1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Asperion.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar facturen in Asperion. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je installeert deze koppeling via de CCV Shop Appstore. De koppeling staat in de categorie boekhouden. Je kunt ook zoeken op webwinkelfacturen, dan zie je al onze koppelingen. Je kunt de koppeling ook weer heel eenvoudig uitschakelen via de CCV Shop Appstore.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Asperion.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een Asperion factuur. Nieuwe bestellingen of facturen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien zij de juiste status hebben worden zij doorgezet naar Asperion. De statussen kun je instellen via het dashboard, tab Configuratie.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling of factuur doorgezet naar Asperion. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten al aanwezig zijn in Asperion. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
  3. De Asperion factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en asperion installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.



Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Wij kunnen de BTW tarieven niet uitlezen uit CCV Shop webwinkels. Daarom worden er standaard BTW tarieven getoond. Dit zijn 21% en 9% voor Nederlandse webwinkels, 21% en 6% voor Belgische webwinkels en 19% en 7% voor Duitse webwinkels. Het is niet mogelijk van deze standaard tarieven af te wijken.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. De koppeling leest de betaalmethoden uit de webwinkel en toont deze op dit scherm. Indien er een nieuwe betaalmethode aan de webwinkel wordt toegevoegd kan deze via dit scherm aan een nieuwe of dezelfde vaste debiteur worden gekoppeld.

 

4.Nodig: Asperion inrichting

De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.

Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.

In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.

5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing).

Bestellingen die worden opgehaald met status voltooid worden altijd doorgezet. Bestellingen die worden opgehaald met status in verwerking worden doorgezet als dat is aangegeven bij de instellingen. Je kunt de instellingen inzien bij tab Configuratie van het dashboard.

Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben, bijvoorbeeld in de wacht worden later automatisch alsnog doorgezet als zij status voltooid hebben gekregen. Mochten deze bestellingen de status in verwerking krijgen en staat de status in verwerking staat aangevinkt bij tab Configuratie van het dashboard dan worden zij dus niet op dat moment doorgezet.

Debiteuren: Bol.com verzendingen hebben een factuuradres - [billingDetails] - en klantgegevens - [customerDetails]. De koppeling gebruikt de gegevens in [billingDetails] als factuuradres en de gegevens in [customerDetails] als verzendadres. Bij Asperion geeft de koppeling alleen het factuuradres door. Dit betekent dat de bedrijfsnaam niet wordt doorgegeven aan Asperion. Immers, de bedrijfsnaam, veld [company], is een veld in [customerDetails] en niet in [billingDetails].

BTW nummers: BTW nummers worden doorgezet. De koppeling doet een extra controle op de geldigheid van het BTW nummer.

6.Day-to-day: Naar Asperion

6.1 De transacties

Deze gegevens worden doorgezet naar Asperion:
Facturen

  • Datum: besteldatum
  • Debiteurnummer: customer-id uit Asperion
  • Omschrijving: bestelnummer
  • Referentie: bestelnummer, op verzoek het factuurnummer
  • Betaalconditie: betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard
  • Factuur en leveradres
  • Regels:
    • Aantal
    • Eenheidprijs excl BTW
    • Regelbedrag excl BTW
    • Bookingstype: G of A
    • Productomschrijving
    • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • Grootboekrekening - zoals ingesteld op het dashboard

6.2 Debiteuren

Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Asperion transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.3 Producten

Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten zullen producten die nog niet in Asperion staan worden toegevoegd. De koppeling gebruikt de BTW tarieven en omzetrekeningen die zijn ingesteld via tab Configuratie van het dashboard. De koppeling gebruikt het productid uit de JouwWeb webwinkel om producten te matchen. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop , per wanneer, zijn doorgezet naar Asperion.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/13/asperion.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.