1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Moneybird.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Bol.com dagelijks worden doorgezet naar een factuur in Moneybird. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een gratis 30-dagen proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten stuur dan een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met de vermelding van de licentiesleutel. Wij zullen de koppeling dan stopzetten.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor Moneybird.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Bol.com wordt doorgezet als een Moneybird factuur. Naast het toevoegen van de factuur kan de factuur de status verzonden krijgen en status betaald. De factuur kan ook automatisch verzonden worden vanuit Moneybird.

De koppeling werkt op basis van de Bol.com verzendlijst. De bestellingen uit de verzendlijst worden opgehaald en doorgezet. De bestellingen uit de Bol.com open orderlijst worden pas doorgezet als zij in de verzendlijst staan. De koppeling kan maximaal 3 maanden terug in de tijd om verzendingen op te halen.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Moneybird bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Moneybird. Dit gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Moneybird aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Moneybird factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Moneybird is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Moneybird een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Moneybird verderop in de handleiding.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://developers.bol.com/apiv3credentials

4.Installatie

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Bol.com platform. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie Bol.com account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. De koppeling wijst dit default BTW percentage aan de bestelregels toe.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Bol.com:
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.

Authenticatie Moneybird:
De authenticatie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd met de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Bol.com werkt zelf niet met BTW. Daarom is het mogelijk om voor Nederland en Belgie een default BTW code in te stellen. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Als je alle Bol.com bestellingen onder 1 vaste debiteur in Moneybird wilt boeken dan kun je hier de debiteur selecteren.

5.Day-to-day: Vanuit Bol.com

Doorzetschema: De koppeling haalt de bestellingen ieder uur op uit de Bol.com verzendlijst. Dat betekent dat als bestellingen nog in de open-bestellijst van Bol.com staan, de bestellingen nog niet doorgezet worden. De koppeling kan tot 3 maanden terug in de tijd gaan om bestellingen op te halen. Na drie maanden verdwijnen de bestellingen uit de verzendlijst en kan de koppeling ze ook niet meer ophalen.

Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken en voor Nederland en Belgie aparte factuurprofielen in te richten. Zie de FAQ.

Debiteuren: Bol.com verzendingen hebben een factuuradres - [billingDetails] - en klantgegevens - [customerDetails]. De koppeling gebruikt de gegevens in [billingDetails] als factuuradres en de gegevens in [customerDetails] als verzendadres. Bij Moneybird verkoopboekingen en facturen geeft de koppeling alleen het factuuradres door. Dit betekent dat de bedrijfsnaam niet wordt doorgegeven aan Moneybird. Immers, de bedrijfsnaam, veld [company], is een veld in [customerDetails] en niet in [billingDetails].

Bij de optie bestellingen geeft de koppeling het factuuradres en het verzendadres mee als deze verschillen. Verschillen ze niet dan geeft de koppeling alleen het factuuradres mee.

BTW nummers: BTW nummers worden doorgezet. De koppeling doet een extra controle op de geldigheid van het BTW nummer.

BTW berekening: De Bol.com hebben geen BTW. Via tab Configuratie van het dashboard kun je een default BTW percentage instellen. Bij het doorzetten van Bol.com bestellingen naar Moneybird zal dit default BTW percentage altijd gebruikt worden. Dit betekent dat deze koppeling niet geschikt is als je met meerdere BTW percentages vanuit Bol.com verkoopt.

 

6.Day-to-day: Naar Moneybird

7.1 De transacties

Deze gegevens worden doorgezet naar Moneybird:

  • Referentie: bestelnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer
  • Factuurnummer: Alleen op aanvraag en gelijk aan het bestel- of factuurnummer. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt.
  • Datum: besteldatum
  • Debiteur: id Moneybird debiteur
  • Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false
  • Factuurprofiel: Zoals ingesteld op het dashboard
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Eenheidsprijs incl BTW - als de prijzen in de incl BTW zijn, anders regelprijs excl BTW
    • BTW code
    • Category

Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.

Automatisch versturen factuur: Ookal heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.

Betaalstatus: Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de bestelling betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt.

Let op: Soms komt een betaling op een bestelling pas later binnen en heeft de koppeling de bestelling al doorgezet naar Moneybird. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.

Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.

7.2 Debiteuren

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Moneybird transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Moneybird. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

De nieuwe debiteur in Moneybird krijgt verzendstatus Handmatig. Hiermee voorkomen we dat er automatisch facturen naar de debiteur worden gestuurd.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Bol.com , per wanneer, zijn doorgezet naar Moneybird.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot het Bol.com account en boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening. Bij Bol.com kunnen we slechts drie maanden terug in de tijd. Hou hier rekening mee. Ook moeten we bij Bol.com de bestellingen samenstellen uit de verzendingen. Dit proces kan tot onvolledige bestellingen leiden.