening meegegeven. Daarom is het boeken op categorieen niet mogelijk bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen. Boeken op categorieen is wel mogelijk bij het doorzetten naar Exact Online facturen, maar wellicht is het beter om in die situatie de grootboeksturing uit te zetten.
6.Day-to-day: Vanuit WooCommerce
Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.
Betalingen (indien geactiveerd):
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Woocommerce bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Exact Online. Als de bestelling is doorgezet en de status van de bestelling in Woocommerce is betaald dan zal er een betaling worden aangemaakt in Exact Online voor deze bestelling. Mocht het wenselijk zijn betalingen altijd aan te maken - dus ongeacht de status van de bestelling in Woocommerce - dan kan dat. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl om dit aan te vragen.
Betalingen (indien geactiveerd):
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Woocommerce bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Exact Online. Als de bestelling is doorgezet en de status van de bestelling in Woocommerce is betaald dan zal er een betaling worden aangemaakt in Exact Online voor deze bestelling. Mocht het wenselijk zijn betalingen altijd aan te maken - dus ongeacht de status van de bestelling in Woocommerce - dan kan dat. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl om dit aan te vragen.
Status doorzetten:
Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Deze keuze is in te zien -en te wijzigen- in tabblad Configuratie van het dashboard bij status doorzetten verkopen.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Woocommerce.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Woocommerce.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op. Er zijn talloze plugins om BTW nummers mee te geven aan WooCommerce bestellingen en het is onmogelijk om iedere plugin via de koppeling te ondersteunen. Er is een vaste lijst veldnamen waaruit de koppeling het BTW nummer leest. Deze lijst staat in de FAQ.
BTW berekening Bij de BTW percentages staat standaard in WooCommerce zowel genoemd met 2 decimalen als met 4 decimalen. De koppeling gebruikt de 4 decimalen om het BTW percentage zo goed mogelijk te berekenen. Zorg er dus voor dat de BTW op 4 decimalen in de bestelregels aanwezig is.*
* Technisch: Het gaat hier om de velden [total], [total_tax], [subtotal], [subtotal_tax] en [taxes] per bestelregel in [line_items].
- De velden [total] en [total_tax] bevatten het regelbedrag excl BTW en het BTW bedrag na korting in twee decimalen
- De velden [subtotal] en [subtotal_tax] bevatten het regelbedrag excl BTW en het BTW bedrag voor korting in twee decimalen.
- Het veld [taxes] bevat dezelfde bedragen maar dan in vier decimalen. De koppeling gebruikt de waarden in [taxes] voor de BTW berekening.
Refunds
Indien je wilt dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, kun je dit aanvinken bij status doorzetten verkopen in het dashboard. Zie hier voor meer informatie: FAQ.
Let op: De koppeling gaat 30 dagen terug in de tijd op retouren op te halen. Retouren die later binnen komen kan de koppeling niet meenemen. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet. Tot slot zet de koppeling alleen volledige refunds door. Gedeeltelijke refunds worden niet doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ
Let op: De koppeling gaat 30 dagen terug in de tijd op retouren op te halen. Retouren die later binnen komen kan de koppeling niet meenemen. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet. Tot slot zet de koppeling alleen volledige refunds door. Gedeeltelijke refunds worden niet doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Woocommerce bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Exact Online. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppelingen deze velden niet meenemen. Bijvoorbeeld bij plugins voor kortingen komen de bedragen niet goed door in de bestelling en kan de bestelling niet doorgezet worden.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppelingen deze velden niet meenemen. Bijvoorbeeld bij plugins voor kortingen komen de bedragen niet goed door in de bestelling en kan de bestelling niet doorgezet worden.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Woocommerce bestelling. +-
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer | Een vaste prefix en daarna veld [number]. Het instellen van de prefix kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl |
| Factuurnummer | Wordt bepaald vanuit de [meta_data]. Achtereenvolgens worden de volgende velden bekeken. De eerste die aanwezig is wordt geretourneerd.
|
| Boekdatum | [date_created] |
| Besteldatum | [date_created] |
| Status bestelling | [status] |
| Betaalstatus | Als de status van de bestelling completed of processed is of als [date_paid] ingevuld is dan paid |
| Betaalreferentie | [id] |
| Opmerking | [customer_note] |
| Is het een Bol.com bestelling? | Antwoord is ja als er een veld [customer_user_agent] met de waarde effectconnect is en het veld [billing][email] een bol.com emailadres is |
| Is het een Fonq bestelling? | Antwoord is ja als het geen Bol.com bestelling is en er een veld [customer_user_agent] met de waarde effectconnect |
| Is het een andere bestelling die via een externe partij komt? | Antwoord is ja als de sleutel in een vaste verzameling sleutels zit. Deze lijst kan op aanvraag uitgebreid worden. |
| Affiliatenummer |
Het affiliatenummer wordt als volgt bepaald:
|
| Valuta | Als de valuta-optie voor de klant is ingesteld dan [currency] |
| Betaalmethode | veld [gateway] in [transactions] |
| Besteltotaal incl BTW en kortingen | [total_price] |
| Totaal BTW bestelling incl kortingen | Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax]. |
| Besteltotaal excl BTW en kortingen | Verschil bovenstaande twee regels |
| Land levering | Het land van levering is het veld [shipping][country] als het gevuld is. Zo niet dan wordt het veld [billing][country] gebruikt. |
| Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
| Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
| Hebben de bestelregels BTW? | Om te bepalen of er BTW zit op de bestelregels wordt gekeken naar de velden [subtotal_tax] en [total_tax] per regel en [shipping_tax] in de bestelling. Als 1 van deze velden een waarde ongelijk aan 0 heeft dan zit er BTW op de bestelregels. Hebben alle velden waarde 0 dan zit er geen BTW op de bestelregels. |
Uitwerking Woocommerce bestelregels. +-
| Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit. | ||
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelregel | |
| Productid | [product_id] | |
| Category | In geval van het doorzetten van categorieen, de categorie-id en naam | |
| Aantal | [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan stopt de parsing. | |
| SKU | Als de SKU gevuld is dan [sku]. Anders [product_id]. | |
| Omschrijving | [name] plus de waarden in veld [meta] in de bestelregel met sleutel / key label of key | |
| BTW percentage |
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
|
|
| Bedragen excl BTW | Bedrag in veld [total] | |
| Bedragen incl BTW | Bedrag in veld [total] plus het bedrag in veld [total_tax] | |
| Korting in bestelregel | Een bestelregel heeft twee totalen, nl [total] en [subtotal]. Het bedrag [total] is het regelbedrag incl korting en het bedrag in [subtotal] het bedrag excl korting. Kortingen worden dus direct in de bestelregel verwerkt en niet als aparte regels toegevoegd. | |
| BTW code en rekeningen Exact Online | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Indien wordt doorgezet op basis van categorieen wordt de omzetrekening bepaald aan de hand van de omzetrekening die staat ingesteld voor de desbetreffende categorie in het dashboard | |
Uitwerking Woocommerce verzendkosten. +-
| Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten. | ||
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelregel | |
| Omschrijving | [method_title] uit de laatste regel van de verzendkosten | |
| BTW bedrag verzendkosten | Iedere regel in veld [shipping_lines] kan meerdere BTW regels hebben, veld [taxes]. Deze worden gesommeerd en het totaal is het BTW bedrag verzendkosten. | |
| Verzendkosten excl BTW | [shipping_total] in de bestelling | |
| Verzendkosten incl BTW | Verzendkosten excl BTW plus het BTW bedrag voor de verzendkosten. | |
| BTW percentage | BTW bedrag verzendkosten gedeeld door het bedrag Verzendkosten excl BTW | |
| BTW code en rekeningen Exact Online | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Woocommerce toeslagen +-
| De toeslagen staan in veld [fee_lines]. Iedere toeslag wordt een aparte regel in de bestelling. | ||
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelregel | |
| Omschrijving | [name] | |
| BTW bedrag | Als het een internationale of ICP bestelling is dan 0, anders het bedrag in veld [total_tax]. | |
| Bedrag excl BTW | [total] in de bestelling | |
| Bedrag incl BTW | Bedrag excl BTW plus BTW bedrag | |
| BTW percentage | BTW bedrag toeslag gedeeld door het bedrag excl BTW | |
| BTW code en rekeningen Exact Online | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Woocommerce klantgegevens +-
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce klant |
| Het factuuradres staat in veld[billing] en het verzendadres in veld [shipping]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart. | |
| Adres |
Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Woocommerce bestelling
|
| BTW nummer | Het BTW nummer kan in de [meta_data] van de bestelling staan. Er is een vaste lijst met sleutels waarop gezocht wordt. Is het BTW nummer niet gevonden dan zoekt de koppeling verder in de velden [vat_number] en VIES data in de bestelling. Een BTW nummer wordt altijd op geldigheid gecontroleerd. |
Uitwerking Woocommerce betalingen +-
| De optie om naast het doorzetten van bestellingen ook de betalingen door te zetten naar Exact Online kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Aan deze optie zijn extra kosten verbonden. De betaling wordt aangemaakt als het veld [date_paid] gevuld is. | |
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelling |
| Bestelid | Het veld [id] uit de bestelling |
| Betaalid | Het veld [payment_method]]#[transaction_id] uit de bestelling |
| Het betaalde bedrag | Het veld [total] uit de bestelling |
| Betaalmethode | [payment_method_title] |
| Status | [status] |
| Transactie-id | Wordt opgehaald uit de [meta_date], key [_mollie_payment_id]. Als dit niet gevonden wordt dan wordt het veld [transaction_id] uit de bestelling gebruikt. |
| Betaaldatum | [date_paid] |
7.Day-to-day: Naar Exact Online
Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in Exact Online - bestellingen, facturen, verkoopboekingen - op veldniveau uitgewerkt. De bestellingen, facturen en verkoopboekingen zullen altijd status Concept hebben. Bij het aanmaken van bestellingen of facturen worden mogelijk nieuwe producten aangemaakt. Bij het aanmaken van bestellingen, facturen of verkoopboekingen worden en mogelijk nieuwe debiteuren aangemaakt. Ook het aanmaken van debiteuren en producten staat op veldniveau uitgewerkt.
Specifieke informatie over het doorzetten van retouren staan in de veld-definities van de transacties en in een aparte tekst hieronder. Voor het doorzetten van betalingen staat zowel het aanmaken van de betaling beschreven als het afletteren van de betaling.
Specifieke informatie over het doorzetten van retouren staan in de veld-definities van de transacties en in een aparte tekst hieronder. Voor het doorzetten van betalingen staat zowel het aanmaken van de betaling beschreven als het afletteren van de betaling.
Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van verkoopboekingen (SalesEntries) in Exact Online wordt het bestelnummer doorgezet en nieuwe debiteuren aangemaakt als zij nog niet in Exact Online staan.
Bij het aanmaken van facturen (SalesInvoices) of bestellingen (SalesOrders) worden daarnaast ook de producten doorgezet als zij nog niet in Exact Online aanwezig zijn.
Aanmaken retouren
Bij het doorzetten van retouren naar Exact Online bestellingen zal in plaats van een negatieve bestelling een factuur worden aangemaakt in Exact Online. De reden is dat Exact Online bestellingen geen negatieve aantallen of bedragen mogen hebben.
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de bestellingen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen Woocommerce en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee, dan bepaalt het product in Exact Online de grootboeksturing. Voor Exact Online verkoopboekingen geeft de koppeling geen producten mee. Daarom kan ook voor deze optie de grootboeksturing niet uitgezet worden.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Aanmaken betalingen
Betalingen uit Woocommerce worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Betalingen uit Woocommerce worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Uitwerking veldniveau Exact Online
Uitwerking op veld-niveau Exact Online bestelling. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-05 | De besteldatum |
| Status | 10 | Vaste waarde, kan niet aangepast worden |
| Omschrijving | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in Woocommerce. |
| Uw kenmerk | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in Woocommerce. |
| Betalingskenmerk | 3300 of INV1234 | In principe het bestelnummer, maar op verzoek het factuurnummer |
| WarehouseID | f40...cec | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Verzendadres | Identifier | Als het verzendadres afwijkt van het factuuradres dan maakt de koppeling een apart verzendadres aan in Exact Online. De identifier uit de verzendadres wordt meegegeven. |
| Bestelregels | ||
| Description | Gloss - 5 mtr | Naam van het product in de Woocommerce verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 39 | |
| Prijs | 5.2000 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Currency | EUR | De valuta van de Woocommerce bestelling. Deze optie staat standaard uit. Op verzoek kan de valuta uit de verkoop toegevoegd worden |
| Let op: In geval van retouren maakt de koppeling een negatieve factuur aan in Exact Online. Niet een negatieve bestelling. De reden is dat bestellingen geen negatieve waarden (aantal / bedrag) mogen hebben. | ||
Uitwerking op veld-niveau Exact Online factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-11 | De besteldatum |
| Type | 8020 of 8023 | 8020 voor gewone facturen, 8023 voor directe verkoopfacturen. |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen facturen aan met status concept. |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Omschrijving | Bestelnummer 8790, factuurnummer INV1234 of 8790 / RET1234 | Het bestelnummer met het factuurnummer. In geval van een retour worden zowel het bestelnummer als het retournummer in de omschrijving gezet. |
| Uw kenmerk | 8790 of INV1234 of RET1234 | Default het bestelnummer, op verzoek het factuurnummer. In geval van een retour het retournummer. |
| Opmerking | # | Betaalmethode # opmerking |
| Betalingskenmerk | 8790 of INV1234 of RET1234 | In principe het bestelnummer, maar op verzoek het factuurnummer. In geval van een retour het retournummer. |
| WarehouseID | f40...cec | Alleen bij Directe facturen. Dit moet apart aangevraagd worden. Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Factuurregels | ||
| Description | Guide guidebook | Naam van het product in de Woocommerce verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 79.99 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 239...5fa | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. Op aanvraag kan dit veld niet worden meegegeven. De grootboeksturing wordt dan uitgezet. |
Uitwerking op veld-niveau Exact Online verkoopboeking. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | f40...cec | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-12 | De Besteldatum |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen verkoopboekingen aan met status concept. |
| Omschrijving | 7800, INV1234 - 7800 / RET1234 | Het bestelnummer en factuurnummer uit de bestelling in Woocommerce. Bij een retour wordt het bestel- plus retournummer doorgezet. |
| Uw kenmerk | 7800 of RET1234 | Afhankelijk of er een bestelling of retour wordt doorgezet. |
| Betalingskenmerk | 7800 of INV1234 - RET1234 | In principe het bestelnummer, op verzoek het factuurnummer. Bij het doorzetten van een retour het retournummer. |
| Regels verkoopboeking | ||
| Description | harde vloer borstel | Naam van het product in de Woocommerce verkoopregel |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 5.95 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 3f3...219 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. |
Uitwerking op veld-niveau Exact Online memoboeking. +-
| Een memoboeking bestaat uit twee regels | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Verkoopregel | ||
| Omschrijving | [verkoopnummer] | Bijvoorbeeld: het bestel- of factuurnummer. |
| Bedrag | (-1) * het verkoopbedrag | |
| Betaaldatum | [huidigeDatum] | |
| Rekening | 1300 | Debiteurenrekening |
| Klant-code | 2345 | |
| Betaalregel | ||
| Omschrijving | De betaalidentifier | |
| Bedrag | Betaling | |
| Betaaldatum | [huidigeDatum] | |
| Rekening | Zoals ingesteld bij tab configuratie van het dashboard. | |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Woocommerce webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.