1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en MUIS.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Bol.com webwinkel automatisch worden doorgezet naar journaalboekingen of bestellingen in MUIS. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor MUIS.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Bol.com webwinkel wordt doorgezet naar een MUIS journaalboeking of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.

Er loopt momenteel een pilot voor het doorzetten van retouren. Stuur ons een email als je mee wilt doen met deze pilot.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van MUIS is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft MUIS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://developers.bol.com/apiv3credentials

4.Nodig: MUIS omgevingscode

Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.

Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Bol.com platform. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie Bol.com account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met MUIS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. De koppeling wijst dit default BTW percentage aan de bestelregels toe.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Bol.com:
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.

Authenticatie MUIS:
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Als je alle Bol.com bestellingen onder 1 vaste debiteur in MUIS wilt boeken dan kun je hier de debiteur selecteren.

Betaalmethoden inrichten
Bij het doorzetten van dagomzet wordt er een link gelegd tussen de betaalmethoden uit de kassa en de tussenrekeningen van het boekhoudsysteem.

 

6.Day-to-day: Vanuit Bol.com

Doorzetschema: De koppeling haalt de bestellingen ieder uur op uit de Bol.com verzendlijst. Dat betekent dat als bestellingen nog in de open-bestellijst van Bol.com staan, de bestellingen nog niet doorgezet worden. De koppeling kan tot 3 maanden terug in de tijd gaan om bestellingen op te halen. Na drie maanden verdwijnen de bestellingen uit de verzendlijst en kan de koppeling ze ook niet meer ophalen. <

Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken en voor Nederland en Belgie aparte factuurprofielen in te richten. Zie de FAQ.>

Debiteuren: Bol.com verzendingen hebben een factuuradres - [billingDetails] - en klantgegevens - [customerDetails]. De koppeling gebruikt de gegevens in [billingDetails] als factuuradres en de gegevens in [customerDetails] als verzendadres. Bij MUIS verkoopboekingen en facturen geeft de koppeling alleen het factuuradres door. Dit betekent dat de bedrijfsnaam niet wordt doorgegeven aan MUIS. Immers, de bedrijfsnaam, veld [company], is een veld in [customerDetails] en niet in [billingDetails].

BTW nummers: BTW nummers worden doorgezet. De koppeling doet een extra controle op de geldigheid van het BTW nummer.

BTW berekening: De Bol.com hebben geen BTW. Via tab Configuratie van het dashboard kun je een default BTW percentage instellen. Bij het doorzetten van Bol.com bestellingen naar MUIS transacties (financiele boekingen) zal altijd het default BTW percentage gebruikt worden. Dit betekent dat voor deze optie de koppeling niet gebruikt kan worden als er via Bol.com zowel met BTW hoog als BTW laag verkocht wordt. Immers, de koppeling zal de journaalboekingen of bestellingen altijd aanmaken met BTW hoog of BTW laag.

Indien doorgezet wordt naar MUIS bestellingen zullen de producten in MUIS gebruikt worden en de daarbij horende BTW percentages.

7.Day-to-day: Naar MUIS

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar MUIS:
Financiele boekingen

  • Totaalregel:
    • Dagboek
    • Rekening: MUIS debiteurcode
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: 0
    • Datum
    • Factuur: bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het Bol.com bestelnummer
    • Boekstuk: bestelnummer, inclusief letters en andere tekens
    • Bedrag: Totaalbedrag incl BTW
    • Omschrijving: Verkoop bestelnummer, bestelnummer inclusief letters en andere tekens
  • Detailregels:
    • Dagboek
    • Rekening: Omzetrekening
    • Tegenrekening: Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
    • BTW: BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • Aantal
    • Datum
    • Boekstuk: bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het Bol.com bestelnummer
    • Bedrag: Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl BTW - vermenigvuldigd met (-1)
    • BTW bedrag - vermenigvuldigd met (-1)
    • Naam product
    • Datum: besteldatum

Bestellingen

  • OrderKop regel
    • Debiteurid
    • Besteldatum
    • Leverdatum, gelijk aan de besteldatum
    • Soort: webshoporder, dienst aangemaakt te zijn in de MUIS administratie
    • Extern orderid: orderid
    • Kenmerk: bestelnummer
    • Opmerking: Uit bestelling, max lengte 250
    • Externe opmerking: Uit bestelling
    • Orderkosten: Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW
    • Verzendkosten excl BTW
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Productid
    • Eenheidsprijs excl BTW

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.

Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.

Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in MUIS. Producten in MUIS worden nooit gewijzigd.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Bol.com , per wanneer, zijn doorgezet naar MUIS.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/32/muis.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot het Bol.com account en boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening. Bij Bol.com kunnen we slechts drie maanden terug in de tijd. Hou hier rekening mee. Ook moeten we bij Bol.com de bestellingen samenstellen uit de verzendingen. Dit proces kan tot onvolledige bestellingen leiden.