1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Bol.com en Visma eAccounting. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Bol.com automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Visma eAccounting. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Bol.com en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

2.Features

Bestellingen uit je Bol.com winkel worden doorgezet naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Visma eAccounting verkoopboekingen, -facturen of -bestellingen. Standaard worden de Visma eAccounting facturen gebruikt. Je kunt dit aanpassenen in het dashboard , tab Configuratie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Visma eAccounting wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar Visma eAccounting facturen of bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in Visma eAccounting bestaat. Zo niet dan wordt het product in Visma eAccounting met prijs en BTW aangemaakt.

3.Nodig: Bol.com sleutels

De koppeling met je Bol.com platform creeer je met 2 sleutels, een client ID en een secret. Je kunt deze sleutels aanmaken binnen je Bol.com account.

Bol.com heeft zelf een beschrijving met plaatjes hoe je de sleutels aanmaakt: https://developers.bol.com/apiv3credentials

4.Installatie

De koppeling tussen Bol.com en Visma eAccounting vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-bol-visma. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Bol.com. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Visma eAccounting. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Visma eAccounting te schrijven en om gegevens uit Visma eAccounting te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Bol.com en de tweede voor de connectie met Visma eAccounting.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Bol.com. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Bol.com en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Visma eAccounting. Je legt de connectie met Visma via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Visma. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven to je Visma account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd.

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de configuratie afronden. Je kunt de default debiteuren dimensie aanpassen de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren. Let op: Bol.com geeft geen BTW percentages door op je bestellingen. Daarom kun je voor de koppeling een default BTW percentage invullen. Als de koppeling het product niet in Visma kan vinden dan wijst de koppeling dit default BTW percentage aan bestelregels toe.

5.Day-to-day: Vanuit Bol.com

Ieder uur worden de nieuwste 25 open bestellingen uit je Bol.com account opgehaald. Deze worden bij ons in een wachtrij geplaatst en vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem. Wij kunnen alleen open bestellingen ophalen. Controleer dus of de bestelling in je boekhoudsysteem staat voordat je de bestelling in Bol.com een andere status geeft.

De koppeling kan geen annuleringen verwerken. Dus als de bestelling geannuleerd wordt zul je hem handmatig uit e-Boekhouden.nl moeten verwijderen.

6.Day-to-day: Naar Visma

Verkopen uit je winkel worden in Visma geimporteerd als bestellingen, facturen of financiele boekingen. Zij krijgen in Visma de status Draft. In de referentie staat het bestelnummer of het factuurnummer uit de webwinkel.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 9% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de Visma factuur, een korting voor 21% en een korting met 9%. Voor Visma bestellingen worden bestelkortingen in de bestelregels verwerkt. Visma staat geen negatieve bedragen toe voor bestellingen, dus er kunnen geen aparte kortingsregels worden doorgevoerd.

De verkopen uit je webwinkel worden dus in Visma automatisch zichtbaar.

Resultaten inzien in Visma


Tot slot een tip: je kunt eenvoudig je btw-aangifte via Visma doen. Specifieke vragen hierover kun je aan Visma stellen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Bol.com, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/4/bolcom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.