1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Exact Online.
De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Exact Online. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de CCV Shop bestellingen of facturen door te zetten naar Exact Online. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Exact Online.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de CCV Shop Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeer App. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Je installeert deze koppeling vanuit de CCV Shop Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeer App. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Er is zelfs de mogelijkheid om directe verkoopfacturen aan te laten maken in Exact Online. Deze optie kun je niet instellen via het dashboard - dat zorgt voor teveel verwarring - maar je kunt hem wel bij ons aanvragen.
Let op: De koppeling maakt de factuur, bestelling of verkoopboeking altijd aan met status Concept. Dit omdat het verwijderen of aanpassen anders heel lastig is in Exact Online.
De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, namelijk op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Exact Online, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Zie deze FAQ voor meer informatie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf bestellingen of facturen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf betalingen
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.
Doorzetten bestellingen of facturen
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar Exact Online gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen of facturen wordt gecontroleerd of de producten uit de CCV Shop bestelling of factuur al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.
Doorzetten betalingen
Een betaling wordt naar Exact Online doorgezet door de bijbehorende (concept-)boeking in Exact Online op te zoeken en de betaling aan deze boeking toe te voegen. Lukt het niet om de bijbehorende boeking te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling proberen af te letteren tegen een verkoopboeking in Exact Online.
Een betaling wordt naar Exact Online doorgezet door de bijbehorende (concept-)boeking in Exact Online op te zoeken en de betaling aan deze boeking toe te voegen. Lukt het niet om de bijbehorende boeking te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard. Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling proberen af te letteren tegen een verkoopboeking in Exact Online.
Controle achteraf
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Zowel betalingen en de afletteracties kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Exact Online is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Exact Online een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Zowel betalingen en de afletteracties kunnen nagekeken worden via het dashboard.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Exact Online verderop in de handleiding.
3.Voorbereiding Exact Online
Om te koppelen met Exact Online is een eigen gebruikersnaam / wachtwoord om in te loggen verplicht. De koppeling dient met deze gebruikersnaam / wachtwoord gelegd te worden.
Bij het gebruik van een accountancy gebruikersnaam / wachtwoord krijgt de koppeling toegang tot alle administraties die onder de accountant vallen. Dat is zeer onwenselijk vanuit een security oogpunt en is in tegenspraak met de AVG regelgeving. Zie voor meer informatie: https://faq.webwinkelfacturen.nl/content/19/184/nl/kan-ik-als-boekhouder-via-mijn-accountancy-licentie-een-administratie-koppelen.html
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen CCV Shop en exactonline installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen. Uitleg staat in paragraaf Installeren koppeling in hoofdstuk 1.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Het activeren van de koppeling gaat nu verder met:
1. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
1. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Exact Online
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.
Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.
Extra instellingen Exact Online
Bestellingen of facturen uit CCV Shop kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Bestellingen of facturen uit CCV Shop kunnen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Via de contract-instellingen is de gewenste optie te selecteren.
Divisiecode Exact Online
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden. Na het instellen van de divisiecode kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Exact Online. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.
Dagboek Exact Online
Er dient een dagboek ingesteld te worden voor de boekingen. Voor het aanmaken van verkoopboekingen dient hier een verkoopdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 70 en voor Belgische administraties 700. Voor de omzetboekingen dient een kasdagboek te worden ingesteld. Voor Nederlandse administraties is dit meestal dagboek 10.
Betaalconditie Exact Online
Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren zal de koppeling een betaalconditie instellen. Via de dropdown kan de betaalconditie geselecteerd worden die de koppeling aan nieuwe debiteuren toevoegt. Deze betaalconditie wordt niet toegevoegd als het een bestaande debiteur betreft.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Exact Online. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.
De Exact Online BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Exact Online administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Exact Online.
Let op: In de lijst met debiteuren staan alleen de Exact Online debiteuren waarvan de naam een specifieke substring bevat. Zie deze FAQ voor meer informatie.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Exact Online administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Exact Online.
Let op: In de lijst met debiteuren staan alleen de Exact Online debiteuren waarvan de naam een specifieke substring bevat. Zie deze FAQ voor meer informatie.
Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Exact Online. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Exact Online. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop
Doorzetschema: De koppeling werkt met webhooks. De koppeling ontvangt bericht zodra een bestelling betaald is of van status wijzigt. Afhankelijk van de instellingen voor het doorzetten van de bestelling zal de bestelling worden opgehaald en doorgezet. Heb je gekozen voor het doorzetten van CCV Shop facturen dan ontvangt de koppeling bericht zodra een factuur in CCV Shop wordt aangemaakt. Facturen worden altijd direct doorgezet, ongeacht de status.
Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de CCV Shop bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Exact Online. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Exact Online. Het controleren van CCV Shop bestellingen of facturen wordt zes keer per dag uitgevoerd.
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de CCV Shop bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Exact Online. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Exact Online. Het controleren van CCV Shop bestellingen of facturen wordt zes keer per dag uitgevoerd.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking CCV Shop bestelling. +-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens. | ||
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling | |
| Bestel-identifier | [id] | |
| Bestelnummer en referentie | [ordernumber_full] | |
| Bestel- en boekdatum | [create_date] | |
| ICP aanduiding | [is_intra_community_order] | |
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
|
| Valuta | [currency] | |
| Betaalstatus | [paid] | |
| Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaald op basis van het veld [paymethod]:
|
|
| Betaalmethode-id | [paymethod_id] | |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. | |
| Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
|
| Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
|
| Totaal BTW | [total_tax] | |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] | |
| Totaal kortingen incl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van Totaal kortingen incl en het Totaal kortingen excl, zie hieronder.
|
|
| Totaal kortingen excl | De bedragen worden berekend afhankelijk van het veld [order_row_taxes_included]:
|
|
Uitwerking CCV Shop bestelregels +-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
| Naam product | [product_name] |
| Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
| Aantal | [count] |
| Korting | ([price_without_discount] - [selling_price]) * [count] |
| Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de eenheidsprijzen incl en de eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
| Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
| Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
| Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
| Rekeningen en BTW codes uit Exact Online | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Uitwerking CCV Shop verzendkosten+-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Verzendkosten |
| BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, anders [shipping_tax_percentage] |
| Verzendkosten incl of excl BTW | De verzendkosten zijn incl of excl BTW gegeven. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van de verzendkosten incl en excl BTW, zie hieronder |
| Verzendkosten excl BTW | Verzendkosten excl BTW zijn:
|
| Verzendkosten incl BTW | Verzendkosten incl BTW zijn:
|
| Rekeningen en BTW codes uit Exact Online | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
Uitwerking CCV Shop betaalkosten+-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Betaalkosten |
| BTW percentage | Bij bestellingen Voor ICP en internationale bestellingen en een marge verkoop 0%, anders het hoogste percentage voor het leveringsland.
Bij facturen Het BTW percentage op de verzendkosten wordt gebruikt, omdat er geen BTW percentage op de betaalkosten is. Zo kan het zijn dat voor Nederland 21% wordt gebruikt, voor Duitsland 19% en voor Frankrijk 20%. |
| Betaalkosten incl en excl BTW | Som van de bedragen in [paymethod_costs] een [extra_payment_option_price]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de betaalkosten incl en excl BTW |
| Rekeningen en BTW codes uit Exact Online | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten. |
Uitwerking CCV Shop toeslagen +-
|
Er zijn twee soorten toeslagen die uit de bestelling worden gehaald. De toeslag met veldnaam [extra_costs] en de toeslag met veldnaam [credit_point_discount]. Er ontstaan dus max 2 toeslagregels. |
|
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Naam | Extra [extra_costs_description] of Toeslag |
| BTW percentage | Voor ICP en internationale bestellingen 0%, in alle andere gevallen wordt het hoogste BTW percentage in de bestelregels gebruikt. |
| Bedragen toeslag incl en excl BTW | Bedragen in [extra_costs] en [credit_point_discount]. Net als voor het berekenen van de bedragen in de bestelregels en voor de verzendkosten wordt het veld [order_row_taxes_included] gebruikt voor de toeslagen incl en excl BTW |
| Rekeningen en BTW codes uit Exact Online | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
Uitwerking CCV Shop betalingen +-
| Wordt alleen ingevuld voor betaalde bestellingen | |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Payment-identifier | [order_number] |
| Betaalmethode-identifier | [paymenthod_id] |
| Betaalmethode | [paymethod] |
| Betaaldatum | [create_date] |
| Amount | [total_price] |
| Status | paid |
| Transactie-id | [transaction_id] |
Uitwerking CCV Shop klant+-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Achternaam | [billingaddress][last_name] |
| Voornaam | [billingaddress][first_name] |
| Bedrijfsnaam | [billingaddress][company] |
| Telefoonnummer | [billingaddress][telephone] |
| KvK nummer | [billingaddress][kvk] |
| Adresregel 1 | [billingaddress][street] |
| Adresregel 2 | [billingaddress][address_line_2] |
| Huisnummer | [billingaddress][housenumber] [billingaddress][housenumber_suffix] |
| Postcode | [billingaddress][zipcode] |
| Plaats | [billingaddress][city] |
| Land | [billingaddress][country_code] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [deliveryaddress] ipv [billingaddress] |
| BTW nummer | [vatnumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
| Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Uitwerking CCV Shop factuur.+-
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. Let op, een credit-factuur is ook een factuur en zal op dezelfde wijze opgehaald worden als debet-facturen. | |
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Factuur-identifier | [id] |
| Factuurnummer en referentie | [invoicenumber_full] |
| Bestel-identifier | Deze wordt bepaald op basis van de url in het veld [order] |
| Factuur- en boekdatum | [create_date] |
| ICP aanduiding | [is_intra_community_order] |
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Valuta | [currency] |
| Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaalt op basis van het veld [paymethod]:
|
| Betaalmethode-id | [paymethod_id] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. |
| Totaal incl | Het bedrag incl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal excl | Het bedrag excl BTW van de bestelling is:
|
| Totaal BTW | [total_tax] |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
Uitwerking CCV Shop factuurregels +-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| BTW percentage | [tax], als het bedrag < 1 is dan wordt het percentage vermenigvuldigd met 100 |
| Naam product | [product_name] |
| Productcode | Indien gevuld [sub_product_number], anders [product_number] |
| Aantal | [count] |
| Korting | ([price_without_discount_with_attributes] - [price_without_discount_with_attributes]) * [count] |
| Bedragen incl of excl BTW | De bedragen in de factuurregels kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [invoice_row_taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het eenheidsprijzen incl en het eenheidsprijzen excl, zie hieronder |
| Eenheidsprijs excl BTW | De eenheidsprijs excl BTW is:
|
| Eenheidsprijs incl BTW | De eenheidsprijs incl BTW is:
|
| Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
| De verzendkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [total_shipping], [shipping_tax_percentage] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De betaalkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [paymethod_costs], [extra_payment_option_price] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De toeslagen worden toegevoegd als aparte regels aan de factuur | De bedragen worden bepaald op basis van [extra_costs],[credit_point_discount], [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Alleen bij een bedrag ongelijk aan 0 wordt het bedrag toegevoegd. Dit leidt tot max 2 extra regels. |
| Rekeningen en BTW codes uit Exact Online | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet, voor de regel verzendkosten shipping / verzendkosten en betaalkosten payment / betaalkosten. |
Uitwerking CCV Shop betalingen +-
| Naam veld | Waarden uit CCV Shop bestelling |
| Bij facturen worden de betalingen altijd bepaald, of de factuur nu wel of niet betaald is. Dit is dus anders dan bij het ophalen van bestellingen. Bij bestellingen wordt de betaling alleen opgehaald als de status van de bestelling betaald is. | |
| Bestel-identifier | [id] |
| Payment-identifier | [order_number] |
| Betaalmethode-identifier | [paymenthod_id] |
| Betaalmethode | [paymethod] |
| Betaaldatum | [create_date] |
| Amount | [total_price] |
| Status | paid |
| Transactie-id | [transaction_id] als die is ingevuld, anders [invoice_number] |
6.Day-to-day: Naar Exact Online
Hieronder staat het aanmaken van nieuwe transacties in Exact Online - bestellingen, facturen, verkoopboekingen - op veldniveau uitgewerkt. De bestellingen, facturen en verkoopboekingen zullen altijd status Concept hebben. Bij het aanmaken van bestellingen of facturen worden mogelijk nieuwe producten aangemaakt. Bij het aanmaken van bestellingen, facturen of verkoopboekingen worden en mogelijk nieuwe debiteuren aangemaakt. Ook het aanmaken van debiteuren en producten staat op veldniveau uitgewerkt.
Voor het doorzetten van betalingen staat zowel het aanmaken van de betaling beschreven als het afletteren van de betaling.
Voor het doorzetten van betalingen staat zowel het aanmaken van de betaling beschreven als het afletteren van de betaling.
Aanmaken transacties
Bij het aanmaken van verkoopboekingen (SalesEntries) in Exact Online wordt het bestelnummer doorgezet en nieuwe debiteuren aangemaakt als zij nog niet in Exact Online staan.
Bij het aanmaken van facturen (SalesInvoices) of bestellingen (SalesOrders) worden daarnaast ook de producten doorgezet als zij nog niet in Exact Online aanwezig zijn.
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact Online debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Onderstaande is alleen van toepassing als je bestellingen of facturen doorzet naar Exact Online facturen of bestellingen.
Nieuwe producten in Exact Online Indien de bestellingen of facturen worden doorgezet naar Exact Online facturen of bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling of factuur al in Exact Online bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan Exact Online. Bestaat een product al in Exact Online dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. De regels voor het matchen van producten tussen CCV Shop en Exact Online kun je in deze FAQ nalezen.
Indien bestellingen of facturen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Exact Online. Producten in Exact Online worden nooit gewijzigd.
Uitzetten grootboeksturing: Bij het doorzetten naar Exact Online facturen is het mogelijk om de factuur aan te maken zonder grootboekrekening. Voor een uitleg zie deze FAQ. Indien je van deze optie gebruik wilt maken kun je contact met ons opnemen. Voor Exact Online bestellingen geeft de koppeling nooit een grootboekrekening mee, dan bepaalt het product in Exact Online de grootboeksturing. Voor Exact Online verkoopboekingen geeft de koppeling geen producten mee. Daarom kan ook voor deze optie de grootboeksturing niet uitgezet worden.
BTW producten Bij het aanmaken van nieuwe producten in Exact Online hanteert de koppeling het BTW percentage in de verkoopregel.
Aanmaken betalingen
Betalingen uit CCV Shop worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Betalingen uit CCV Shop worden in Exact Online geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels - één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende Exact Online verkoopboeking. Als er geen verkoopboeking voor de betaling gevonden kan worden voor dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden. Merk op dat de koppeling de betaling in eerste instantie afboekt op de debiteuren-rekening. De verkoop van waarvoor de betaling heeft plaatsgevonden is dus nog niet afgeletterd.
Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.
Uitwerking veldniveau Exact Online
Uitwerking op veld-niveau Exact Online bestelling. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-05 | De besteldatum |
| Status | 10 | Vaste waarde, kan niet aangepast worden |
| Omschrijving | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in CCV Shop. |
| Uw kenmerk | 3300 | Het bestelnummer uit de bestelling in CCV Shop. |
| Betalingskenmerk | 3300 | Het bestelnummer |
| WarehouseID | f40...cec | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Verzendadres | Identifier | Als het verzendadres afwijkt van het factuuradres dan maakt de koppeling een apart verzendadres aan in Exact Online. De identifier uit de verzendadres wordt meegegeven. |
| Bestelregels | ||
| Description | Gloss - 5 mtr | Naam van het product in de CCV Shop verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 39 | |
| Prijs | 5.2000 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 2 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Currency | EUR | De valuta van de CCV Shop bestelling. Deze optie staat standaard uit. Op verzoek kan de valuta uit de verkoop toegevoegd worden |
Uitwerking op veld-niveau Exact Online factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 6a7...e44 | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-11 | De besteldatum |
| Type | 8020 of 8023 | 8020 voor gewone facturen, 8023 voor directe verkoopfacturen. |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen facturen aan met status concept. |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Omschrijving | Bestelnummer 8790 | |
| Uw kenmerk | 8790 | |
| Opmerking | # | Betaalmethode # |
| Betalingskenmerk | 8790 | |
| WarehouseID | f40...cec | Alleen bij Directe facturen. Dit moet apart aangevraagd worden. Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Factuurregels | ||
| Description | Guide guidebook | Naam van het product in de CCV Shop verkoopregel |
| Item | 227...2ed | De identifier van het product uit Exact Online |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 79.99 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 239...5fa | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. Op aanvraag kan dit veld niet worden meegegeven. De grootboeksturing wordt dan uitgezet. |
Uitwerking op veld-niveau Exact Online verkoopboeking. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | f40...cec | De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Is de klant nog niet aanwezig dan maakt de koppeling de klant aan in Exact Online. Matchen gebeurt op emailadres. |
| Datum | 2022-12-12 | De Besteldatum |
| Dagboek | 70 | Verkoopdagboek |
| Status | 20 | Concept, de koppeling maakt alleen verkoopboekingen aan met status concept. |
| Omschrijving | 7800 | Het bestelnummer uit de bestelling in CCV Shop. |
| Uw kenmerk | 7800 | |
| Betalingskenmerk | 7800 | |
| Regels verkoopboeking | ||
| Description | harde vloer borstel | Naam van het product in de CCV Shop verkoopregel |
| Aantal | 1 | |
| Prijs | 5.95 | Afhankelijk van de contractinstellingen. Meestal de eenheidsprijs incl BTW. |
| BTW code | 4 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie |
| Omzetrekening | 3f3...219 | Zoals ingesteld op het dashboard, tab Configuratie. |
Uitwerking op veld-niveau Exact Online memoboeking. +-
| Een memoboeking bestaat uit twee regels | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Verkoopregel | ||
| Omschrijving | [verkoopnummer] | Bijvoorbeeld: het bestel- of factuurnummer. |
| Bedrag | (-1) * het verkoopbedrag | |
| Betaaldatum | [huidigeDatum] | |
| Rekening | 1300 | Debiteurenrekening |
| Klant-code | 2345 | |
| Betaalregel | ||
| Omschrijving | De betaalidentifier | |
| Bedrag | Betaling | |
| Betaaldatum | [huidigeDatum] | |
| Rekening | Zoals ingesteld bij tab configuratie van het dashboard. | |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.