1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en e-Boekhouden.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel dagelijks worden doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je installeert deze koppeling via de CCV Shop Appstore. De koppeling staat in de categorie boekhouden. Je kunt ook zoeken op webwinkelfacturen, dan zie je al onze koppelingen. Je kunt de koppeling ook weer heel eenvoudig uitschakelen via de CCV Shop Appstore.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor e-Boekhouden.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Voor de optie facturen heb je de betaalde facturatiemodule nodig.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Zie deze FAQ. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar e-Boekhouden, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Let op: De optie doorzetten naar facturen is alleen beschikbaar voor webwinkels die met prijzen incl BTW rekenen. Webwinkels die B2B leveren en met prijzen excl BTW werken adviseren wij om betaalde bestellingen door te zetten, geen facturen.

Bij het doorzetten van betaalde bestellingen wordt de bestelling naar e-Boekhouden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Bij het doorzetten van facturen wordt de factuur doorgezet zodra deze is aangemaakt.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling of factuur doorgezet naar e-Boekhouden. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
    • a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
    • b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen CCV Shop en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
  2. Producten Bij de optie facturen controleert de koppeling eerst of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan wordt het product toegevoegd. Matching vindt plaats op CCV Shop SKU en e-Boekhouden ArtikelCode.
  3. De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar e-Boekhouden verderop in de handleiding.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes

Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2

De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.

 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en eboekhouden installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.



Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Wij kunnen de BTW tarieven niet uitlezen uit CCV Shop webwinkels. Daarom worden er standaard BTW tarieven getoond. Dit zijn 21% en 9% voor Nederlandse webwinkels, 21% en 6% voor Belgische webwinkels en 19% en 7% voor Duitse webwinkels. Het is niet mogelijk van deze standaard tarieven af te wijken.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie e-Boekhouden.nl:
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.

Optie facturen
Indien je doorzet naar e-Boekhouden facturen dien je de naam van het factuursjabloon in je e-Boekhouden administratie. Indien je meerdere factuursjablonen in je administratie hebt dan kun je de naam van het gewenste sjabloon kiezen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. Dit kan alleen bij het doorzetten naar e-Boekhouden facturen. De koppeling leest de betaalmethoden uit de webwinkel en toont deze op dit scherm. Indien er een nieuwe betaalmethode aan de webwinkel wordt toegevoegd kan deze via dit scherm aan een nieuwe of dezelfde vaste debiteur worden gekoppeld. Let op: Vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor ICP bestellingen altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.

 

5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing).

Bestellingen die worden opgehaald met status voltooid worden altijd doorgezet. Bestellingen die worden opgehaald met status in verwerking worden doorgezet als dat is aangegeven bij de instellingen. Je kunt de instellingen inzien bij tab Configuratie van het dashboard.

Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben, bijvoorbeeld in de wacht worden later automatisch alsnog doorgezet als zij status voltooid hebben gekregen. Mochten deze bestellingen de status in verwerking krijgen en staat de status in verwerking staat aangevinkt bij tab Configuratie van het dashboard dan worden zij dus niet op dat moment doorgezet.

Debiteuren:

  • Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
  • Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen CCV Shop en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en ook op de geldigheid van de BTW nummers.

6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl

De synchronisatie van gegevens tussen CCV Shop en e-Boekhouden is als volgt.

6.1 De transacties

De bestellingen of facturen uit CCV Shop worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling of factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl. Het maakt hierbij uit of er CCV Shop bestellingen of facturen worden doorgezet.

Facturen

  • Factuurnummer: Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het bestelnummer of factuurnummer voor gebruikt worden.
  • BoekhoudmutatieOmschrijving: bestelnummer - factuurnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
  • Datum: Datum bestelling / factuur
  • Factuurprofiel: De naam van het factuurprofiel. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
  • Debiteur: De koppeling controleert of een debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet, dan maakt de koppeling de debiteur aan. Zo ja, dan hergebruikt de koppeling de bestaande e-Boekhouden debiteur. De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden.
  • Producten: De koppeling controleert of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan maakt de koppeling het product aan. Zo ja, dan hergebruikt de koppeling het bestaande product. De koppeling zal nooit producten wijzigen in e-Boekhouden. Voor de matching van producten wordt het veld ArtikelCode gebruikt.
  • Regels:
    • Aantal
    • ProductCode
    • Omschrijving - De omschrijving in de bestelregel
    • PrijsPerEenheid - eenheidprijs excl BTW
    • BTWCode - zoals ingesteld via het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

Mutaties

  • Rekening: Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen
  • Omschrijving: Bestelling bestelnummer, factuur factuurnummer - Betaalmethode betaalmethode (CCV Shop bestellingen). Bij CCV Shop facturen is de omschrijving Factuur factuurnummer of Creditfactuur factuurnummer
  • Datum: Datum van de bestelling (CCV Shop bestellingen) of van de factuur (CCV Shop facturen)
  • Factuur: bestelnummer of factuurnummer bij CCV Shop bestellingen. Voor CCV Shop facturen staat hier altijd het factuurnummer. Voor credit-facturen wordt automatisch een C- voor het factuurnummer en het betalingskenmerk geplaatst
  • Betalingskenmerk:
      Als het veld Factuur van de e-Boekhouden transactie het bestelnummer bevat dan staat hier het factuurnummer Als het veld Factuur van de e-Boekhouden transactie het factuurnummer bevat dan staat hier het bestelnummer
  • Debiteur: De volledige debiteurgegevens worden meegegeven. e-Boekhouden.nl zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
  • Regels:
    • Bedrag incl BTW
    • Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag
    • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • TegenrekeningCode - zoals ingesteld via het dashboard

6.2 De producten

Indien de bestellingen of facturen worden doorgezet naar e-Boekhouden facturen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling of factuur al in e-Boekhouden bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in e-Boekhouden dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. Voor de matching wordt de ArtikelCode in het e-Boekhouden product gebruikt.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in e-Boekhouden. Producten in e-Boekhouden worden nooit gewijzigd.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop , per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.