1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en e-Boekhouden.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om de betalingen door te zetten naar e-Boekhouden. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor e-Boekhouden.

Je kunt de koppeling heel eenvoudig uitschakelen via de CCV Shop Appstore.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar e-Boekhouden mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar e-Boekhouden, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Zie deze FAQ voor meer informatie.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betaling
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.

Het doorzetten
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:

  1. De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
    • a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
    • b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen CCV Shop en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
  2. Producten Bij de optie facturen controleert de koppeling eerst of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan wordt het product toegevoegd. Matching vindt plaats op CCV Shop SKU en e-Boekhouden ArtikelCode.
  3. De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling de OpenPosten lijst binnen e-Boekhouden om te kijken of de betaling gekoppeld kan worden aan een openstaande mutatie. Zo niet dan wordt de betaling niet doorgezet. De koppeling controleert 3 dagen daarna of de openstaande post inmiddels verschenen is. Mocht de openstaande post later binnen komen dan kan de betaling alsnog doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop bij tab Fouten op het dashboard.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en eboekhouden installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.

OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.

Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie

Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten

Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie. Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.



Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

 

5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen of facturen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: De koppeling werkt met webhooks. De koppeling ontvangt bericht zodra een bestelling betaald is of van status wijzigt. Afhankelijk van de instellingen voor het doorzetten van de bestelling zal de bestelling worden opgehaald en doorgezet. Heb je gekozen voor het doorzetten van CCV Shop facturen dan ontvangt de koppeling bericht zodra een factuur in CCV Shop wordt aangemaakt. Facturen worden altijd direct doorgezet, ongeacht de status.

Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de CCV Shop bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar e-Boekhouden. Het controleren van CCV Shop bestellingen of facturen wordt zes keer per dag uitgevoerd.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en ook op de geldigheid van de BTW nummers.

Refunds: Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet neem dan contact met ons op dmv een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij ondersteunen refunds sinds kort. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

Aanmaken transacties
De bestellingen of facturen uit CCV Shop worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling of factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen er per regel in de CCV Shop bestelling of factuur twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.

Facturen

  • Factuurnummer: Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het CCV Shop bestelnummer of factuurnummer gebruikt worden.
  • BoekhoudmutatieOmschrijving: bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
  • Datum: Datum bestelling of factuur
  • Factuurprofiel: De naam van het factuurprofiel. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
  • Debiteur: De RelatieCode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
  • Producten: De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
  • Regels:
    • Aantal
    • ProductCode
    • Omschrijving - De omschrijving in de regel
    • PrijsPerEenheid - eenheidprijs excl BTW
    • BTWCode - zoals ingesteld via het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

Mutaties

  • Rekening: Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen
  • Omschrijving: bestelnummer
  • Datum: Datum bestelling of factuur
  • Factuurnummer: bestelnummer of factuurnummer
  • Betalingskenmerk: bestelnummer
  • Debiteur: De volledige debiteurgegevens worden meegegeven. e-Boekhouden.nl zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
  • Regels:
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.

De RelatieCode voor de nieuwe debiteur is yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.

De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.

Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan

Aanmaken producten
Indien de worden doorgezet naar e-Boekhouden facturen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de al in e-Boekhouden bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in e-Boekhouden dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. Voor de matching wordt de ArtikelCode in het e-Boekhouden product gebruikt. De regels voor het matchen van producten tussen en e-Boekhouden kun je in deze FAQ nalezen.

Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit CCV Shop worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard. De velden van een betaalmutatie zijn:

  • Soort: Factuurbetaling ontvangen
  • Rekening: Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden
  • Omschrijving: Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling
  • Factuur: verkoopnummer in betaling
  • RelationCode: Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
  • Regels:
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - GEEN
    • TegenrekeningCode - default 1300, aanpasbaar

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.