1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Exact Online Basis, Premium of Handel. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur, verkooptransactie of verkooporder wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime koppeling. Zodra een bestelling op Betaald wordt gezet in CCV Shop wordt hij doorgezet naar Exact Online.

Let op: Je kunt de koppeling tussen CCV Shop en Exact Online op twee plekken leggen. Via de CCV Shop Appstore en via de Exact Online Appstore. Wij adviseren om de koppeling vanuit de CCV Shop Appstore te activeren. Het is makkelijker en bovendien betaal je dan per maand en kun je de koppeling per maand stopzetten. In deze handleiding staan beide activatiemethoden beschreven.

2. Features

Exact Online transacties

Als je gebruik maakt van Exact Online Basis of Exact Online Handel dan zorgt de koppeling dat voor betaalde bestellingen verkooptransacties in Exact Online worden aangemaakt. Voor verkooptransacties geef je een journaalpost op waar de transacties op geboekt kunnen worden.

Exact Online facturen

Gebruik je Exact Premium of Exact Handel dan kun je er ook voor kiezen om CCV Shop bestellingen door te sturen als Exact Online facturen. De facturen in Exact Online krijgen status Concept. De webwinkelier kan vervolgens zelf de factuur verwerken en naar de klant sturen.

Exact Online bestellingen

Gebruik je Exact Premium of Handel dan is het ook mogelijk om bestellingen door te geven in de vorm van Exact Online verkoopbestellingen. Kies je voor deze optie dan dien je een magazijn voor de bestellingen op te geven. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen factuur- en afleveradres.

Voorraad

Er zijn diverse mogelijkheden voor het centraal beheren van voorraad vanuit Exact Online voor meerdere webwinkels. Hiervoor is wel het pakket Exact Handel nodig. Het is essentieel goed te realiseren dat Exact het leidende voorraad systeem is. Voorraadbeheer kent de volgende stappen:

1. Producten synchroniseren. Het is belangrijk eerst te zorgen dat alle producten in de webwinkel ook in Exact Online staan. We kunnen daarvoor een eerste product-synchronisatie draaien. Let op, met een product-synchronisatie kunnen we maximaal 2500 producten doorzetten. We brengen voor een producten-synchronisatie eenmalig € 57,50 in rekening. Na de initialisatie fase kun je er voor kiezen om een product-synchronisatie te blijven draaien. Deze kan lopen van de webwinkel naar Exact Online of van Exact Online naar de webwinkel.
2. Invloed voorraadwijziging.
Bij een verkoop die omgezet wordt naar een Exact Online bestelling wordt de voorraad door Exact Online real-time afgehandeld. Wijzigingen in de Exact Online voorraad worden real-time* doorgezet naar de CCV Shop webwinkel. Dit geldt alleen voor de producten in Exact die de tag webwinkel aan hebben staan. Is een product wel beschikbaar in Exact Online en niet in de webwinkel dan doet de koppeling voor dat product niets. Het product wordt in dat geval dus niet toegevoegd aan de webwinkel.

Let op: De product- en voorraadsynchronisatie staan niet automatisch aan, terwijl de nieuwe verkopen uit CCV Shop wel direct doorgezet worden naar Exact na het leggen van de koppeling. Wij adviseren eerst een paar verkopen te controleren om de instellingen te valideren. Als dat goed gaat stuur je een email en gaan we bovenstaande stappen door mbt product- en voorraad synchronisatie.
Tot slot: Producten worden slechts eenmaal doorgezet - er worden dus geen updates van producten doorgezet.

*) Het real-time bijwerken van de voorraad is afhankelijk van de drukte op de systemen.

3. Activatie vanuit de CCV Shop Appstore

De Exact Online Multishop connector vind je in de AppStore in de categorie boekhouding. Als eerst wordt autorisatie gevraagd om gegevens uit je webwinkel te lezen en product-gegevens naar je webwinkel te schrijven.

Je wordt nu door de installatieschermen heengeleid. Als eerste vul je een naam en emailadres in, het Exact Online pakket dat je gebruikt en de Exact Online administratie waar je je bestellingen wilt boeken. Als je de administratiecode niet weet kun je hier 'onbekend' invullen. In een latere stap krijg je alsnog de mogelijkheid om de correcte administratie te selecteren.

Klik op Ga verder. Je krijgt nu als je dat eerder niet gedaan hebt de kans alsnog de juiste administratie van Exact te kiezen. De koppeling krijgt van Exact de beschikbare administraties door. Kies degene die je wilt koppelen en klik op Stel de divisie in.

De koppeling met Exact Online wordt gelegd via OAuth. Dat betekent dat je expliciet toestemming moet geven dat de koppeling bestellingen toevoegt aan je Exact Online account. Het toestemmingsscherm wordt automatisch getoond. Als je nog niet bent ingelogd bij Exact dan moet je dat eerst doen.

Je komt nu op het laatste scherm van de installatie. Op dit scherm leg je een link tussen de BTW tarieven in CCV Shop en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Exact Online. Per betaalmethode in CCV Shop kun je een vaste debiteur kiezen in Exact Online. Tot slot bepaal je de default betaalconditie, een dagboek en/of een warehouse.

Heb je dat gedaan en klik je op Opslaan dan is de koppeling actief. Gefeliciteerd!

4. Dagelijks: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

5. Dagelijks: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De producten in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet en de unieke klantcode voor deze klant binnen Exact Online bekend is. Zo ja, dan wordt deze unieke klantcode gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. De unieke klantcode wordt opgeslagen zodat hij hergebruikt kan worden.

Doorzetten producten
Facturen, transacties en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU en productnaam. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het opnieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Doorzetten bestel- / factuurgegevens
Als de klant en de producten bekend zijn dan kan de bestelling / factuur / transactie in Exact Online worden aangemaakt. De koppeling geeft prijzen, BTW percentages en grootboekrekeningen door, daar waar van toepassing.

6. Bijwerken voorraad (Exact Handel)

Als je gebruik maakt van Exact Handel en je wilt producten en/of voorraad synchroniseren tussen CCV Shop en Exact Online dan kan dat. Dit is met name interessant als je meerdere webwinkels hebt en dezelfde producten in deze webwinkels verkoopt. Qua producten en voorraad kennen we de volgende varianten:
1. Doorzetten van producten van CCV Shop naar Exact Online
2. Doorzetten van producten van ExactOnline naar CCV Shop
3. Doorzetten voorraad van Exact Online naar CCV Shop
Let op: Bij het doorzetten van producten worden alleen nieuwe producten toegevoegd. Bestaande producten worden niet gewijzigd.

Doorzetten van producten van CCV Shop naar ExactOnline

De CCV Shop producten worden ingelezen en doorgezet naar Exact Online. Bij het doorzetten van de producten wordt ook de prijs van het product en de BTW code doorgegeven. Tijdens het doorzetten wordt gecontroleerd of het product al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt het product niet nogmaals doorgezet.

Bij het matchen van producten tussen CCV Shop en Exact Online wordt de volgende procedure gebruikt:
- Eerst matching op het artikelnummer uit CCV Shop en de artikelcode in Exact Online.
- Daarna eventueel matching op de barcode van het artikel in CCV Shop en de artikelcode.

Doorzetten van producten van Exact Online naar CCV Shop

De producten worden uit Exact Online gelezen en toegevoegd aan CCV Shop. De velden Naam, Omschrijving, Prijs en BTWpercentage worden overgenomen. Er dient goed gecontroleerd te worden op prijzen inclusief en exclusief BTW, dat deze correct worden doorgezet.

Bijwerken voorraad in CCV Shop

Bij de start van voorraad-synchronisatie wordt eerst een volledige synchronisatie gedraaid. Dat betekent dat de voorraad van alle webwinkelproducten in Exact Online wordt doorgezet naar CCV Shop. Na deze eerste voorraad-synchronisatie wordt de voorraad in CCV Shop iedere 10 minuten bijgewerkt. Dit betekent dat iedere 10 minuten de producten uit Exact Online worden opgehaald met een wijzigingsdatum in de afgelopen 24 uur. De voorraad van deze producten wordt bepaald. Daarna wordt de voorraad voor deze producten doorgezet.

De voorraad van een product in Exact Online wordt bepaald met de formule: Fysieke voorraad - plannedout + niet verwerkte voorraadmutaties van het product.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.