1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en SnelStart.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Bol.com webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. Voor het gebruik van de koppeling hanteren we een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor SnelStart.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Bol.com webwinkel kan naar SnelStart worden doorgezet als een SnelStart bestellingen / verkoopboekingen. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Voor het doorzetten als bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten als verkoopboekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.

Er loopt momenteel een pilot voor het doorzetten van retouren. Stuur ons een email als je mee wilt doen met deze pilot.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://developers.bol.com/apiv3credentials

4.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen en zoekt daar de Webwinkelfacturen tegel van de koppeling met Bol.com.

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Bol.com platform. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie Bol.com account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. De koppeling wijst dit default BTW percentage aan de bestelregels toe.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Bol.com:
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.

Authenticatie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Doorboeken betalingen
Bij het doorzetten naar SnelStart transacties kun je er voor kiezen om de betalingen voor de verkopen door te boeken naar een tussenrekening van de gebruikte betaalmethode. Je kunt er voor kiezen om dit nooit te doen, om dit altijd te doen of om het af te laten hangen van de betaalstatus van de bestelling. *) Voor deze feature loopt een pilot. Je kunt je voor deze pilot aanmelden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Dagboek
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Dit is van belang als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen en betalingen wilt doorboeken. Voor een Memo dagboek vul je meestal Memo in.

Factuurlayout
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen voor NL, BE en Anders.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je SnelStart administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in SnelStart.

 

6.Day-to-day: Vanuit Bol.com

Doorzetschema: De koppeling haalt de bestellingen ieder uur op uit de Bol.com verzendlijst. Dat betekent dat als bestellingen nog in de open-bestellijst van Bol.com staan, de bestellingen nog niet doorgezet worden. De koppeling kan tot 3 maanden terug in de tijd gaan om bestellingen op te halen. Na drie maanden verdwijnen de bestellingen uit de verzendlijst en kan de koppeling ze ook niet meer ophalen. <

Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken en voor Nederland en Belgie aparte factuurprofielen in te richten. Zie de FAQ.>

Debiteuren: Bol.com verzendingen hebben een factuuradres - [billingDetails] - en klantgegevens - [customerDetails]. De koppeling gebruikt de gegevens in [billingDetails] als factuuradres en de gegevens in [customerDetails] als verzendadres. Bij SnelStart verkoopboekingen en facturen geeft de koppeling alleen het factuuradres door. Dit betekent dat de bedrijfsnaam niet wordt doorgegeven aan SnelStart. Immers, de bedrijfsnaam, veld [company], is een veld in [customerDetails] en niet in [billingDetails].

BTW nummers: BTW nummers worden doorgezet. De koppeling doet een extra controle op de geldigheid van het BTW nummer.

BTW berekening: De Bol.com hebben geen BTW. Via tab Configuratie van het dashboard kun je een default BTW percentage instellen. Bij het doorzetten van Bol.com bestellingen naar SnelStart financiele boekingen zal altijd het default BTW percentage gebruikt worden. Dit betekent dat voor deze optie de koppeling niet gebruikt kan worden als er via Bol.com zowel met BTW hoog als BTW laag verkocht wordt. Immers, de koppeling zal de bestellingen / verkoopboekingen altijd aanmaken met BTW hoog of BTW laag.

Indien doorgezet wordt naar SnelStart bestellingen zullen de producten in SnelStart gebruikt worden en de daarbij horende BTW percentages.

7.Day-to-day: Naar SnelStart

De synchronisatie van gegevens tussen Bol.com en SnelStart is als volgt.

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar SnelStart:
Financiele boekingen (Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer
  • Factuurnummer: bestelnummer
  • Factuurbedrag: Het totaalbedrag van de bestelling incl BTW
  • Factuurdatum: besteldatum
  • Betalingstermijn: 14, dit kan niet aangepast worden
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Bedrag excl BTW
    • Grootboekrekening zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW soort

Bestellingen (Benodigd pakket: InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer
  • Betalingskenmerk: bestelnummer
  • Datum: besteldatum
  • verkooporderBtwIngaveModel: Inclusief, kan aangepast worden naar exclusief
  • Verkoopsjabloon: Zoals opgegeven bij tab Configuratie van het dashboard
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
    • Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt

De bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.

Aanmaken producten
Indien de bonnen worden doorgezet naar SnelStart bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bon al in SnelStart bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in SnelStart dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. Voor de matching wordt de ArtikelCode in het SnelStart product gebruikt. De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Bol.com webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot het Bol.com account en boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De algemene aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. De restricties bij een BOL.com migratie beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.