1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Visma eAccounting.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Bol.com webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Visma eAccounting. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Bol.com bestellingen door te zetten naar Visma eAccounting. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Bol.com en in de FAQ voor Visma eAccounting.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumer ID en secret binnen je Bol.com omgeving in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Bol.com webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. Je kunt de gewenste optie instellen via het dashboard.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Bestellingen worden opgehaald uit de verzendlijst bij Bol.com, niet uit de Open-bestellingen lijst. Een bestelling wordt pas doorgezet als alle producten in die bestelling verzonden zijn. Gedurende de nacht worden de openstaande bestellingen bijgewerkt.

Retouren worden niet automatisch doorgezet. Wil je retouren doorzetten stuur ons dan een email .

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Bol.com bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Bol.com bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betaling
Er wordt een fictieve betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar Visma eAccounting. Er wordt niet gekeken of de betaling daadwerkelijk gedaan is omdat de koppeling dat op dit moment niet kan zien in Bol.com.

Het doorzetten
Het doorzetten van een Bol.com bestelling naar Visma eAccounting gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
  3. De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Bol.com bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://api.bol.com/retailer/public/Retailer-API/authentication.html#_managing_access

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Bol.com platform. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie Bol.com account te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. De koppeling wijst dit default BTW percentage aan de bestelregels toe.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Bol.com:
De authenticatie met je Bol.com account gebeurt via de Client id en Client secret die je in een vorige sectie bepaald hebt. Klik op de rode Connect knop naast Bol.com en vul de Client id en Client secret in in het popup-window.

Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen voor NL, BE en Anders.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van betalingen wordt een link gelegd tussen de betaalmethoden in je webwinkel en de tussenrekeningen uit Visma eAccounting. Alle betaalmethoden in je webwinkel worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden.

 

5.Day-to-day: Vanuit Bol.com

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: De koppeling haalt de bestellingen ieder uur op uit de Bol.com verzendlijst. Dat betekent dat als bestellingen nog in de open-bestellijst van Bol.com staan, de bestellingen nog niet doorgezet worden. De koppeling kan tot 3 maanden terug in de tijd gaan om bestellingen op te halen. Na drie maanden verdwijnen de bestellingen uit de verzendlijst en kan de koppeling ze ook niet meer ophalen.

Nederland en Belgie: Voor sommige ondernemers is het belangrijk om een splitsing te hebben tussen Bol.com bestellingen naar Nederland of Belgie ivm de BTW aangifte en drempelwaarden. Het is mogelijk om de bestellingen op land-specifieke grootboekrekeningen te boeken en voor Nederland en Belgie aparte factuurprofielen in te richten. Zie de FAQ.

Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Bol.com bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Visma eAccounting. Als de bestelling is doorgezet dan zal er een betaling worden aangemaakt in Visma eAccounting voor deze bestelling.

Debiteuren: Bol.com verzendingen hebben een factuuradres - [billingDetails] - en klantgegevens - [customerDetails]. De koppeling gebruikt de gegevens in [billingDetails] als factuuradres en de gegevens in [customerDetails] als verzendadres. Bij Visma eAccounting verkoopboekingen en facturen geeft de koppeling alleen het factuuradres door. Dit betekent dat de bedrijfsnaam niet wordt doorgegeven aan Visma eAccounting. Immers, de bedrijfsnaam, veld [company], is een veld in [customerDetails] en niet in [billingDetails].

BTW nummers: BTW nummers worden doorgezet. De koppeling doet een extra controle op de geldigheid van het BTW nummer.

BTW berekening: De Bol.com bestellingen hebben geen BTW. Via tab Configuratie van het dashboard kun je een default BTW percentage instellen. Bij het doorzetten van Bol.com bestellingen naar Visma eAccounting snelle facturen zal altijd het default BTW percentage gebruikt worden. Dit betekent dat voor deze optie de koppeling niet gebruikt kan worden als er via Bol.com zowel met BTW hoog als BTW laag verkocht wordt. Immers, de koppeling zal de bestellingen, facturen of verkoopboekingen altijd aanmaken met BTW hoog of BTW laag.

Indien doorgezet wordt naar Visma eAccounting bestellingen of conceptfacturen zullen de producten in Visma eAccounting gebruikt worden en de daarbij horende BTW percentages.

Retouren
Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de retouren doorzet, neem dan contact met ons op. Wij zullen de retouren-optie dan aanzetten. Voor het doorzetten van retouren haalt de koppeling de bestelling op waarvoor de retour is aangemaakt. Deze bestelling wordt gebruikt voor het bepalen van de retour.

Let op: De koppeling zet een retour alleen door als de koppeling eerder de bestelling waar de retour betrekking op heeft, heeft doorgezet. Voor meer informatie zie de FAQ.

6.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Financiele boekingen

  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • CustomerId: visma debiteuren id
  • DueDate: besteldatum
  • RemainingAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • TotalAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • VatAmountInvoiceCurrency: totaal BTW bedrag bestelling
  • RoundingsAmountInvoiceCurrency: 0
  • Invoicenumber: huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
  • InvoiceDate: besteldatum
  • Credit: false
  • Betalingskenmerk: bestelnummer - dit is niet aan te passen
  • Voucher:
    • Datum: besteldatum
    • Tekst: Bestelling bestelnummer
    • Regels:
      • Totaalregel met het bestelbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve bestellingen.
      • Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
      • BTW regels met het BTW bedrag, BTW ekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.

Facturen

  • Customerid: Visma debtorid
  • InvoiceAddress velden worden ingevuld
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam verkoopregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.

Bestellingen

  • Amount: Totaal bedrag bestelling incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bestelling incl BTW
  • Customerid: Visma debtorid
  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • Amount: Totaal BTW bedrag bestelling
  • InvoiceAddress velden worden ingevuld
  • OrderDate: besteldatum
  • Status: Draft - dit kan niet aangepast worden
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam verkoopregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Bol.com worden in Visma eAccounting geimporteerd als betaaltransacties, ook wel PaymentVoucher genoemd. De betaaltransactie bevat de volgende velden:

  • Datum waarop de betaaltransactie wordt aangemaakt
  • Verkoopnummer - transactie-identifier
  • Type 2 - dit geeft aan dat het om een betaaltransactie gaat
  • Verkoopregel met de informatie uit de verkoopboeking
    • Omschrijving: Verkoopnummer, bijvoorbeeld het bestel- of factuurnummer
    • Credit-amount: Het verkoopbedrag
    • Identifier van de verkoop-boeking in Visma
    • Rekening: Debiteurenrekening, meestal 1200, kan aangepast worden bij tab Configuratie van het dashboard.
    • Klant-code
  • Betaalregel met de informatie van de betaling
    • Bedrag: Betaling
    • Rekening: Zoals ingesteld bij tab Configuratie van het dashboard
Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de betaaltransactie niet aangemaakt worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Bol.com en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Bol.com webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naarwebcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze algemene faq. Bij BOL.com migraties zijn er een aantal restricties, beschreven in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.