1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Bol.com naar Exact Online. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Bol.com automatisch bestellingen, facturen of transacties worden aangemaakt in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de verkoper komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Dit betekent dat ieder uur de bestellingen worden opgehaald en doorgezet.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een proefperiode aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppelingen. De koppeling kan alleen open bestellingen uit je Bol.com account ophalen. Mocht er een bestelling gemist worden dan probeert de koppeling deze bestelling opnieuw te reconstrueren aan de hand van de verzending van de bestelling. Zie https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/4/168/nl/waarom-kan-mijn-bolcom-bestelling-niet-meer-doorgezet-worden.html voor meer informatie. Deze koppeling doet geen creditering. Als een bestelling geannuleerd wordt zul je hem zelf uit Exact Online moeten verwijderen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ Bol.com en FAQ Exact Online.

2. Features

Bestellingen uit je Bol.com winkel worden doorgezet naar bestellingen, facturen of transacties in Exact Online. Bij de installatie van de koppeling kun je een default BTW percentage instellen. Van Bol.com krijgt de koppeling geen BTW specificatie mee. De koppeling gebruikt het BTW percentage van het product in Exact Online. Kan het product niet gevonden worden dan gebruikt de koppeling het default BTW percentage. Let op: Als je de bestellingen boekt op Exact Online SalesEntries dan is er geen productsynchronisatie en gebruikt de koppeling altijd het default BTW percentage. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Exact Online bestellingen, facturen of transacties. Als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen controleert de koppeling (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. Indien de bestelling gereconstrueerd wordt uit de verzending van de bestelling worden de debiteurgegevens van het verzendadres doorgezet. De koppeling controleert of de debiteur al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt voor de koppeling. Zo nee, dan wordt de debiteur aangemaakt. Matching vindt plaats op basis van emailadres. Als je bestellingen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen controleert de koppeling (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.
- Er is geen voorraadsynchronisatie tussen Bol.com en Exact Online mogelijk.

3. Voorbereiding Bol.com

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een public key en een private key. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Om de API sleutels op te genereren ga je naar Instellingen en vervolgens naar API Instellingen onder de kolom Diensten. Op het API Instellingen scherm klik je op Genereer API keys onder het kopje API keys voor productie. Deze API keys vul je in de eerste stap van de installatie in. Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes. Je vind die hier: https://developers.bol.com/api-keys.

4. Installatie koppeling

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Bol.com en Exact Online doe je het volgende dingen:
1. Je legt een connectie met Bol.com. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Exact Online. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens naar Exact Online te schrijven en om gegevens zoals debiteuren en producten uit Exact Online te lezen.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Bol.com en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Exact Online.

Klik op deze link om de installatie van de koppeling te starten: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=bol&invoicesystem=exactonline.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De twee sleutels (public en private) van je Bol.com account. Deze heb je in een vorige sectie opgehaald. Ook geef je hier een default BTW percentage op. Dit default BTW percentage gebruikt de koppeling voor het doorzetten van de verkoop.
- De administratie waarop je de omzet wilt boeken. Als je deze niet weet vul dan Default in. Je krijgt later de kans de administratie alsnog te selecteren

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Bol.com en de financiele instellingen in Exact Online, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen, de betaalmethoden aan debiteuren of tussenrekeningen en het dagboek en mogelijk het magazijn. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Bol.com

Ieder uur worden de nieuwste 25 open bestellingen uit je Bol.com account opgehaald. Deze worden bij ons in een wachtrij geplaatst en vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem. Wij kunnen alleen open bestellingen ophalen. Controleer dus of de bestelling in je boekhoudsysteem staat voordat je de bestelling in Bol.com een andere status geeft.

De koppeling kan geen annuleringen verwerken. Dus als de bestelling geannuleerd wordt zul je hem handmatig uit e-Boekhouden.nl moeten verwijderen.

6. Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De producten in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van emailadres.

Doorzetten producten
Facturen en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het opnieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Doorzetten bestel- / factuurgegevens
Als de klant en de producten bekend zijn dan kan de bestelling / factuur / transactie in Exact Online worden aangemaakt. De koppeling geeft prijzen, BTW percentages en grootboekrekeningen door, daar waar van toepassing.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als verkoper direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Bol.com, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: FAQ Bol.com en FAQ Exact Online.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.