1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Woocommerce en Silvasoft.
Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Woocommerce webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
- Wij doen ons uiterste best de handleidingen uptodate te houden. Aan de inhoud van deze handleiding kunnen geen rechten worden ontleend. We waarderen klant feedback om de handleidingen nog beter te maken.
- Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Woocommerce en in de FAQ voor Silvasoft.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling uit de Woocommerce webwinkel wordt naar Silvasoft doorgezet als factuur of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Woocommerce webwinkel, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Woocommerce webwinkel, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Woocommerce bestelling uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Woocommerce bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Woocommerce bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Woocommerce bestelling naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
Het doorzetten van een Woocommerce bestelling naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Woocommerce bestelling al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Woocommerce bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Woocommerce bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.
3.Nodig: WooCommerce sleutels
De connectie met de WooCommerce webwinkel wordt gelegd met een consumerkey en een consumersecret. Deze maak je aan in de webwinkel. De consumersecret kun je voor de webhook gebruiken.
Lees meer Nodig WooCommerce ....
Lees minder Nodig WooCommerce ....
Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad Advanced.
Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.
Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.
Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.
De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Kopieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.
WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten.
De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorzetten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch niveau regelmatig en automatisch overgezet.
Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".
In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.
Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL" uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiesleutel is die je hebt gekregen in je e-mail bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).
Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.
De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorzetten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch niveau regelmatig en automatisch overgezet.
Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".
In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.
Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL" uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiesleutel is die je hebt gekregen in je e-mail bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).
Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.
4.Nodig: Silvasoft sleutel
Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.
Lees meer Nodig Silvasoft ....
Lees minder Nodig Silvasoft ....
Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de WooCommerce webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.
Connectie Woocommerce
De connectie met de Woocommerce webwinkel gebeurt via de Clientkey en Clientsecret die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast Woocommerce en vul de Clientkey en Clientsecret in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd dan is dit de faq voor troubleshooting.
De connectie met de Woocommerce webwinkel gebeurt via de Clientkey en Clientsecret die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast Woocommerce en vul de Clientkey en Clientsecret in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd dan is dit de faq voor troubleshooting.
Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.
Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Silvasoft. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Silvasoft. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
In Woocommerce kun je met standaard BTW tarieven werken of met de BTW tarieven uit de webwinkel. Wij adviseren je met standaard BTW tarieven te werken. Dat kost iets meer tijd om in te richten, maar voorkomt dat bestellingen niet kunnen worden doorgezet naar Silvasoft.
Optie1:
Bij standaard BTW tarieven werk je met een lijst BTW tarieven per EU-land. Je kunt het BTW percentage voor bestellingen aanpassen en per EU land de BTW instellingen voor Silvasoft doen. Dus lever je aan Duitsland dan kun je bij de instellingen aangeven dat 19% en/of 7% BTW in rekening wordt gebruikt en dat in Silvasoft op aparte code geboekt moet worden.
Optie 2:
Bij BTW tarieven uit de winkel haalt de koppeling de BTW tarieven op uit de webwinkel. Landen die niet in de BTW instellingen van de webwinkel staan komen dus ook niet voor in de lijst. Woocommerce werkt met BTW percentages en BTW klassen. Die combinatie wordt ingeladen en gecontroleerd door de koppeling. Een bestelling met 21% BTW en BTW klasse reduced zal dus vaak niet doorgezet worden omdat meestal bij 21% in Woocommerce de BTW klasse standard hoort.
Wij zien dit erg vaak mis gaan en daarom adviseren wij de eerste optie, nl standaard BTW tarieven. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
In Woocommerce kun je met standaard BTW tarieven werken of met de BTW tarieven uit de webwinkel. Wij adviseren je met standaard BTW tarieven te werken. Dat kost iets meer tijd om in te richten, maar voorkomt dat bestellingen niet kunnen worden doorgezet naar Silvasoft.
Optie1:
Bij standaard BTW tarieven werk je met een lijst BTW tarieven per EU-land. Je kunt het BTW percentage voor bestellingen aanpassen en per EU land de BTW instellingen voor Silvasoft doen. Dus lever je aan Duitsland dan kun je bij de instellingen aangeven dat 19% en/of 7% BTW in rekening wordt gebruikt en dat in Silvasoft op aparte code geboekt moet worden.
Optie 2:
Bij BTW tarieven uit de winkel haalt de koppeling de BTW tarieven op uit de webwinkel. Landen die niet in de BTW instellingen van de webwinkel staan komen dus ook niet voor in de lijst. Woocommerce werkt met BTW percentages en BTW klassen. Die combinatie wordt ingeladen en gecontroleerd door de koppeling. Een bestelling met 21% BTW en BTW klasse reduced zal dus vaak niet doorgezet worden omdat meestal bij 21% in Woocommerce de BTW klasse standard hoort.
Wij zien dit erg vaak mis gaan en daarom adviseren wij de eerste optie, nl standaard BTW tarieven. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Silvasoft administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Silvasoft.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Silvasoft administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Silvasoft.
6.Day-to-day: Vanuit WooCommerce
Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.
Status doorzetten:
Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Deze keuze is in te zien -en te wijzigen- in tabblad Configuratie van het dashboard bij status doorzetten verkopen.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Woocommerce.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Woocommerce.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op. Er zijn talloze plugins om BTW nummers mee te geven aan WooCommerce bestellingen en het is onmogelijk om iedere plugin via de koppeling te ondersteunen. Er is een vaste lijst veldnamen waaruit de koppeling het BTW nummer leest. Deze lijst staat in de FAQ.
BTW berekening Bij de BTW percentages staat standaard in WooCommerce zowel genoemd met 2 decimalen als met 4 decimalen. De koppeling gebruikt de 4 decimalen om het BTW percentage zo goed mogelijk te berekenen. Zorg er dus voor dat de BTW op 4 decimalen in de bestelregels aanwezig is.*
* Technisch: Het gaat hier om de velden [total], [total_tax], [subtotal], [subtotal_tax] en [taxes] per bestelregel in [line_items].
- De velden [total] en [total_tax] bevatten het regelbedrag excl BTW en het BTW bedrag na korting in twee decimalen
- De velden [subtotal] en [subtotal_tax] bevatten het regelbedrag excl BTW en het BTW bedrag voor korting in twee decimalen.
- Het veld [taxes] bevat dezelfde bedragen maar dan in vier decimalen. De koppeling gebruikt de waarden in [taxes] voor de BTW berekening.
Refunds
Indien je wilt dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, kun je dit aanvinken bij status doorzetten verkopen in het dashboard. Zie hier voor meer informatie: FAQ.
Let op: De koppeling gaat 30 dagen terug in de tijd op retouren op te halen. Retouren die later binnen komen kan de koppeling niet meenemen. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet. Tot slot zet de koppeling alleen volledige refunds door. Gedeeltelijke refunds worden niet doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ
Indien je wilt dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, kun je dit aanvinken bij status doorzetten verkopen in het dashboard. Zie hier voor meer informatie: FAQ.
Let op: De koppeling gaat 30 dagen terug in de tijd op retouren op te halen. Retouren die later binnen komen kan de koppeling niet meenemen. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet. Tot slot zet de koppeling alleen volledige refunds door. Gedeeltelijke refunds worden niet doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling zal veel velden uit een Woocommerce bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Silvasoft. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppelingen deze velden niet meenemen. Bijvoorbeeld bij plugins voor kortingen komen de bedragen niet goed door in de bestelling en kan de bestelling niet doorgezet worden.
De koppeling zal veel velden uit een Woocommerce bestelling niet uitlezen of doorzetten naar Silvasoft. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.
Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppelingen deze velden niet meenemen. Bijvoorbeeld bij plugins voor kortingen komen de bedragen niet goed door in de bestelling en kan de bestelling niet doorgezet worden.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Woocommerce bestelling. +-
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer | Een vaste prefix en daarna veld [number]. Het instellen van de prefix kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl |
| Factuurnummer | Wordt bepaald vanuit de [meta_data]. Achtereenvolgens worden de volgende velden bekeken. De eerste die aanwezig is wordt geretourneerd.
|
| Boekdatum | [date_created] |
| Besteldatum | [date_created] |
| Status bestelling | [status] |
| Betaalstatus | Als de status van de bestelling completed of processed is of als [date_paid] ingevuld is dan paid |
| Betaalreferentie | [id] |
| Opmerking | [customer_note] |
| Is het een Bol.com bestelling? | Antwoord is ja als er een veld [customer_user_agent] met de waarde effectconnect is en het veld [billing][email] een bol.com emailadres is |
| Is het een Fonq bestelling? | Antwoord is ja als het geen Bol.com bestelling is en er een veld [customer_user_agent] met de waarde effectconnect |
| Is het een andere bestelling die via een externe partij komt? | Antwoord is ja als de sleutel in een vaste verzameling sleutels zit. Deze lijst kan op aanvraag uitgebreid worden. |
| Affiliatenummer |
Het affiliatenummer wordt als volgt bepaald:
|
| Valuta | Als de valuta-optie voor de klant is ingesteld dan [currency] |
| Betaalmethode | veld [gateway] in [transactions] |
| Besteltotaal incl BTW en kortingen | [total_price] |
| Totaal BTW bestelling incl kortingen | Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax]. |
| Besteltotaal excl BTW en kortingen | Verschil bovenstaande twee regels |
| Land levering | Het land van levering is het veld [shipping][country] als het gevuld is. Zo niet dan wordt het veld [billing][country] gebruikt. |
| Aanduiding ICP | De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
|
| Aanduiding Internationaal | De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
|
| Hebben de bestelregels BTW? | Om te bepalen of er BTW zit op de bestelregels wordt gekeken naar de velden [subtotal_tax] en [total_tax] per regel en [shipping_tax] in de bestelling. Als 1 van deze velden een waarde ongelijk aan 0 heeft dan zit er BTW op de bestelregels. Hebben alle velden waarde 0 dan zit er geen BTW op de bestelregels. |
Uitwerking Woocommerce bestelregels. +-
| Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit. | ||
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelregel | |
| Productid | [product_id] | |
| Aantal | [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan stopt de parsing. | |
| SKU | Als de SKU gevuld is dan [sku]. Anders [product_id]. | |
| Omschrijving | [name] plus de waarden in veld [meta] in de bestelregel met sleutel / key label of key | |
| BTW percentage |
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
|
|
| Bedragen excl BTW | Bedrag in veld [total] | |
| Bedragen incl BTW | Bedrag in veld [total] plus het bedrag in veld [total_tax] | |
| Korting in bestelregel | Een bestelregel heeft twee totalen, nl [total] en [subtotal]. Het bedrag [total] is het regelbedrag incl korting en het bedrag in [subtotal] het bedrag excl korting. Kortingen worden dus direct in de bestelregel verwerkt en niet als aparte regels toegevoegd. | |
| BTW code en rekeningen Silvasoft | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Woocommerce verzendkosten. +-
| Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten. | ||
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelregel | |
| Omschrijving | [method_title] uit de laatste regel van de verzendkosten | |
| BTW bedrag verzendkosten | Iedere regel in veld [shipping_lines] kan meerdere BTW regels hebben, veld [taxes]. Deze worden gesommeerd en het totaal is het BTW bedrag verzendkosten. | |
| Verzendkosten excl BTW | [shipping_total] in de bestelling | |
| Verzendkosten incl BTW | Verzendkosten excl BTW plus het BTW bedrag voor de verzendkosten. | |
| BTW percentage | BTW bedrag verzendkosten gedeeld door het bedrag Verzendkosten excl BTW | |
| BTW code en rekeningen Silvasoft | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Woocommerce toeslagen +-
| De toeslagen staan in veld [fee_lines]. Iedere toeslag wordt een aparte regel in de bestelling. | ||
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce bestelregel | |
| Omschrijving | [name] | |
| BTW bedrag | Als het een internationale of ICP bestelling is dan 0, anders het bedrag in veld [total_tax]. | |
| Bedrag excl BTW | [total] in de bestelling | |
| Bedrag incl BTW | Bedrag excl BTW plus BTW bedrag | |
| BTW percentage | BTW bedrag toeslag gedeeld door het bedrag excl BTW | |
| BTW code en rekeningen Silvasoft | Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. | |
Uitwerking Woocommerce klantgegevens +-
| Naam veld | Waarden uit Woocommerce klant |
| Het factuuradres staat in veld[billing] en het verzendadres in veld [shipping]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart. | |
| Adres |
Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Woocommerce bestelling
|
| BTW nummer | Het BTW nummer kan in de [meta_data] van de bestelling staan. Er is een vaste lijst met sleutels waarop gezocht wordt. Is het BTW nummer niet gevonden dan zoekt de koppeling verder in de velden [vat_number] en VIES data in de bestelling. Een BTW nummer wordt altijd op geldigheid gecontroleerd. |
7.Day-to-day: Naar Silvasoft
Aanmaken transacties
De bestellingen uit Woocommerce worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:
De bestellingen uit Woocommerce worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.
De regels voor het matchen van producten tussen Woocommerce en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.
De regels voor het matchen van producten tussen Woocommerce en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.
Uitwerking veldniveau Silvasoft
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft invoice +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
| AddAsDraft | false | Dit kan niet aangepast worden |
| InvoiceReference | 3894029204 |
Voor bestellingen: bestelnummer, op verzoek factuurnummer |
| InvoiceDate | 09-03-2023 |
Voor bestellingen: besteldatum |
| InvoiceNotes | ||
| Invoice_InvoiceLine | ||
| ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
| Quantity | 1 | Aantal |
| TaxPc | 21 | BTW percentage |
| UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
| SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
| Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
| TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
| LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
| Invoice_Address | ||
| Address_Street | Stationstraat | straat |
| Address_City | Amsterdam | stad |
| Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
| Address_Unit | 12 | huisnummer |
| Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft bestelling +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerNumber | 4765 | Default debiteur id. |
| OrderReference | 3894029204 | bestelnummer, op verzoek factuurnummer. |
| OrderDate | 09-03-2023 | Besteldatum |
| OrderNotes | ||
| order_orderline | ||
| ProductNumber | 0293498320939 | SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag. |
| Quantity | 1 | Aantal |
| TaxPc | 21 | BTW percentage |
| UnitPriceExclTax | 24.75 | Eenheidsprijs excl BTW |
| SubTotalInclTax | 29.95 | Regelprijs incl BTW |
| Description | Openhaard Bio-ethanol gel | Omschrijving |
| TaxCode | 21.0% - BTW hoog Nederland | BTW code |
| LedgerAccountNumber | 8159 | Omzetrekening |
| Invoice_Address | ||
| Address_Street | Stationstraat | straat |
| Address_City | Amsterdam | stad |
| Address_PostalCode | 1000AA | postcode |
| Address_Unit | 12 | huisnummer |
| Address_Type | InvoiceAddress | Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben. |
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft product +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Artikel nummer | [articleNumber] | Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId |
| Categorie naam | [CategoryName] | |
| CategoryCreateIfMissing | true | |
| EAN | [eannumber] | |
| Nieuwe naam | [Name] | |
| Nieuwe verkoopprijs | [priceExcl] | |
| VoorraadUpdateMode | Absolute | |
| NieuweVoorraadAantal | [stock] | |
| NieuweBTWPercentage | [BTWpercentage] | |
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Woocommerce webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.