1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Woocommerce naar Exact Online. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Woocommerce automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de financiele rapportage direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. De koppeling werkt vanaf WooCommerce 3.1. Heb je een oudere versie van WooCommerce dan kun je de koppeling leggen met een plug-in. Zie de FAQ voor meer informatie.

Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Woocommerce en doorgezet naar je boekhoudsysteem. Als je de optie "Webhooks" hebt ingeschakeld kun je er zelfs een real-time koppeling van maken. Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

2. Features

Bestellingen uit je WooCommerce winkel worden doorgezet naar bestellingen, facturen of transacties in Exact Online. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Exact Online bestellingen, facturen of transacties. Als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen controleert de koppeling (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. De koppeling controleert of de debiteur al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt voor de koppeling. Zo nee, dan wordt de debiteur aangemaakt. Matching vindt plaats op basis van emailadres.
- De producten met prijs en BTW informatie.
Als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen controleert de koppeling (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.
- Er is voorraadsynchronisatie van Exact Online naar WooCommerce mogelijk.
Deze functionaliteit is recent opgeleverd. Neem contact met ons op als je van deze synchronisatie gebruik wilt maken. Voor deze synchronisatie zijn schrijfrechten op de WooCommerce API sleutel nodig. Meer details in de sectie Voorraad bijwerken hieronder.

3. Voorbereiding WooCommerce

Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad Advanced.

Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.

Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.

De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Copieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.

WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorschieten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch nivo regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.

Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL”” uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiecode is die je hebt gekregen in je email bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce concumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.

4. Installatie koppeling

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen WooCommerce en Exact Online doe je het volgende dingen:
1. Je legt een connectie met WooCommerce. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Exact Online. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens naar Exact Online te schrijven en om gegevens zoals debiteuren en producten uit Exact Online te lezen.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in WooCommerce en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Exact Online.

Klik op deze link om de installatie van de koppeling te starten: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=woocommerce&invoicesystem=exactonline.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De administratie waarop je de omzet wilt boeken. Als je deze niet weet vul dan Default in. Je krijgt later de kans de administratie alsnog te selecteren

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen WooCommerce en de financiele instellingen in Exact Online, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen, de betaalmethoden aan debiteuren of tussenrekeningen en het dagboek en mogelijk het magazijn. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit WooCommerce

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing). Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De producten in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van emailadres.

Doorzetten producten
Facturen en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het opnieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Doorzetten bestel- / factuurgegevens
Als de klant en de producten bekend zijn dan kan de bestelling / factuur / transactie in Exact Online worden aangemaakt. De koppeling geeft prijzen, BTW percentages en grootboekrekeningen door, daar waar van toepassing.

7. Bijwerken voorraad - Beta

Als je gebruik maakt van Exact Handel en je wilt producten en/of voorraad synchroniseren tussen WooCommerce en Exact Online dan kan dat. Qua producten en voorraad kennen we de volgende varianten:
- Doorzetten van producten van WooCommerce naar Exact Online
- Doorzetten van producten van ExactOnline naar WooCommerce
- Doorzetten voorraad van Exact Online naar WooCommerce
Let op: Bij het doorzetten van producten worden alleen nieuwe producten toegevoegd. Bestaande producten worden niet gewijzigd.
Let op: Als je in de webwinkel prijzen incl BTW hanteert dan interpreteert de koppeling de productprijzen in Exact Online als prijzen incl BTW. Gebruik je in de webwinkel prijzen excl BTW dan interpreteert de koppeling de prijzen van producten in Exact Online als prijzen excl BTW.

Het is belangrijk eerst te zorgen dat alle producten in de webwinkel ook in Exact Online staan. We kunnen daarvoor een eerste product-synchronisatie draaien. Let op, met een product-synchronisatie kunnen we maximaal 2500 producten doorzetten. We brengen voor een producten-synchronisatie eenmalig € 57,50 in rekening. Na de initialisatie fase kun je er voor kiezen om een product-synchronisatie te blijven draaien. Deze kan lopen van de webwinkel naar Exact Online of van Exact Online naar de webwinkel.

Doorzetten van producten van WooCommerce naar ExactOnline

De WooCommerce producten worden ingelezen en doorgezet naar Exact Online. Bij het doorzetten van de producten wordt ook de prijs van het product en de BTW code doorgegeven. Tijdens het doorzetten wordt gecontroleerd of het product al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt het product niet nogmaals doorgezet. Bij het matchen van producten tussen WooCommerce en Exact Online wordt de volgende procedure gebruikt:
- Eerst matching op de SKU van het artikel in WooCommerce en de artikelcode van Exact Online.
- Daarna matching productnummer van het artikel in WooCommerce en de artikelcode in Exact Online.

Doorzetten van producten van Exact Online naar WooCommerce

De producten worden uit Exact Online gelezen en toegevoegd aan WooCommerce. De velden Naam, Omschrijving, Prijs en BTWpercentage worden overgenomen.

Bijwerken voorraad in WooCommerce

Bij de start van voorraad-synchronisatie wordt eerst een volledige synchronisatie gedraaid. Dat betekent dat de voorraad van alle webwinkelproducten in Exact Online wordt doorgezet naar WooCommerce. Na deze eerste voorraad-synchronisatie wordt de voorraad in WooCommerce via Exact Online webhooks bijgewerkt. Dit betekent dat ons platform bij een voorraadwijziging een melding uit Exact Online ontvangt. Deze melding leidt er toe dat de voorraad in WooCommerce wordt aangepast. Hier kan een tijdsverschil bij optreden omdat wij queueing gebruiken en het soms druk is met andere voorraadwijzigingen. De voorraad van een product in Exact Online wordt bepaald met de formule: Fysieke voorraad - plannedout van het product.

Kosten voorraad en/of productsynchronisatie

Wij leveren deze dienst alleen als onderdeel van het 'onbeperkte pakket'. Er zijn daarbij geen extra kosten verbonden aan voorraad en/of product synchronizatie.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je WooCommerce, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: FAQ WooCommerce en FAQ Exact Online.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.