1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Woocommerce en Exact Online. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Woocommerce automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt vanaf WooCommerce 3.1.  Deze koppeling is een batch koppeling. Minimaal eenmaal per uur worden de bestellingen opgehaald uit Woocommerce en doorgezet naar je boekhoudsysteem. Als je de optie Webhooks hebt ingeschakeld kun je er zelfs een real-time koppeling van maken.

Via deze website kun je een gratis proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

2.Features

Bestellingen uit je Woocommerce winkel worden doorgezet naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Exact Online. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Exact Online verkoopboekingen, -facturen of -bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, e-mailadres, adres en woonplaats. In Exact Online wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op e-mailadres. Let op: De koppeling probeert ook zo goed mogelijk verzendadressen door te zetten. Dit dient wel altijd vooraf geverifieerd te worden door de winkel-eigenaar.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.

3.Nodig: WooCommerce sleutels

Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad Advanced.
Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.
Plaatje WooCommerce Sleutels

Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.
Plaatje WooCommerce Sleutels

De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Kopieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.
Plaatje WooCommerce Sleutels

 

WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorzetten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch niveau regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".
Plaatje WooCommerce Webhook

 

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.
Plaatje WooCommerce Webhook

 

Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL" uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiesleutel is die je hebt gekregen in je e-mail bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Woocommerce en Exact Online vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-woocommerce-exactonline. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Woocommerce. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Exact Online. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Exact Online te schrijven en om gegevens uit Exact Online te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Woocommerce en de tweede voor de connectie met Exact Online.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Woocommerce. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Woocommerce en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Exact Online. Je legt de connectie met Exact Online via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Exact Online. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Exact Online account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd.

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de configuratie afronden. Je begint met het selecteren van de Exact Online administratie waar je de omzet naar toe wilt hebben. Vervolgens selecteer je het juiste dagboek en de betaalconditie. Let op: Je kunt het dagboek en de betaalconditie pas selecteren als je eerst de administratie hebt ingesteld.

Tot slot kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

5.Day-to-day: Vanuit Woocommerce

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing). Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Bestellingen met status voltooid worden altijd doorgezet. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd aan het boekhoudsysteem en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet neem dan contact met ons op dmv een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij ondersteunen refunds sinds kort. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

6.Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De productgegevens in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Doorzetten producten
Facturen en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het product automatisch nieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar "Exact Online bestellingen" worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

7.Bijwerken Voorraad

Als je gebruik maakt van Exact Handel en je wilt producten en/of voorraad synchroniseren tussen WooCommerce en Exact Online dan kan dat. Qua producten en voorraad kennen we de volgende varianten:
- Doorzetten van producten van WooCommerce naar Exact Online
- Doorzetten van producten van ExactOnline naar WooCommerce
- Doorzetten voorraad van Exact Online naar WooCommerce
Let op: Bij het doorzetten van producten worden alleen nieuwe producten toegevoegd. Bestaande producten worden niet gewijzigd.
Let op: Als je in de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan interpreteert de koppeling de productprijzen in Exact Online als prijzen incl BTW. Gebruik je in de webwinkel prijzen excl BTW dan interpreteert de koppeling de prijzen van producten in Exact Online als prijzen excl BTW.

Het is belangrijk eerst te zorgen dat alle producten in de webwinkel ook in Exact Online staan. We kunnen daarvoor een eerste product-synchronisatie draaien. Let op, met een product-synchronisatie kunnen we maximaal 2500 producten doorzetten. We brengen voor een product-synchronisatie eenmalig € 57,50 in rekening. Na de initialisatie fase kun je er voor kiezen om een product-synchronisatie te blijven draaien. Deze kan lopen van de webwinkel naar Exact Online of van Exact Online naar de webwinkel.

Doorzetten van producten van WooCommerce naar ExactOnline

De WooCommerce producten worden ingelezen en doorgezet naar Exact Online. Bij het doorzetten van de producten wordt ook de prijs van het product en de BTW code doorgegeven. Tijdens het doorzetten wordt gecontroleerd of het product al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt het product niet nogmaals doorgezet. Bij het matchen van producten tussen WooCommerce en Exact Online wordt de volgende procedure gebruikt:
- Eerst matching op de SKU van het artikel in WooCommerce en de artikelcode van Exact Online.
- Daarna matching op het productnummer van het artikel in WooCommerce en de artikelcode in Exact Online.

Doorzetten van producten van Exact Online naar WooCommerce

De producten worden uit Exact Online gelezen en toegevoegd aan WooCommerce. De velden Naam, Omschrijving, Prijs en BTWpercentage worden overgenomen.

Bijwerken voorraad in WooCommerce

Bij de start van een voorraad-synchronisatie wordt eerst een volledige synchronisatie gedraaid. Dat betekent dat de voorraad van alle webwinkelproducten in Exact Online wordt doorgezet naar WooCommerce. Na deze eerste voorraad-synchronisatie wordt de voorraad in WooCommerce via Exact Online webhooks bijgewerkt. Dit betekent dat ons platform bij een voorraadwijziging een melding uit Exact Online ontvangt. Deze melding leidt er toe dat de voorraad in WooCommerce wordt aangepast. Hierbij kan een tijdsverschil optreden omdat wij queueing gebruiken en het soms druk is met andere voorraadwijzigingen. De voorraad van een product in Exact Online wordt bepaald met de formule: Fysieke voorraad - plannedout van het product.

Kosten voorraad- en/of product-synchronisatie

Wij leveren deze dienst alleen als onderdeel van het 'onbeperkte pakket'. Er zijn daarbij geen extra kosten verbonden aan voorraad- en/of product-synchronisatie.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Woocommerce, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.