1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Exact Online. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Bol.com automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Bol.com en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

2.Features

Bestellingen uit je Bol.com winkel worden doorgezet naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Exact Online. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Exact Online verkoopboekingen, -facturen of -bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Exact Online wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op e-mailadres. Let op: De koppeling probeert ook zo goed mogelijk verzendadressen door te zetten. Dit dient wel altijd vooraf geverifieerd te worden door de winkel-eigenaar.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in Exact Online bestaat. Zo niet dan wordt het product in Exact Online met prijs en BTW aangemaakt. Het product wordt toegewezen aan de default artikelgroep van Exact Online.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://developers.bol.com/apiv3credentials

4.Voorbereiding Exact Online

Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.

Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html

5.Installatie koppeling

De koppeling tussen Bol.com en Exact Online vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-bol-exactonline. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Bol.com. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Exact Online. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Exact Online te schrijven en om gegevens uit Exact Online te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Bol.com en de tweede voor de connectie met Exact Online.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Bol.com. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Bol.com en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Exact Online. Je legt de connectie met Exact Online via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Exact Online. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Exact Online account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd.

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de configuratie afronden. Je begint met het selecteren van de Exact Online administratie waar je de omzet naar toe wilt hebben. Vervolgens selecteer je het juiste dagboek en de betaalconditie. Let op: Je kunt het dagboek en de betaalconditie pas selecteren als je eerst de administratie hebt ingesteld.

Tot slot kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. Als de koppeling het product niet in Exact Online kan vinden dan wijst de koppeling dit default BTW percentage aan bestelregels toe.

6.Day-to-day: Vanuit Bol.com

Ieder uur worden de nieuwste 25 open bestellingen uit je Bol.com account opgehaald. Deze worden bij ons in een wachtrij geplaatst en vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem. Wij kunnen alleen open bestellingen ophalen. Controleer dus of de bestelling in je boekhoudsysteem staat voordat je de bestelling in Bol.com een andere status geeft.

De koppeling kan geen annuleringen verwerken. Dus als de bestelling geannuleerd wordt zul je hem handmatig uit e-Boekhouden.nl moeten verwijderen.

7.Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De productgegevens in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Doorzetten producten
Facturen en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het product automatisch nieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar "Exact Online bestellingen" worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Bol.com, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.