De financiële administratie van een webwinkel is complex – zelfs van een kleine. Door webwinkelbestellingen automatisch door te zetten naar de online boekhouding kun je een hoop problemen voorkomen. In dit artikel gaan we in op de verschillen tussen webwinkels en gewone winkels en laten we zien hoe het automatisch boeken in zijn werk gaat.
Het bijwerken van de financiële administratie is voor veel ondernemers geen hobby. Ze vinden het saai, ingewikkeld en veel tijd kosten. Niet alleen webwinkeliers klagen over de administratie. Ook accountants willen nog wel eens zuchten als ze een administratie krijgen aangeleverd met veel fouten die ze vervolgens moeten rechttrekken.
Webwinkeliers zijn ook ondernemers. Zij moeten dus ook een deugdelijke administratie voeren
en ook bij hen is dat meestal niet hun hobby. Daar komt nog iets bij. Webwinkeliers zijn
bijzonder als je hen vergelijkt met 'gewone' ondernemers.
Qua financiële administratie zijn ze 'anders' om 4 redenen.
Ten eerste zijn webwinkels eigenlijk al bij aanvang internationaal geörienteerd. Voordat ze het weten leveren ze aan het buitenland. Voor Belgische klanten hoeven ze niet eens hun koopwaar in een andere taal aan te bieden. Dat betekent dat zij direct te maken krijgen met ICP en internationale leveringen en de bijbehorende ingewikkelde BTW-regelgeving.
Ten tweede hebben webwinkels te maken met online-betalingen. Zij werken met Payment Service Providers die de betalingen voor bestellingen verzamelen en dan als 1 bulkbedrag overmaken naar de zakelijke rekening van de webwinkelier. Payment Service Providers rekenen kosten aan de webwinkelier, bijvoorbeeld 20 cent per betaling. Met een beetje pech wordt dat bedrag ingehouden op het bulkbedrag. Dat maakt het afletteren moeilijk.
Ten derde worden webwinkels met verschillende softwarepakketten gemaakt. Je hebt Magento webwinkels, SEOshop webwinkels, CCV Shop webwinkels, Mijnwebwinkel webwinkels, WooCommerce webwinkels en zo meer. Al deze systemen hebben hun eigenaardigheden. Het inrichten van goede BTW tarieven is een hele tour. De BTW op verzendkosten en kortingen worden niet altijd correct teruggerekend naar de BTW tarieven in het winkelmandje.
Tot slot hebben de meeste webwinkels te maken met kleine marges. Er is veel concurrentie en die concurrent is dankzij de vergelijkkingssites makkelijk te vinden. Om winstgevend te zijn moeten webwinkels dus veel transacties doen, en is er minder budget voor ondersteunende diensten zoals die van de accountant. Onhandig omdat de webwinkelier juist extra ondersteuning nodig heeft.
Qua administratie zijn webwinkels een behoorlijke uitdaging. Gelukkig hebben webwinkeliers twee technische voordelen waarmee ze de financiele administratie onder controle kunnen krijgen.
1. Webwinkels zijn toegankelijk via het internet. Dat is logisch. Klanten kopen via het internet in de webwinkel, online-betalingen worden via het internet afgehandeld en de webwinkelier beheert de webwinkel via het internet. Dat betekent dat alle producten, bestellingen en klantgegevens ergens op het internet staan, namelijk op de server van de webwinkel. Veel webwinkelsystemen maken deze gegevens toegankelijk voor derde partijen. Wat betekent dat?
Dat betekent dat de vertaling van een webwinkelbestelling naar financiële boekingen of facturen op een centrale server geprogrammeerd kan worden. Vervolgens kan deze software toegepast worden op alle bestellingen uit de webwinkel. Webwinkeliers hoeven niet meer zelf BTW regels toe te passen. Via koppelingen gaat dat vanzelf.
2. Het tweede grote voordeel van webwinkeliers is dat zij gewend zijn om online te werken. De stap naar een online boekhoudsysteem is voor hen een logische keuze. Er zijn er vele: SnelStart, Exact Online, Twinfield, Reeleezee, Yuki, MoneyBird, Factuursturen, Asperion, e-Boekhouden, Muis, Cash, Visma, Octopus, Offective en King.
Bij online boekhoudsystemen zien we eenzelfde ontwikkeling als bij webwinkelsoftware. Online boekhoudsystemen staan toe dat andere partijen, mits ze voldoende autorisatie hebben, gegevens kunnen toevoegen aan het online boekhoudpakket. Gegevens zoals financiële boekingen, facturen, producten en debiteuren.
Dus alle facturen en boekingen worden automatisch toegevoegd aan de financiële administratie van de webwinkelier. 24 Uur per dag, 7 dagen per week. De webwinkelier merkt het niet en hoeft alleen nog maar af te letteren.
Samenvatting: De financiële administratie van webwinkels is complex, maar met de juiste tooling goed te doen. En daarmee kan de accountant hem controleren en er over adviseren.