1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Jortt. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Bol.com automatisch een factuur wordt aangemaakt in Jortt. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.

2.Features

Bestellingen uit je Bol.com account worden doorgezet naar facturen in Jortt. Hierbij worden doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de prijs, de BTW en de naam van het product.
- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer. In Bol.com hebben debiteuren altijd een uniek emailadres. Dit betekent dat er altijd een nieuwe debiteur in Jortt zal worden aangemaakt. Het is eventueel mogelijk om een vaste debiteur in te stellen, zodat alle verkopen onder een vaste debiteur in worden geboekt.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://developers.bol.com/apiv3credentials

4.Installatie

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Bol.com platform. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie Bol.com account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. De koppeling wijst dit default BTW percentage aan de bestelregels toe.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Bol.com:
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.

Authenticatie Jortt:
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd met de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Bol.com werkt zelf niet met BTW. Daarom is het mogelijk om voor Nederland en Belgie een default BTW code in te stellen. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Als je alle Bol.com bestellingen onder 1 vaste debiteur in Jortt wilt boeken dan kun je hier de debiteur selecteren.

5.Day-to-day: Vanuit Bol.com

Ieder uur worden de nieuwste 25 open bestellingen uit je Bol.com account opgehaald. Deze worden bij ons in een wachtrij geplaatst en vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem. Wij kunnen alleen open bestellingen ophalen. Controleer dus of de bestelling in je boekhoudsysteem staat voordat je de bestelling in Bol.com een andere status geeft.

De koppeling kan geen annuleringen verwerken. Dus als de bestelling geannuleerd wordt zul je hem handmatig uit e-Boekhouden.nl moeten verwijderen.

6.Day-to-day: Naar Jortt

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgezet naar Jortt facturen. De verzendmethode is Handmatig. De regelbedragen zijn bedragen incl BTW. Als de verkoop betaald is dan krijgt de Jortt factuur de status Factuur reeds voldaan. Is de verkoop nog niet betaald dan wordt de status Betaald via bankoverschrijving. Let op: Het is niet altijd goed te beoordelen of een verkoop al betaald is. Het kan gebeuren dat een verkoop pas op een later moment op betaald wordt gezet in de webwinkel.

We kunnen de instellingen als volgt aanpassen:
- De verzendmethode kan Email worden. Dan wordt de factuur automatisch vanuit Jortt via de email verstuurd naar de klant
- De betaalmethode kan altijd op Factuur reeds voldaan gezet worden
- De bedragen kunnen excl BTW worden doorgevoerd
Als je een van deze opties wenst kun je contact met ons opnemen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Bol.com , per wanneer, zijn doorgezet naar Jortt.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening. Bij Bol.com kunnen we slechts drie maanden terug in de tijd. Hou hier rekening mee. Ook moeten we bij Bol.com de bestellingen samenstellen uit de verzendingen. Dit proces kan tot onvolledige bestellingen leiden.