1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Moneybird. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Bol.com automatisch een factuur wordt aangemaakt in Moneybird. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Bol.com en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

2.Features

Bestellingen uit je Bol.com winkel worden doorgezet naar een factuur in Moneybird. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Moneybird wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Moneybird, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Moneybird aanwezig zijn.
- Artikelen. De koppeling zet geen artikelen door en plaatst ook geen SKUs of EANs in de factuurregels.
- Extra requests. Het is mogelijk om extra requests te sturen naar Moneybird om een factuur te verzenden of de status Betaald te geven. Dit staat uitgelegd in de sectie Day-to-Day: Moneybird.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://developers.bol.com/apiv3credentials

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Bol.com en Moneybird vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-bol-moneybird. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Bol.com. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Moneybird. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Moneybird te schrijven en om gegevens uit Moneybird te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Bol.com en de tweede voor de connectie met Moneybird.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Bol.com. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Bol.com en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Moneybird. Je legt de connectie met Moneybird via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Moneybird. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven to je Moneybird account en voor welke administratie die toegang verleend moet worden. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd..

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de configuratie afronden. Je kunt de administratie waar je op wilt boeken en de factuurlayout aanpassen via de blauwe Wijzig knoppen.

Tot slot kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. De koppeling wijst altijd dit default BTW percentage toe aan de verkopen. De koppeling is dus minder geschikt als je binnen je Bol.com account onder meerdere BTW percentages verkoopt.

5.Day-to-day: Vanuit Bol.com

Ieder uur worden de nieuwste 25 open bestellingen uit je Bol.com account opgehaald. Deze worden bij ons in een wachtrij geplaatst en vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem. Wij kunnen alleen open bestellingen ophalen. Controleer dus of de bestelling in je boekhoudsysteem staat voordat je de bestelling in Bol.com een andere status geeft.

De koppeling kan geen annuleringen verwerken. Dus als de bestelling geannuleerd wordt zul je hem handmatig uit e-Boekhouden.nl moeten verwijderen.

6.Day-to-day: Naar Moneybird

De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.

Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:

I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.

II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.

Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.

Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.