1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Billit.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar facturen in Billit. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je installeert deze koppeling via de CCV Shop Appstore. De koppeling staat in de categorie boekhouden. Je kunt ook zoeken op webwinkelfacturen, dan zie je al onze koppelingen. Je kunt de koppeling ook weer heel eenvoudig uitschakelen via de CCV Shop Appstore.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Billit.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een Billit factuur. CCV Shop werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra een bestelling in je webwinkel de status betaald krijgt of de bestelling van status wijzigt. Default wordt een bestelling doorgezet als hij betaald is, maar je kunt zelf op het dashboard, tab Configuratie instellen bij welke statussen de bestelling doorgezet moet worden.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Billit. Dit gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Billit aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.

3.Installatie

De koppeling tussen CCV Shop en billit installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.



Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Billit. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Billit administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Wij kunnen de BTW tarieven niet uitlezen uit CCV Shop webwinkels. Daarom worden er standaard BTW tarieven getoond. Dit zijn 21% en 9% voor Nederlandse webwinkels, 21% en 6% voor Belgische webwinkels en 19% en 7% voor Duitse webwinkels. Het is niet mogelijk van deze standaard tarieven af te wijken.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
De Billit facturen worden aangemaakt met het BTW percentage in de CCV Shop bestelling. Er is geen mogelijkheid om voor de Billit facturen grootboekrekeningen in te stellen.

4.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

Doorzetschema: CCV Shop werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra een bestelling in je webwinkel de betaald wordt of als de status wijzigt. Je kunt instellen via tab Configuratie van het dashboard bij welke statussen je bestellingen wilt doorzetten. Default is zodra een bestelling op betaald wordt gezet. Bij het doorzetten van een bestelling wordt deze in de verwerkersqueue geplaatst. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Bestellingen kunnen nadat ze zijn doorgezet wijzigen in CCV Shop. Helaas wijzigt in dat geval het bestel-id van de CCV Shop bestelling ook. Het bestelnummer wijzigt niet, het bestel-id wel. Omdat de koppeling aan de hand van het bestel-id bepaalt of een bestelling al eerder is doorgezet kan het gebeuren dat een gewijzigde bestelling - ondanks extra controles van de koppeling om dat te voorkomen - voor een tweede keer wordt doorgezet. In Billit zal in dat geval de eerdere verkoopboeking, factuur of bestelling dan handmatig verwijderd moeten worden. Wij adviseren daarom bestelling nadat ze zijn doorgezet niet meer te wijzigen.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en ook op de geldigheid van de BTW nummers.

5.Day-to-day: Naar Billit

Deze gegevens worden doorgezet naar Billit:

  • Bestelnummer: bestelnummer
  • Datum: besteldatum
  • Vervaldatum: besteldatum + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar
  • Soort:
  • Betalingskenmerk: bestelnummer
  • Aanmakdatum: huidige datum
  • Valuta: EUR, dit is niet aan te passen
  • Debiteur:
    • Voornaam
    • Achternaam
    • Adres
    • Huisnummer
    • Postcode
    • Woonplaats
    • Land
    • Emailadres
    • Telefoonnummer
    • BTWnummer
    • Naam: bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal * eenheidsprijs excl BTW
    • BTW
    • BTW percentage

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je CCV Shop , per wanneer, zijn doorgezet naar Billit.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/46/billit.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.