1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Jortt.
De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Bol.com webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Jortt. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Jortt, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor Jortt.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumer ID en secret binnen je Bol.com omgeving in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Bestellingen uit de Bol.com webwinkel worden doorgezet naar Jortt facturen. De verzendmethode is handmatig en de bedragen zijn incl BTW. Qua status en verzendmethode kunnen we een en ander instellen, zie de FAQ.
Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.
Retouren worden niet automatisch doorgezet. Wil je retouren doorzetten stuur ons dan een email .
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten
Het doorzetten van een Bol.com bestelling naar Jortt gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Jortt aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Jortt factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Jortt is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Jortt een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Nodig: Bol.com sleutels
De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.
Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://api.bol.com/retailer/public/Retailer-API/authentication.html#_managing_access
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Bol.com platform. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie Bol.com account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Jortt. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Jortt administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. De koppeling wijst dit default BTW percentage aan de bestelregels toe.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Bol.com:
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.
Connectie Jortt
De authenticatie met Jortt loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Jortt voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Jortt account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Jortt gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat door op de Connect knop te klikken.
Factuurlayout
Aan een factuur kun je ene handelsnaam meegeven. Op basis van deze handelsnaam hangt Jortt het juiste sjabloon aan de factuur.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Jortt. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen voor NL, BE en Anders.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
5.Day-to-day: Vanuit Bol.com
Doorzetschema: De koppeling haalt de bestellingen ieder uur op uit de Bol.com verzendlijst. Dat betekent dat als bestellingen nog in de open-bestellijst van Bol.com staan (of deels), de bestellingen nog niet doorgezet worden. De koppeling kan tot 3 maanden terug in de tijd gaan om bestellingen op te halen. Na drie maanden verdwijnen de bestellingen uit de verzendlijst en kan de koppeling ze ook niet meer ophalen.
Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken en voor Nederland en Belgie aparte factuurprofielen in te richten. Zie de FAQ.
Retouren
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de retouren doorzet, neem dan contact met ons op. Wij zullen de retouren-optie dan aanzetten. Voor het doorzetten van retouren haalt de koppeling de bestelling op waarvoor de retour is aangemaakt. Deze bestelling wordt gebruikt voor het bepalen van de retour.
Let op: De koppeling zet een retour alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de retour betrekking op heeft, heeft doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Velden bestelling
| Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
| Bestel-identifier | [orderId] |
| Bestelnummer | [orderId] op aanvraag kunnen wij hier een prefix op instellen |
| Bestel- en boekdatum | De datum uit [orderPlacedDateTime] |
| Totaal incl | Som bedragen incl BTW in de bestelregels |
| Totaal excl | Som bedragen excl BTW in de bestelregels |
| Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
| BTW percentage | dummie-waarde die later bepaald wordt op basis van het default BTW percentage in de instellingen of - indien van toepassing - het product in Jortt |
| Naam product | [product][title] |
| SKU | Deze wordt niet ingevuld. Sommige merchants zouden hier graag het veld [offerReference] ingevuld krijgen. Dat kan niet, omdat niet alle Bol.com merchants het veld [offerReference] gebruiken voor de SKU van het product. |
| Barcode | [product][ean] |
| Aantal | [quantity] |
| Eenheidsprijs excl BTW | Wordt niet ingevuld want dit bedrag is nog niet bekend |
| Eenheidsprijs incl BTW | [unitPrice] |
| Regelprijs incl BTW | [unitPrice] * [quantity] |
| Rekeningen en BTW codes uit Jortt | Dummie waarden, deze worden pas bepaald bij het aanmaken van de factuur in Jortt. |
| Naam veld | Waarden uit Bol.com bestelling |
| Als alleen het verzendadres in de bestelling staat dan wordt het factuuradres gelijk aan het verzendadres | |
| Voornaam | [billingDetails][firstName] |
| Achternaam | [billingDetails][lastName] |
| Bedrijf | [billingDetails][company] |
| KvK nummer | [billingDetails][kvkNumber] |
| Adresregel 1 | [billingDetails][streetName] |
| Adresregel 2 | [billingDetails][extraAddressInformation] |
| Huisnummer | [billingDetails][houseNumber] [billingDetails][houseNumberExtension] |
| Postcode | [billingDetails][zipCode] |
| Plaats | [billingDetails][city] |
| Land | [billingdetails][countryCode] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [shipmentDetails] ipv [billingDetails] |
| BTW nummer | [billingDetails][vatNumber] |
| Emailadres | [billingDetails][email] |
6.Day-to-day: Naar Jortt
Deze gegevens worden doorgezet naar Jortt:
Facturen
- Debiteur: customer-id uit Jortt
- Datum: besteldatum
- Bedragen incl BTW: true als de webwinkel bedragen incl BTW rekent, anders false
- Verzending: Handmatig, kan op verzoek op email worden gezet
- Betaalmethode: pay_later of paid, al naar gelang de betaalstatus in de webwinkel. Dit kan op verzoek op alwayspaid worden gezet of op de Mollie betaallink
- Referentie: bestelnummer
- Factuursjabloon: tradename-id uit Jortt
- Regels:
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Jortt debiteur gebruikt als debiteur van de Jortt transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Jortt. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Bol.com webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Jortt.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/50/jortt.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naarwebcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze algemene faq. Bij BOL.com migraties zijn er een aantal restricties, beschreven in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.