1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Woocommerce en SnelStart.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Woocommerce webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Woocommerce bestellingen door te zetten naar SnelStart. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Wij doen ons uiterste best de handleidingen uptodate te houden. Aan de inhoud van deze handleiding kunnen geen rechten worden ontleend. We waarderen klant feedback om de handleidingen nog beter te maken.
  4. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Woocommerce en in de FAQ voor SnelStart.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen. Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Woocommerce webwinkel kan naar SnelStart worden doorgezet als een SnelStart bestelling / verkoopboeking. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn bij contractinstellingen stuur ons dan een mail, dan stellen wij het in. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten als verkoopboekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.


Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Woocommerce webwinkel, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ.

Als de optie Betaling doorboeken op tussenrekening is ingeschakeld zal voor iedere doorgezette bestelling naar SnelStart ook de opdracht om de betaling door te zetten worden aangemaakt.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Woocommerce bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Woocommerce bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betalingen
Er wordt een betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar SnelStart en die betaald is in Woocommerce. Het is mogelijk om de betaling altijd door te zetten, dus ongeacht de status in Woocommerce. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Woocommerce bestelling naar SnelStart gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in SnelStart aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Woocommerce bestelling al in SnelStart aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De SnelStart transactie (financiele boeking, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.

Doorzetten betalingen
Bij het doorzetten van een betaling zoekt de koppeling eerst de openstaande post in SnelStart op die bij de factuur hoort. De koppeling gebruikt voor het zoeken van de openstaande post de volgende criteria:
  • Er wordt een match gedaan op het bedrag
  • Als er een klant-emailadres is wordt een match gedaan op dit emailadres
  • Er wordt een match gedaan op het bestelnummer en de omschrijving in de betaling
Als de openstaande post in SnelStart gevonden is dan wordt de memoboeking aangemaakt met een referentie naar de identifier in de openstaande post. Wordt de openstaande post niet gevonden dan zal de koppeling nog drie dagen proberen de openstaande post te vinden. Mocht de openstaande post later binnen komen dan kan deze doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop op het dashboard.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Woocommerce bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard. Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar SnelStart verderop in de handleiding.

3.Nodig: WooCommerce sleutels

De connectie met de WooCommerce webwinkel wordt gelegd met een consumerkey en een consumersecret. Deze maak je aan in de webwinkel. De consumersecret kun je voor de webhook gebruiken.
Lees meer Nodig WooCommerce ....
Lees minder Nodig WooCommerce ....
Als je wilt koppelen met WooCommerce dien je een WooCommerce consumerkey en consumersecret in je webwinkel aan te maken. Ga naar de WooCommerce instellingen en klik op het tabblad Advanced.
Ga vervolgens naar het tabblad REST API en klik op “Add key” om nieuwe sleutels toe te voegen.
Plaatje WooCommerce Sleutels
Geef een goede beschrijving van de sleutel op zodat je later weet waarom je hem gegenereerd had. Kies voor de rechten Read, want je gaat bestellingen uit WooCommerce lezen. Klik vervolgens op Genereer API.
Plaatje WooCommerce Sleutels
De consumer key en consumer secret worden gegenereerd en getoond. Kopieer en bewaar ze. Je hebt ze nodig voor de installatie en ze zijn later niet meer in te zien.
Plaatje WooCommerce Sleutels
WEBHOOKS OPTIONEEL Alleen nodig indien je direct orders wilt doorschieten.

De laatste paragraaf uit dit hoofdstuk "WooCommerce Sleutels", is alleen nodig indien je real-time orders wilt doorzetten naast de reguliere batch. Indien je deze subsectie overslaat worden je bestellingen vanuit WooCommerce, na installatie van de koppeling in het volgende hoofdstuk, nog steeds op batch niveau regelmatig en automatisch overgezet.

Om de webhook te maken, klik je binnen het hoofd tabblad "Advanced” op tabje “Webhooks” en daar op de knop ”Add webhook".
Plaatje WooCommerce Webhook

In het scherm dat nu geopend is, vul je de gevraagde informatie in. Geef een goede beschrijving van de naam van de webhook. De Status dient "active" te zijn. Bij het derde veld vul je in wanneer de webhook wordt geactiveerd. Wij adviseren hier "Order updated" (Nederlands "Order gewijzigd) te kiezen.
Plaatje WooCommerce Webhook

Bij “Delivery URL" vul je in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/woocommerce/webhook.php?licensekey=UWLICENTIESLEUTEL
waarbij "UWLICENTIESLEUTEL" uiteraard je eigen specifieke webwinkelfacturen.nl licentiesleutel is die je hebt gekregen in je e-mail bevestiging van de koppeling (32 letter/cijfer combinatie). Bij de secret vul je de WooCommerce consumersecret in zoals gegenereerd in het begin van deze paragraaf. Tot slot dien je de configuratie op te slaan (save webhook).

Indien je later ooit de Webhooks zou willen de-activeren, ga je binnen "Advanced” tab naar subtab "Webhooks" en kiest voor die specifieke webhook "delete permanently”.

4.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig snelstart....
Lees minder Nodig snelstart....

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar op Webwinkelfacturen. Er komen nu allerlei tegels tevoorschijn voor verschillende systemen. Je zoekt de tegel voor Woocommerce.

Klik nu op Genereer de sleutel. Kopieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

 

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de WooCommerce webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. De configuratie zelf.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Connectie Woocommerce
De connectie met de Woocommerce webwinkel gebeurt via de Clientkey en Clientsecret die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast Woocommerce en vul de Clientkey en Clientsecret in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd dan is dit de faq voor troubleshooting.

Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar SnelStart. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Dagboek
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen is het instellen optioneel, en vul je Debiteuren in. Factuurlayout
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

In Woocommerce kun je met standaard BTW tarieven werken of met de BTW tarieven uit de webwinkel. Wij adviseren je met standaard BTW tarieven te werken. Dat kost iets meer tijd om in te richten, maar voorkomt dat bestellingen niet kunnen worden doorgezet naar SnelStart.

Optie1:
Bij standaard BTW tarieven werk je met een lijst BTW tarieven per EU-land. Je kunt het BTW percentage voor bestellingen aanpassen en per EU land de BTW instellingen voor SnelStart doen. Dus lever je aan Duitsland dan kun je bij de instellingen aangeven dat 19% en/of 7% BTW in rekening wordt gebruikt en dat in SnelStart op aparte code geboekt moet worden.

Optie 2:
Bij BTW tarieven uit de winkel haalt de koppeling de BTW tarieven op uit de webwinkel. Landen die niet in de BTW instellingen van de webwinkel staan komen dus ook niet voor in de lijst. Woocommerce werkt met BTW percentages en BTW klassen. Die combinatie wordt ingeladen en gecontroleerd door de koppeling. Een bestelling met 21% BTW en BTW klasse reduced zal dus vaak niet doorgezet worden omdat meestal bij 21% in Woocommerce de BTW klasse standard hoort.

Wij zien dit erg vaak mis gaan en daarom adviseren wij de eerste optie, nl standaard BTW tarieven. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je SnelStart administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in SnelStart.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in SnelStart. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

Categorieen
Het is mogelijk om de omzet door te zetten op basis van productcategorieen. Je kunt hier de grootboekrekeningen instellen. Wij adviseren een maximum van 40 categorieen en er is een technisch maximum van 99 categorieen. Bij het instellen van rekeningen bij categorieen krijgen die de voorkeur. De omzetrekeningen bij de BTW tarieven komen te vervallen.

6.Day-to-day: Vanuit WooCommerce

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Betalingen (indien geactiveerd):
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Woocommerce bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar SnelStart. Als de bestelling is doorgezet en de status van de bestelling in Woocommerce is betaald dan zal er een betaling worden aangemaakt in SnelStart voor deze bestelling. Mocht het wenselijk zijn betalingen altijd aan te maken - dus ongeacht de status van de bestelling in Woocommerce - dan kan dat. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl om dit aan te vragen.

Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Deze keuze is in te zien -en te wijzigen- in tabblad Configuratie van het dashboard bij status doorzetten verkopen.
Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Woocommerce.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op. Er zijn talloze plugins om BTW nummers mee te geven aan WooCommerce bestellingen en het is onmogelijk om iedere plugin via de koppeling te ondersteunen. Er is een vaste lijst veldnamen waaruit de koppeling het BTW nummer leest. Deze lijst staat in de FAQ.

BTW berekening Bij de BTW percentages staat standaard in WooCommerce zowel genoemd met 2 decimalen als met 4 decimalen. De koppeling gebruikt de 4 decimalen om het BTW percentage zo goed mogelijk te berekenen. Zorg er dus voor dat de BTW op 4 decimalen in de bestelregels aanwezig is.*

* Technisch: Het gaat hier om de velden [total], [total_tax], [subtotal], [subtotal_tax] en [taxes] per bestelregel in [line_items].

  • De velden [total] en [total_tax] bevatten het regelbedrag excl BTW en het BTW bedrag na korting in twee decimalen
  • De velden [subtotal] en [subtotal_tax] bevatten het regelbedrag excl BTW en het BTW bedrag voor korting in twee decimalen.
  • Het veld [taxes] bevat dezelfde bedragen maar dan in vier decimalen. De koppeling gebruikt de waarden in [taxes] voor de BTW berekening.

Refunds Indien je wilt dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet, kun je dit aanvinken bij status doorzetten verkopen in het dashboard. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

Let op: De koppeling gaat 30 dagen terug in de tijd op retouren op te halen. Retouren die later binnen komen kan de koppeling niet meenemen. Ook zet de koppeling een refund alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de refund betrekking op heeft, heeft doorgezet. Tot slot zet de koppeling alleen volledige refunds door. Gedeeltelijke refunds worden niet doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende De koppeling zal veel velden uit een Woocommerce bestelling niet uitlezen of doorzetten naar SnelStart. Met name de note_attribute velden en de custom-velden worden niet meegenomen. De reden is dat verschillende webwinkels deze velden verschillend gebruiken. Omdat onze koppelingen voor alle webwinkeliers moeten werken kunnen we dit niet voor individuele merchants inregelen.

Let speciaal op velden die via een plugin binnen komen. Er is een behoorlijke kans dat de koppelingen deze velden niet meenemen. Bijvoorbeeld bij plugins voor kortingen komen de bedragen niet goed door in de bestelling en kan de bestelling niet doorgezet worden.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Woocommerce bestelling. +-
Naam veld Waarden uit Woocommerce bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer Een vaste prefix en daarna veld [number]. Het instellen van de prefix kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl
Factuurnummer Wordt bepaald vanuit de [meta_data]. Achtereenvolgens worden de volgende velden bekeken. De eerste die aanwezig is wordt geretourneerd.
  • key-veld [_wcpdf_formatted_invoice_number]
  • key-veld [_wcpdf_invoice_number]
  • key-veld [formatted_invoice_number]
  • key-veld [invoice_number]
Boekdatum [date_created]
Besteldatum [date_created]
Status bestelling [status]
Betaalstatus Als de status van de bestelling completed of processed is of als [date_paid] ingevuld is dan paid
Betaalreferentie [id]
Opmerking [customer_note]
Is het een Bol.com bestelling? Antwoord is ja als er een veld [customer_user_agent] met de waarde effectconnect is en het veld [billing][email] een bol.com emailadres is
Is het een Fonq bestelling? Antwoord is ja als het geen Bol.com bestelling is en er een veld [customer_user_agent] met de waarde effectconnect
Is het een andere bestelling die via een externe partij komt? Antwoord is ja als de sleutel in een vaste verzameling sleutels zit. Deze lijst kan op aanvraag uitgebreid worden.
Affiliatenummer Het affiliatenummer wordt als volgt bepaald:
  • Als in de meta-data een sleutel bol_order_id voorkomt dat is dit het affiliatenummer
  • Voor Bol.com bestellingen worden de verzendregels bekeken. Uit de regel met [method_title] een tekst als zending voor bol.com wordt het affiliatenummer uit de [method_title] gehaald.
  • Voor Fonq bestellingen worden de verzendregels bekeken. Uit de regel met [method_title] een tekst als zending voor fonq wordt het affiliatenummer uit de [method_title] gehaald.
  • Voor de overige bestellingen staat het affiliatenummer in de [meta_data] velden bij sleutel _external_order_number.
Valuta Als de valuta-optie voor de klant is ingesteld dan [currency]
Betaalmethode veld [gateway] in [transactions]
Besteltotaal incl BTW en kortingen [total_price]
Totaal BTW bestelling incl kortingen Waarde in [total_tax], of, als die waarde 0 is, de waarde uit [current_total_tax]. Bij het gebruik van de [current_total_tax] zit een extra controle. De BTW regels in de bestelling moeten optellen tot de waarde in [current_total_tax].
Besteltotaal excl BTW en kortingen Verschil bovenstaande twee regels
Land levering Het land van levering is het veld [shipping][country] als het gevuld is. Zo niet dan wordt het veld [billing][country] gebruikt.
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling
  • Als het veld [total_tax] waarde 0 heeft
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Woocommerce webwinkel
  • En het land van levering is een EU land
  • En er zit geen BTW op de bestelregels
  • Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een internationale bestelling
  • Als het veld [total_tax] waarde 0 heeft
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Woocommerce webwinkel
  • En het land van levering is geen EU land
  • En er zit geen BTW op de bestelregels
  • Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU
Hebben de bestelregels BTW? Om te bepalen of er BTW zit op de bestelregels wordt gekeken naar de velden [subtotal_tax] en [total_tax] per regel en [shipping_tax] in de bestelling. Als 1 van deze velden een waarde ongelijk aan 0 heeft dan zit er BTW op de bestelregels. Hebben alle velden waarde 0 dan zit er geen BTW op de bestelregels.
Uitwerking Woocommerce bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [line_items]. Er kunnen meerdere bestelregels in de bestelling staan en de koppeling leest deze regels een-voor-een uit.
Naam veld Waarden uit Woocommerce bestelregel
Productid [product_id]
Category In geval van het doorzetten van categorieen, de categorie-id en naam
Aantal [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan stopt de parsing.
SKU Als de SKU gevuld is dan [sku]. Anders [product_id].
Omschrijving [name] plus de waarden in veld [meta] in de bestelregel met sleutel / key label of key
BTW percentage Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
  • Als de bestelling een ICP of internationale bestelling is dan is het BTW percentage 0%
  • Als de waarde in veld [total] ongelijk aan 0 is dan worden de velden [taxes][total] opgeteld
  • Als de waarde [total] 0 is en de de waarde in veld [subtotal] ongelijk 0 dan worden de velden in [taxes][subtotal] opgeteld.
  • Het BTW percentage is het opgetelde bedrag in de [taxes] velden gedeeld door [total] of [subtotal]
Bedragen excl BTW Bedrag in veld [total]
Bedragen incl BTW Bedrag in veld [total] plus het bedrag in veld [total_tax]
Korting in bestelregel Een bestelregel heeft twee totalen, nl [total] en [subtotal]. Het bedrag [total] is het regelbedrag incl korting en het bedrag in [subtotal] het bedrag excl korting. Kortingen worden dus direct in de bestelregel verwerkt en niet als aparte regels toegevoegd.
BTW code en rekeningen SnelStart Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is. Indien wordt doorgezet op basis van categorieen wordt de omzetrekening bepaald aan de hand van de omzetrekening die staat ingesteld voor de desbetreffende categorie in het dashboard
Uitwerking Woocommerce verzendkosten. +-
Voor het uitlezen van de verzendkosten pakt de koppeling het veld [shipping_lines]. Er kunnen meerdere verzendregels zijn. Wat betreft de naam en het BTW percentage wordt alleen naar de eerste regel gekeken, voor de bedragen worden de bedragen in alle verzendregels opgeteld. In verreweg de meeste gevallen zal er sprake zijn van maximaal 1 regel voor de verzendkosten.
Naam veld Waarden uit Woocommerce bestelregel
Omschrijving [method_title] uit de laatste regel van de verzendkosten
BTW bedrag verzendkosten Iedere regel in veld [shipping_lines] kan meerdere BTW regels hebben, veld [taxes]. Deze worden gesommeerd en het totaal is het BTW bedrag verzendkosten.
Verzendkosten excl BTW [shipping_total] in de bestelling
Verzendkosten incl BTW Verzendkosten excl BTW plus het BTW bedrag voor de verzendkosten.
BTW percentage BTW bedrag verzendkosten gedeeld door het bedrag Verzendkosten excl BTW
BTW code en rekeningen SnelStart Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Woocommerce toeslagen +-
De toeslagen staan in veld [fee_lines]. Iedere toeslag wordt een aparte regel in de bestelling.
Naam veld Waarden uit Woocommerce bestelregel
Omschrijving [name]
BTW bedrag Als het een internationale of ICP bestelling is dan 0, anders het bedrag in veld [total_tax].
Bedrag excl BTW [total] in de bestelling
Bedrag incl BTW Bedrag excl BTW plus BTW bedrag
BTW percentage BTW bedrag toeslag gedeeld door het bedrag excl BTW
BTW code en rekeningen SnelStart Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Woocommerce klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Woocommerce klant
Het factuuradres staat in veld[billing] en het verzendadres in veld [shipping]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart.
Adres Indien aanwezig op basis van [billing_address] in de Woocommerce bestelling
  • Voornaam - [first_name]
  • Achternaam - [last_name]
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Adresregel1 - [address_1]
  • Adresregel2 - [address_2]
  • Postcode - [postcode]
  • Telnr - [phone]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country]
  • Land - [country]
BTW nummer Het BTW nummer kan in de [meta_data] van de bestelling staan. Er is een vaste lijst met sleutels waarop gezocht wordt. Is het BTW nummer niet gevonden dan zoekt de koppeling verder in de velden [vat_number] en VIES data in de bestelling. Een BTW nummer wordt altijd op geldigheid gecontroleerd.
Uitwerking Woocommerce betalingen +-
De optie om naast het doorzetten van bestellingen ook de betalingen door te zetten naar SnelStart kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Aan deze optie zijn extra kosten verbonden. De betaling wordt aangemaakt als het veld [date_paid] gevuld is.
Naam veld Waarden uit Woocommerce bestelling
Bestelid Het veld [id] uit de bestelling
Betaalid Het veld [payment_method]]#[transaction_id] uit de bestelling
Het betaalde bedrag Het veld [total] uit de bestelling
Betaalmethode [payment_method_title]
Status [status]
Transactie-id Wordt opgehaald uit de [meta_date], key [_mollie_payment_id]. Als dit niet gevonden wordt dan wordt het veld [transaction_id] uit de bestelling gebruikt.
Betaaldatum [date_paid]

7.Day-to-day: Naar Snelstart

De synchronisatie van gegevens tussen Woocommerce en SnelStart is als volgt.

Aanmaken transacties
De bestellingen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiele boekingen.
Standaard staat de koppeling ingericht op het aanmaken van financiele boekingen. Deze keuze is te wijzigen in de contractinstellingen in het dashboard, tabblad Configuratie of via email bij ons aan te vragen. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten naar financiele boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Woocommerce worden in SnelStart geimporteerd als memoboekingen. In de boeking komt een referentie te staan naar de verkoopboeking.

Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.


Uitwerking veldniveau SnelStart

Uitwerking op veld-niveau SnelStart financiële boeking. +-
Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
Factuurdatum [orderdate] besteldatum
Factuurnummer [ordernumber] bestelnummer, op verzoek factuurnummer
Betalingstermijn 14 dagen Dit kan niet aangepast worden.
Omschrijving Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig
  • Woocommerce bestellingen: bestelnummer / factuurnummer / betaalmethode indien aanwezig in de bestelling
  • Woocommerce retouren: bestelnummer / retournummer
Factuurbedrag Het totaalbedrag van de bestelling incl BTW.
Klant
Id [debiteurID] SnelStart debiteur-id.
uri /relaties/[debiteurID]
Boekingsregel
Omschrijving [name]
Grootboekrekening Zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard.
Bedrag Bedrag excl BTW.
Kostenplaats 1 default kostenplaats per koppeling.
BTWregels
BTW bedrag [price]
BTWsoort
  • Hoog
  • Laag
  • Geen
  • Overig
Uitwerking op veld-niveau SnelStart bestelling. +-
SnelStart bestelling
Benodigd pakket: InBalans of InZicht
Naam Voorbeeld Opmerking
relatie
id 7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j SnelStart debiteur-ID.
uri /relaties/7382g324-8f90-76b8-h999-fv4sh870c87j
procesStatus Order
datum 2023-03-01 besteldatum
verkooporderBtwIngaveModel Exclusief Standaard Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief.
omschrijving 890492 / iDEAL Bestelnummer / Factuurnummer / Betaalmethode indien aanwezig
betalingskenmerk 890492
  • Woocommerce bestellingen: bestelnummer.
  • Woocommerce retouren: retournummer.
memo
regels
artikel
id 8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
uri /artikelen/8d76f75n-9283-9291-93m2-fv5682e34akd
omschrijving Digital Xbox one - wit
stuksprijs 245.45 Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt.
aantal 1
totaal 245.45 Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
verkoopordersjabloon
id 8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4
uri /verkoopordersjablonen/8fe5j5y8-h8a1-9084-760h-98k979h4ujk4

De SnelStart bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Uitwerking op veld-niveau SnelStart memoboeking. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
orderdate Betaaldatum
Verkoopnummer [transactie-identifier]
Dagboek zoals ingesteld in het dashboard
Memoriaalboeking regel
Omschrijving [name] Bijvoorbeeld betaalmethode en postfix bestelnummer
debet [BetaaldeBedrag]
credit 0
grootboek De kruispost zoals ingesteld in het dashboard
verkoopregel
Id Identifier van de verkoopboeking
Bedrag Bedrag incl BTW van de verkoopboeking
omschrijving bestelnummer
Bedrag [verkoopBedrag]
Uitwerking op veld-niveau SnelStart product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
artikelcode [articlekey]
Omschrijving [productName]
ArtikelOmzetgroep
  • id -> [productLedgercode]
  • uri -> artikelomzetgroepen/[productLedgercode]
ModifiedOn [date]
isNonActief false
Uitwerking op veld-niveau SnelStart klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
relatiesoort Klant
Naam [name]
Telefoon [Telnr]
Mobiel [Mobile]
Email [Email]
KvKnummer [KvK]
Iban [Bankaccount_iban]
VestigingsAdres
  • [street]
  • [zipcode]
  • [city]
correspondentieAdres Hetzelfde als VestigingsAdres.
btwNummer [Btwnr]

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Woocommerce webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.


Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.